Learnit Training

Filters in Excel

Veel van onze cursisten gebruiken Excel onder andere om grote hoeveelheden gegevens inzichtelijk te maken. Met Excel kunt u grote hoeveelheden gegevens op verschillende manier rangschikken en presenteren. U kunt er grafieken mee vullen, de gegevens samenvatten in draaitabellen, etc.

Een van de manier om te zoeken in grote hoeveelheden gegevens is met behulp van filters. Met behulp van filters kunt u een deel van de regels snel verbergen (of juist laten zien) zodat u alleen de rijen ziet die op dat moment voor u relevant zijn. Hoe dat werkt leggen we hieronder uit. Als u met filter wilt werken moet u deze eerste aanzetten. U doet dit op het tabblad Gegevens door op de optie Filter te klikken, zie ook het plaatje hieronder.

De filterknopjes (grijze vierkantjes met een zwart driehoekje) worden toegevoegd aan iedere cel in de geselecteerde rij (bij oudere Excel versies is dat in de bovenste cel van een blok met gegevens). Wanneer u het filter aanklikt verschijnt het hiernaast getoonde venster. Afhankelijk van wat er in de geselecteerde kolom staat zult u andere gegevens zien.

Door selectievakjes aan of juist uit te klikken kunt een selectie maken van de rijen die getoond moeten worden.

Wanneer een kolom getallen bevat geeft dit venster ook de mogelijkheid om op basis van bepaalde waarden een selectie te maken. Kies dan voor Getalfilters en geef dan de gewenste reeks aan.

Wanneer een kolom tekst bevat verschijnt een soortgelijk filter dat een selectie op bepaalde tekst mogelijk maakt. Een kolom waar een datum in staat kan op dezelfde wijze op een bepaalde periode geselecteerd worden.

Door een filter te gebruiken verbergt u de niet geselecteerde rijen, deze rijen worden niet verwijderd of gewist. In de regelnummers ziet u nog steeds de oorspronkelijke nummers. Het voordeel hiervan is dat u de verborgen gegevens even later weer kunt laten zien. Als u de gefilterde gegevens wilt kopiëren kan dit echter een probleem zijn. Bij het kopiëren worden namelijk ook de niet getoonde regels gekopieerd zodat het filter geen invloed heeft op wat u kopieert.

Gelukkig is er in Excel een, nogal verborgen, optie om alleen de getoonde (gefilterde) rijen te kopiëren. Deze optie bevindt zich op het tabblad Start in de groep Zoeken en Selecteren. Kies daar de optie Ga naar en kies in dat venster de optie Speciaal. Het vervolgvenster biedt dan de mogelijkheid om de optie Alleen zichtbare cellen te selecteren. Wanneer u nu het geselecteerde gebied kopieert naar een nieuw werkblad krijgen de rijen nieuwe opeenvolgende regelnummers en zijn de niet geselecteerde rijen niet mee gekopieerd.

Mocht u een keer willen oefenen met filters, dan kunt u daarvoor dit Excel-bestand gebruiken.