In deze blog deel ik graag mijn eerste ervaring met projectmatig werken binnen mijn eerste project met je. Bij mijn toenmalige werkgever waren de collega’s van de afdeling 'Beleid' belast met het uitvoeren van de projecten en de collega’s van onze afdeling waren binnen de projecten projectteamleden. Doordat er op de beleidsafdeling geen uren meer beschikbaar waren om een bepaald project uit voeren hebben zij aan de directeur, opdrachtgever in deze, voorgesteld om mij voor te dragen om dit project te leiden. De collega van wie ik het project overgedragen kreeg, gaf mij een projectmanagement-boekje. Vol enthousiasme, motivatie en inspiratie ging ik voortvarend aan de slag met deze nieuwe uitdaging; ik had immers nooit eerder een project uitgevoerd.
Na enige tijd kwam ik er op een pijnlijke manier achter dat je een project niet op een reguliere manier aanpakt, zoals je gewend bent je dagelijkse werkzaamheden uit te voeren of zomaar ‘erbij’ doet. De ene deksel na de andere op mijn neus. Alles wat mis kon gaan ging mis: Op het moment dat tijdens de uitvoering van het project werd gevraagd of het project gepresenteerd kon worden voor een belangrijke commissie van de opdrachtgever, zei ik zonder navraag te doen volmondig “JA!”. Bij navraag bleek dat de projectteamleden weinig tot niets hadden wat gepresenteerd kon worden. De teamleden gaven namelijk prioriteit aan hun reguliere werkzaamheden.
Projectwerkzaamheden werden gedaan wanneer men tijd had. Iedereen werkte parttime, afspraken werden niet nagekomen en deadlines werden niet gehaald. De opdrachtgever was niet op de hoogte van de vorderingen, bemoeide zich op de verkeerde momenten met het project en nam niet de juiste beslissing.Tijdens het project heb ik vaker gezucht, ben gefrustreerd geweest en heb mijn opdrachtgever en projectteamleden vervloekt.
Om geen gezichtsverlies te leiden tijdens de presentatie, ik was immers verantwoordelijk voor het project, heb ik dagen voor aanvang alles naar me toe getrokken en heb met hulp van de communicatiemedewerker de presentatie in elkaar geflanst. Verbazingwekkend was de commissie onder de indruk van het project. Wat een opluchting, ik ben niet door de mand gevallen. Bij binnenkomst op kantoor vroeg het projectteam hoe het was gegaan. Toen ze hoorden dat de commissie onder de indruk was, zei één projectteamlid, en vol trots, “Zo! Dat hebben we goed gedaan!”. In mijn hoofd ontplofte ik ‘WIJ?!’ ‘WIJ!?’
Wat ben ik boos geweest op de opdrachtgever en het projectteam, om er vervolgens achter te komen dat dit onterecht was en de realisatie kreeg kreeg dat het dramatische verloop van het project geheel mijn eigen schuld was. Ondanks dat het project niet naar tevredenheid was verlopen, vond ik projecten en het leiden ervan wel erg interessant. Tóén heb ik het projectmanagementboekje, welk onaangeraakt was gebleven voor en tijdens het project, maar eens opengeslagen. Tijdens het lezen had in continue ‘aha-momenten’ en kwam ik erachter wat ik allemaal heb verzuimd te doen.
Om succes te ervaren vraagt de projectaanpak om een focus op één bepaald resultaat, andere aandachtsvelden blijven buiten schot. Daarnaast moeten alle projectbetrokkenen het juiste resultaat voor ogen hebben en houden. Wanneer je goede condities schept dan neemt het project in het kielzog andere aandachtsvelden mee in de goede richting.
Het werken in het project kon leuk zijn als de betrokkenen doelgericht en praktisch bezig waren en men wist waarvoor men het deed en wat er voor gedaan moest worden. Op het moment dat je intensief met elkaar samenwerkt, schept het een band en een prettige werksfeer. Het prettig verloop van de interactie met de omgeving, stakeholders, is motiverend.
Projectmanagement is echt een vak en vraagt om een gestructureerde manier van denken en werken. Het is niet alleen leidinggeven, maar ook structureren. Deze vaardigheden worden aangeleerd tijdens onze training Projectmanagement, waarin op een interactieve manier wordt ingegaan op het voorbereiden, inrichten, structureren en beheersen van een project. Het verder ontwikkelen van de vaardigheden doe je door ze toe te passen in de praktijk.