Learnit Training

Excel - Access 0:1

In de zomer van 2015 is er in Amerika een grootschalig onderzoek geweest naar het gebruik van Excel-werkbladen. Vele duizenden sheets zijn bekeken. En wat bleek? Het merendeel van deze werkbladen bevatten geen enkele formule. Dat betekent blijkbaar dat Excel voornamelijk gebruikt wordt om gegevens te bewaren, zonder dat daarmee gerekend wordt.

In de praktijk kom ik ook veel Excel-gebruikers tegen die allerlei lijstjes of lijsten maken in Excel. Ik begrijp dat ook wel, omdat de ruitjes-indeling handig werkt en eenvoudig met filters de juiste gegevens geselecteerd kunnen worden. De problemen komen wanneer gegevens van een werkblad gekoppeld moeten worden aan andere werkbladen. Dit lukt niet met een paar eenvoudige formules en wordt dan vaak ook haast onmogelijk. Hoewel Excel een aantal databasefuncties (DBSOM,DBAANTAL,..) kent zijn deze wel weer bedoeld om mee te rekenen.

De oplossing die niet voor de hand ligt, maar vaak wel veel beter is, is het importeren van de gegevens in MS Access. Dit gaat over het algemeen probleemloos en Access maakt hiervan tabellen. Het leggen van relaties tussen gegevens wordt nu eenvoudig. In de menu-optie 'Relaties' kunnen lijnen tussen velden van verschillende tabellen getekend worden om relaties aan te brengen. Daarbij kunnen diverse opties gebruikt worden om de integriteit van de gegevens te waarborgen. Zo kan bijvoorbeeld alleen een order worden toegevoegd als hiervoor eerst een klant is aangemaakt. Deze gegevensintegriteit is in Excel niet aanwezig.

In Access kunnen eenvoudig formulieren (invoerschermen) gemaakt worden om het voor gebruikers nog overzichtelijker te maken. Ook aan uitvoer is gedacht. Via rapporten kan de informatie zeer flexibel worden afgedrukt naar papier of PDF. Ook kan eenvoudig naar Excel geëxporteerd worden. In Access kunnen zelfs de meeste Excel functies gebruikt worden om berekeningen te maken.

Het is altijd belangrijk om bij werk het juiste gereedschap te gebruiken. Dat geldt ook op kantoor. Wanneer een Excel-werkblad geen formules bevat is het meestal beter om voor Access te kiezen.

Roy Nieuwenhuijzen

Office-trainer

Wil je persoonlijke begeleiding, feedback en oefenen met eigen situaties? Schrijf je dan in voor een Excel-training of Access-training Je kunt onze Office-trainingen volgen in de versies 2007, 2010, 2013 of 2016