Learnit Training

20 tips voor Excel 2013 - Deel II

Al goed gebruik kunnen maken van Excel 2013 na de tiplijst in onze vorige blog? We helpen je graag om het gebruiksgemak nog verder te verhogen en daarom volgen hieronder nog eens zeven tips voor het werken met één van de belangrijkste reken- en presentatieprogramma's voor op de werkplek.

Tip 8: Macro's

Wanneer je vaak terugkerende werkzaamheden moet doen, is een Macro de oplossing. Een voorbeeld van zo'n soort veelvoorkomende klus kan zijn dat je elke maandag een rapport moet maken van data uit een database. De eerstvolgende keer dat je dit doet ga je een macro opnemen, waarbij elke muisklik en toetsenaanslag wordt opgenomen. Vervolgens kunnen de opgenomen handelingen met één muisklik worden uitgevoerd.

Dit doe je als volgt:

  • Ga in de cel staan waar je wilt beginnen met het opnemen van de macro (bv. cel A1).
  • Kies Beeld > Macro's > Macro opnemen.
  • Geef in het venster 'Macro opnemen' een macronaam en sneltoets op.
  • Gebruik een oranje opvulkleur voor de cel A1.
  • Stop de macro door links onder het scherm op de stopknop te klikken.

Nu heb je een macro opgenomen en kun je een willekeurige cel, met behulp van de sneltoets, oranje maken. Natuurlijk kun je de macro veel langer maken en is het ook nog mogelijk deze relatief te laten verwijzen.

Tip 9: Verticaal zoeken

Met Verticaal zoeken wordt er gezocht naar een waarde in een matrix die als resultaat een waarde geeft uit dezelfde rij. Dit wordt vaak gebruikt om bijbehorende gegevens op te zoeken uit een grote database. De functie die we hiervoor gebruiken heet VERT.ZOEKEN en kunnen we opvragen via Formules > Zoeken en verwijzen > VERT.ZOEKEN.

Syntax: VERT.ZOEKEN(zoekwaarde;tabelmatrix;Kolomindex_getal;benaderen)
Zoekwaarde: Is de waarde waar we op willen zoeken in de tabelmatrix (cel A9).
Tabelmatrix: Is het celbereik waarin gezocht moet worden (blauwe lijnen).
Kolomindex_getal: Is het kolomnummer van de tabelmatrix dat als resultaat moet worden weergegeven (rode stippellijnen).

Benaderen: keuze uit
ONWAAR: exact als zoekwaarde
WAAR: lijkt op zoekwaarde
Syntax: VERT.ZOEKEN(A19;A2:C6;3;WAAR)

Als we bovenstaande syntax invullen in cel B9, laten we het zoeken naar "week 2" in de tabelmatrix. Waarneer deze is gevonden wordt het resultaat van kolom 3 weergegeven. In de figuur hieronder is dat 95.

Tip 10: Autosom

Om snel een som-functie te maken bestaat er de knop met het som teken (tabblad start). Hiermee kunnen we snel een aantal cellen optellen met maar enkele muisklikken.

  • Ga in de cel staan waar het antwoord moet komen.
  • Klik op de knop met het som teken
  • Selecteer met de muis de cellen die moeten worden opgeteld.
  • Sluit af met ENTER.

Wanneer op het pijltje naast het somteken wordt geklikt, verschijnen de volgende functie-keuzemogelijkheden: Gemiddelde, Aantal getallen, Max en Min.

Tip 11: Lastige formules

Als er lastige formules moeten worden gemaakt, is het handig om deze in te vullen in het 'Functieargumenten'-scherm. Zo vergroot je de kans om de formule correct te maken, doordat speciale tekens automatisch worden ingevuld. Daarnaast staat er per argument nog een korte uitleg. Dit scherm is op te roepen met de knop ƒx (links van de formulebalk) als de cel actief is.

Tip 12: Selecteren speciaal

Wanneer in data bepaalde cellen moeten worden geselecteerd om te bewerken, kun je gebruikmaken van 'Selecteren speciaal'. Je kunt hier denken aan lege cellen, opmerkingen, formules en verschillen in rijen dan wel kolommen.

  • Selecteer het gebied waarin gezocht moet worden.
  • Druk op F5.
  • Geef in het venster 'Selecteren speciaal' aan waarop geselecteerd moet worden.

Tip 13: Gegevens samenvoegen "tekst"

Wil je bijvoorbeeld nieuwe gebruikersnamen creëren aan de hand van voornaam, achternaam en geboortejaar, dan is dit mogelijk met tekstformules als RECHTS, MIDDEN en LINKS. In de figuur hieronder zien we in de bovenste rij de gegevens van Pieter, in rij 2 de functie die gebruikt wordt en daaronder, in rij 3, zien we het resultaat.

De Syntax voor LINKS is: =LINKS(D1;2). Oftewel: van de tekst in cel D1 willen we de linker twee tekens als resultaat. In cel E4 zijn alle gegevens van rij 3 samen gevoegd als een nieuwe gebruikersnaam. De formule hiervoor is bovenin in het figuur hiernaast weergegeven. De " " geeft een spatie als resultaat tussen Pian en 75.

Tip 14: Dubbele waardes verwijderen

Als je data vervuild is geraakt met dubbele waardes, kan dat in enkele stappen verholpen worden. Dit doen we aan de hand van een voorwaardelijke opmaak, zoals in de figuur hieronder te zien is.

  • Selecteer het gebied waarin de dubbele waardes voorkomen.
  • Kies Start > Voorwaardelijke opmaak > Markeringsregels voor cellen > Dubbele waarden.
  • Geef in het venster 'Dubbelen waarden' een opmaak op.

Nu de voorwaardelijke opmaak is gemaakt kunnen we aan de hand van een filter (op kleur) de rijen selecteren en verwijderen. Let op: klik de rijen aan met Ctrl (control) ingedrukt, anders worden ook tussenliggende rijen verwijderd!

En dat was alweer het tweede deel van deze tip lijst rondom het gebruik van Excel 2013. Je kunt hieronder klikken om de overige tips te bekijken:

Mocht je nog meer willen leren over Excel, bekijk dan eens onze Excel-trainingen (ook te volgen via e-learning).