Functioneringsgesprekken op een inspirerende én resultaatgerichte manier aanpakken? Wij hebben 5 tips voor je op een rijtje gezet:
1. Zet een 360 graden feedback tool in
De 360 graden feedback tool is een instrument om het functioneren van een medewerker op individueel niveau te analyseren, waarbij gebruik wordt gemaakt van meerdere beoordelaars. Door verschillende waarnemingen te bundelen, wordt een compleet beeld gecreëerd van de beoordeelde medewerker en kunnen competenties worden gemeten. In veel gevallen worden collega's van gelijk niveau gevraagd, maar ook (andere) leidinggevenden en zelfs klanten kunnen gevraagd worden naar hun mening. Het doel van de 360 graden feedback tool is een zo breed mogelijk beeld te schetsen van huidig gedrag in een werksituatie. Op die manier krijgen zowel de medewerker als de leidinggevende hier meer inzicht in, waar ze naar kunnen handelen. Lees hier meer over 360 graden feedback.
2. Maak gebruik van kernkwadranten
Een kernkwadrant gaat uit van positieve eigenschappen die de medewerker al vanaf jongs af aan heeft en zo eigen zijn dat ze de "kern" van de medewerker vormen. Teveel van een dergelijke eigenschap is teveel van het goede en vormt een valkuil: de medewerker kan doorschieten en anderen kunnen zich aan de medewerker ergeren. Omdat de medewerker zo vertrouwd is met de kwaliteit is de valkuil vaak een blinde vlek. De medewerker kan aan zijn of haar valkuilen werken door op zoek te gaan naar iets dat daar positief tegenover staat: een eigenschap die de valkuil kan compenseren, ofwel: een uitdaging. Teveel van de uitdaging (dus teveel van het goede) is weer negatief: een allergie. Lees hier meer over kernkwadranten en hoe dit gebruikt kan worden. Het gebruik maken van het kernkwadrant heeft als doel inzicht creëren in eigen effectief en ineffectief gedrag, al dan niet in samenwerking met anderen. Laat de medewerker nadenken over zijn of haar kernkwadranten, met onderstaand model als uitgangspunt (bron: Daniel Ofman):
3. Zorg voor omstandigheden die motiverend werken voor de medewerker
Wanneer medewerkers goed werk afleveren, trekken leidinggevenden meestal de conclusie dat het wel goed zit met de motivatie. Meestal hebben motivatiepatronen echter betrekking op zaken die verder gaan dan de functie of bepaalde taken. Mensen raken gemotiveerd door zaken als waarde van het werk, deskundigheid, creativiteit, verbondenheid met de groep, autonomie, zekerheid, status, persoonlijke ontwikkeling en materiële beloningen. Voldoening halen uit het werk is erg belangrijk: je kunt als leidinggevende de medewerker niet motiveren, alleen de medewerker zelf kan aangeven waardoor hij of zij gemotiveerd raakt. Je kunt echter wel zorgen voor omstandigheden die motiverend werken. Het stellen van vragen aan de medewerker is hierbij cruciaal. Je kunt samen met de medewerker zoeken naar een nieuw evenwicht tussen de verwachtingen van de medewerker en datgene dat jouw organisatie kan bieden. Dit kan besproken worden tijdens een functioneringsgesprek, waarna er nieuwe afspraken worden gemaakt.
4. Betrek de medewerker actief bij het proces
Tijdens het functioneringsgesprek is het belangrijk dat de medewerker centraal staat: laat de medewerker bijvoorbeeld zelf het gesprek voorbereiden, waarbij de leidinggevende ondersteunt door een lijst met onderwerpen aan te dragen. De leidinggevende kan enkele onderwerpen verplicht stellen en enkele onderwerpen zelf laten kiezen door de medewerker. De medewerker stuurt voorafgaand aan het gesprek de voorbereiding naar de leidinggevende, zodat de leidinggevende zich ook op het gesprek kan voorbereiden. Laat de medewerker na het gesprek zelf een verslag schrijven. Door op deze manier het functioneringsgesprek in te steken, wordt de verantwoordelijkheid en eigenaarschap van de medewerker vergroot. De medewerker is ook zelf verantwoordelijk voor zijn of haar ontwikkelproces, wat weer kan zorgen voor een verhoogde motivatie (zie tip 3).
5. Laat het gespreksverslag niet in de la verdwijnen: "BE SMART"
Een functioneringsgesprek heeft pas zin als het leidt tot concrete acties en meetbare resultaten. Voornemens die goed geformuleerd zijn, zijn gemakkelijker waar te maken. Door op deze manier doelen en de te behalen resultaten te concretiseren, is er meer duidelijkheid. De "BE SMART"-methode kan hierbij helpen:
- B = Bezield "Geloof in wat je doet, en doe waar je in gelooft"
- E = Energie Zet er energie op. Het gaat niet vanzelf
- S = Specifiek Maak de voornemens specifiek. Wat, waar, wanneer, hoeveel, met wie? In welke situaties wel, in welke niet?
- M = Meetbaar Omschrijf voornemens dusdanig dat vooruitgang en het eindresultaat gemeten kunnen worden
- A = Acceptabel voor de medewerker en voor anderen Houd rekening met wat mogelijk is voor de medewerker en anderen
- R = Realistisch en relevant Ken de mogelijkheden en beperkingen van de medewerker en maak een goede inschatting van de werkelijkheid. Weet wat voor de medewerker (en zijn of haar omgeving) het is belang is als dit voornemen gerealiseerd wordt
- T = Traceerbaar Is het in de tijd te volgen? Is het duidelijk wanneer het "af" is?
Trainingen op het gebied van personeel en organisatie
Learnit Training biedt voor zowel organisaties, leidinggevenden als medewerkers trainingen aan op het gebied van personeel en organisatie.