Learnit Training

Is het wel een project?

Vanaf 1980 werd projectmatig werken steeds belangrijker door de toenemende dynamiek en complexiteit van de maatschappij en de organisaties zelf. Tegenwoordig wordt bijna elke klus een project genoemd; zelfs het opruimen van de archiefkast is een project. Ik denk dat het door de tijdgeest komt, projectmanagement is trendy. Dat iedere activiteit een project wordt genoemd is duidelijk een gevalletje ‘de klokken horen luiden, maar niet weten waar de klepel hangt’.

Je kent vast het geheugenspelletje van vroeger nog: ‘Ik ga op reis en ik neem mee..’. De eerste speler zegt: "Ik ga op reis en ik neem mee: een zwembroek". De tweede speler herhaalt dit en voegt iets toe. De derde speler herhaalt het woord van speler één en twee en voegt iets toe, enzovoort, enzovoort. Aan de hand van een vakantieplanning schets ik je de keuze van manieren van werken en het onderscheid.

Elk jaar ga je naar dezelfde bestemming via een vaste route, neem ke zelf de spullen mee en het budget is door de jaren ervaring nauwkeurig vast te stellen. Dit is routine. Indien je routinematig ‘saai’ vindt en je meer spontaniteit en avontuur wil, dan kies je voor improviseren. Je globale wens is ‘daar waar de zon schijnt’, dus je stapt in de auto en rijden maar. Regelmatig wordt de koers aangepast aan de omstandigheden. Er ontstaan gedurende de trip nieuwe ideeën. Het is niet goed voor te bereiden daarom neem je verschillende spullen mee en veel geld.

Wanneer je je vakantieplanning projectmatig aanpakt, heb je een meer omlijnd doel (cultuur in Frankrijk, afgewisseld met ontspanning). Je bepaalt eerst de functionele eisen (kastelen en strand) en de operationele eisen (zonne-uren per maand in de regio en maximale afstand). Daarna ga je inventariseren welke keuzemogelijkheden er zijn voor vakantiebestemmingen. Je maakt een keuze, bepaalt de route en pakt de noodzakelijke spullen in en vertrekt. Bij elke keuzemoment zijn kleine wijzigingen mogelijk.

Projectmatig werken ligt tussen routine en improviseren in: er is geen garantie dat het vooraf vastgelegd resultaat bereikt wordt door het volgen van vaststaande procedures, maar er is voldoende ervaring in (soort)gelijke situaties om een af te leggen weg te beschrijven, die waarschijnlijk de geformuleerde doelstellingen dichterbij brengt.

Binnen een organisatie kan op verschillende manieren gekeken worden naar projecten en projectmatig werken. Bij bijvoorbeeld het bouwen van een huis wordt het ontwerpen en de bouw gezien als een project, waarin architect en aannemer samenwerken. Vanuit de top wordt het geheel gezien als een project. De metselaars en timmerlieden werken routinematig. Vanuit de uitvoering wordt het als routine gezien.

Het kan ook zijn dat de moederorganisatie zeer regelmatig activiteiten verricht in de vorm van een project, bijvoorbeeld bij vernieuwing van producten en onderzoek. Vanuit de top worden deze activiteiten gezien als routine. De uitvoerende onderzoekers werken projectmatig. Vanuit de verschillende lagen kan verschillend geoordeeld worden over routinematig en projectmatig werken.

‘Iets’ leent zich voor een project indien er van te voren een globale beschrijving te geven is van een aantoonbaar, gewenst eindresultaat. Daarnaast komt er een einde aan de specifieke inspanning, na het bereiken van het eindresultaat. En op de derde plaats bestaat er een behoorlijke mate van onzekerheid t.a.v. het eindresultaat en/of de weg.

Wanneer je weer de opdracht krijgt om betrokken te zijn bij een “project”, houdt het dan tegen dit voetlicht aan en maak een bewuste en kritische afweging of het een activiteit is of dat het daadwerkelijk een project is. Een project is een tijdelijk werkverband van een aantal mensen – meestal verschillende vakgebieden – om een vooraf vastgesteld doel te bereiken met een vastgesteld budget.