Learnit Training

Draaitabellen: de beste functie van Excel

Als er een top 40 zou bestaan van beste functies in Excel dan zouden de draaitabellen onbetwist op de eerste plaats staan. Wat mij betreft in ieder geval. Kort daarop gevolgd door de draaigrafieken. Waarom ben ik zo enthousiast over de draaitabellen? Ik zal het je uitleggen.

Wanneer je in Excel iets wilt berekenen dan moet je exact aangeven wat de bedoeling is. Tel de inhoud van A2 op bij de inhoud van B2 en vermenigvuldig dit met de inhoud van C2. Excel rekent dit prima voor je uit en toont het resultaat. Bij complexere functies als verticaal zoeken of geneste functies wordt het al snel lastiger om de juiste waarden in de juiste cellen te selecteren. Bij de draaitabellen is dat niet nodig.

Excel groepeert automatisch de gegevens bijvoorbeeld per locatie, regio, afdeling etc. Vervolgens kunnen allerlei functies zoals som, gemiddelde, max en min, gebruikt worden om per groep informatie weer te geven. Denk hierbij aan de totale omzet per regio of de gemiddelde kosten per afdeling.

Het uitgangspunt is de gegevenstabel. Dit is een werkblad met gegevens, verdeeld over kolommen, waarbij elke kolom dezelfde soort informatie bevat. Dit zijn bijvoorbeeld kolommen met namen, telefoonnummers en adressen. Boven elke kolom moet wel een naam aanwezig zijn. Deze namen worden namelijk in de draaitabel gebruikt.

Selecteer één cel in de gegevenstabel en kies de functie Draaitabel van het tabblad Invoegen. Bevestig het volgende scherm, zodat op een nieuw werkblad de draaitabel gemaakt wordt. Links is de ruimte gereserveerd voor het rapport en aan de rechterzijde kunnen de velden, de kolomnamen, in de juiste vakken geplaatst worden. Een kolomnaam geplaats in de Rijlabels zorgt voor groepering van de gegevens onder elkaar. Bij de Kolomlabels worden deze naast elkaar geplaats. In het vak Waarden worden de getallen geplaatst en kan per veld de gewenste functie gekozen worden. Dit kan door op de lijstpijl te klikken en dan bij de Waardeveldinstellingen de gewenste functie te selecteren.

Dat is alles. Je geeft aan waar de gegevens staan en Excel geeft je alle gewenste informatie. Wanneer je de informatie niet als cijfers maar als een grafiek wilt zien voer je exact dezelfde procedure uit, maar dan selecteer je een draaigrafiek in plaats van een draaitabel.

Ik weet zeker dat wanneer je draaitabellen gaat gebruiken je het met mij eens zal zijn dat de topper binnen Excel de draaitabellen zijn. Succes met het gebruik hiervan!

Roy Nieuwenhuijzen

Office-trainer

Wil je persoonlijke begeleiding, feedback en oefenen met eigen situaties? Schrijf je dan in voor onze eendaagse training Excel Draaitabellen, formules en functies. Je kunt deze training volgen in de versies 2007, 2010, 2013 of 2016