Regelmatig praat ik met deelnemers over de toename van e-mail als communicatiemiddel. Een groot deel van de beschikbare werktijd gaat op aan het beantwoorden van e-mail. Eén deelnemer gaf zelfs aan dat zij overdag zoveel e-mail kreeg dat zij ’s avonds thuis haar eigenlijke werk aan het doen was. Dit kan nooit de bedoeling van e-mail zijn geweest. E-mail is bedoeld als ondersteuning, niet als primaire taak. Ik denk niet dat er ook maar één werknemer in zijn functiebeschrijving heeft staan dat e-mail beantwoorden de hoofdtaak is.
Tijdens de gesprekken met mijn deelnemers vraag ik ook altijd wie er veel e-mail ontvangt. Vervolgens vraag ik of deze veel-ontvangers ook altijd gelijk antwoord geven. Dit wordt meestal bevestigend beantwoord. Wanneer je een vraag hebt en je hebt de keus om dit aan meerdere collega’s per e-mail te vragen, dan mail je toch altijd naar degene die het snelst antwoord geeft?Op deze manier creëer je dus je eigen omgeving. Ik adviseer dan ook altijd om alleen op vaste tijden, bijvoorbeeld rond 10.00 en 15.00, je mailbox af te handelen. Collega’s wennen hier snel aan en als het echt dringend is wordt de telefoon gebruikt.
Ook binnen Outlookzijn er diverse middelen beschikbaar om de grote hoeveelheid e-mail te managen. Omdat Outlook gebruik maakt van MS Word als editor, werkt het volgende ook in Word: wanneer regelmatig dezelfde teksten in e-mail gebruikt moeten worden, wordt meestal een oude e-mail opgezocht en de tekst gekopieerd. Een snellere manier is om gebruik te maken van de 'Snelonderdelen' (Quickparts). Wanneer een nieuwe e-mail gemaakt wordt kan de geselecteerde tekst via het tabblad 'Invoegen > Tekst > Snelonderdelen' opgeslagen worden in de 'Galerie Snelonderdelen'. Wanneer de tekst weer nodig is kan via dezelfde weg de tekst geselecteerd worden en in de e-mail worden geplakt. Naast alleen tekst kunnen alle geselecteerde elementen, zoals bijvoorbeeld afbeeldingen in de bouwsteen, worden opgenomen en worden ingevoegd. Dit scheelt toch weer zoeken naar de e-mail met de nodige tekst.
Outlook-training
Wil je ook de meest elementaire mogelijkheden van Outlook onder de knie krijgen en jouw zaken overzichtelijk en gemakkelijk organiseren? Volg dan bij ons de training Outlook Basis. Aan het eind van onze tweedaagse training begrijp je hoe de interface werkt, heb je geleerd wat Outlook allemaal te bieden heeft en kun je de belangrijkste functies van het programma gemakkelijk in de praktijk brengen.