Learnit Training

Het opstellen van een verbeter- en ontwikkelplan

De voorbereiding en het gesprek

Om een constructief gesprek met medewerkers over hun ontwikkeling en verbetering te kunnen voeren, is het van belang dat de leidinggevende de medewerker actief betrekt bij het gesprek. Voorafgaand kunnen zowel de leidinggevende als de medewerker zich voorbereiden door de onderstaande vragen te beantwoorden:

  • Hoe vind je dat het op dit moment gaat?
  • Wat gaat goed? Waar ben je tevreden over? Over welke competenties ben je tevreden?
  • Wat kan beter? Waar loop je tegenaan? Welke competenties moet je (verder) ontwikkelen?
  • Wat wil je bereiken? Welke doelen heb je voor jezelf gesteld?
  • Welke stappen moet je zetten? Wie of wat heb je daarvoor nodig?

Zorg dat ruim twee weken voorafgaand aan het gesprek bovenstaande vragen naar de medewerker toegestuurd zijn, inclusief toelichting en doel. De medewerker stuurt de vragen voorafgaand aan het gesprek retour naar de leidinggevende of kan deze meenemen naar het gesprek. Door voorafgaand duidelijk te zijn hierover richting de medewerker, weet de medewerker wat er van hem wordt verwacht. Door de medewerker ook uit te dagen en uit te nodigen mee te denken, wordt het eigenaarschap van de medewerker vergroot. Hiermee wordt voorkomen dat de leidinggevende alles bedenkt of met oplossingen moet komen. Het stellen van open vragen en stiltes laten vallen bevordert het denkproces van de medewerker.

Uitwerking van het verbeter- of ontwikkelplan

Laat het verbeter- of ontwikkelplan zelf opstellen door de medewerker. Op die manier wordt het ook het eigen plan van de medewerker, in plaats van dat het door de leidinggevende wordt opgelegd. Een verbeter- of ontwikkelplan kan er als volgt uitzien:

  • Wat zijn de ontwikkel- of verbeterdoelen voor de korte termijn (0-1 jaar)?
  • Wat zijn de ontwikkel- of verbeterdoelen voor de middellange termijn (1-3 jaar)?
  • Wat is de prioritering van deze doelen?

Per doel, de volgende vragen beantwoorden:

  • Welke actie of acties moet ik ondernemen?
  • Welke actie(s) is/zijn vereist om dit doel te bereiken?
  • Hoe ziet het tijdspad voor dit doel er uit? (Inclusief tweewekelijkse afstemming met leidinggevende)
  • Welke uitdagingen of problemen verwacht je?
  • Wat is het resultaat als deze actie is afgerond?

Laat het gespreksverslag niet in de la liggen en maak afspraken in het verbeter- of ontwikkelplan zo concreet mogelijk, bijvoorbeeld door SMART-doelen op te stellen.