Een cruciale factor voor het laten slagen van projecten is goede communicatie. Ondanks dat e-mails volop worden gebruikt in het bedrijfsleven, is een e-mailsysteem niet de beste keus voor communicatie tijdens een project. Hier zijn drie redenen waarom je beter voor een ander hulpmiddel kunt kiezen tijdens projectmanagement.
1. Centraal opslagsysteem
Een project bevat veel informatie. Heel veel informatie. E-mailsystemen zijn niet ideaal om deze informatie te ordenen en op te slaan. Bij een project komt veel kijken: niet alleen één-op-één gesprekken en bestanden, ook ideeën, rapporten en statistieken maken vaak deel uit van een project. Het gebrek aan een centrale en geordende opslagsysteem kan voor veel onduidelijkheid, vertraging en dubbel werk zorgen. Je tijd als projectmanager en -medewerker is waardevol, zorg daarom dat je je tijd effectief gebruikt!
2. Task management
Een nadeel aan e-mailen is dat je niet een standaard update krijgt van de gang van zaken. Tenzij iemand je specifiek een e-mail terugstuurt of je het zelf regelmatig vraagt aan de desbetreffende persoon, is het niet duidelijk hoe het er precies voor staat met de taken. Daarnaast worden alleen de personen op de hoogte gehouden die de mail daadwerkelijk krijgen, andere teamleden kunnen gauw (onbedoeld) worden buitengesloten van de update.
Door het gebruik van een effectieve project management tool, worden alle taken overzichtelijk weergeven en gevolgd. De taken kunnen goed beschreven worden en op prioriteit gesorteerd worden. Hierdoor kan de projectmanager gemakkelijk de status van het project volgen, zonder een e-mail te versturen of het persoonlijk te vragen.
3. Onvoorspelbaarheid
Een project gaat hand in hand met risico's en onvoorspelbaarheid. Als projectmanager en projectteam moet je goed voorbereid zijn op plotselinge verandering. In het geval van nood, moet de projectmanager in staat zijn snel een geschikte oplossing te vinden met de beschikbare middelen. Helaas geven e-mailsystemen niet de overzichtelijkheid die een team in een spoedgeval nodig heeft. Het gebruik van een tool specifiek gemaakt voor projecten biedt daarentegen een goede ondersteuning bij risico's en onzekerheid.
MS Project
Maar wat wordt dan je beste vriend tijdens projecten? Een systeem speciaal gemaakt voor projecten is Microsoft Project. Ms Project behoort al jarenlang tot één van de belangrijkste planningsprogramma's voor op de werkplek. Er zijn momenteel drie versies: 2010, 2013 en 2016. Learnit Training biedt verschillende cursussen aan, waardoor je snel kan beschikken over algemene projectmanagement kennis die je nodig hebt om projecten te plannen, te beheren en te rapporteren. Klik op een van de bovenstaande jaartallen voor meer informatie over de MS project trainingen van Learnit.