Learnit Training
« Terug naar alle thema's

Trainingen Office 365

Met Office 365 heeft u vrijwel overal toegang tot uw e-mail, documenten, contactpersonen en agenda's. Zo kunt u gemakkelijker samenwerken, bespaart u tijd en bovendien is de software geheel veilig. Op deze manier wordt perfect ingespeeld op het nieuwe werken. Werken waar en wanneer u maar wilt is nog nooit zo gemakkelijk geweest. Hieronder vindt u zowel een tweedaagse training Office 365, waarin u alles over dit pakket te weten komt, als een ééndaagse overgangstraining Office 365 die met name bedoeld is voor mensen die al bekend zijn met de Office-suite. Voor beide trainingen geldt dat er altijd alle ruimte is voor maatwerk en mogelijkheid tot (incompany) groepstrainingen.

[link]

Draaitabellen: de beste functie van Excel

Als er een top 40 zou bestaan van beste functies in Excel dan zouden de draaitabellen onbetwist op de eerste plaats staan. Wat mij betreft in ieder geval. Kort daarop gevolgd door de draaigrafieken. Waarom ben ik zo enthousiast over de draaitabellen? Ik zal het je uitleggen.

Wanneer je in Excel iets wilt berekenen dan moet je exact aangeven wat de bedoeling is. Tel de inhoud van A2 op bij de inhoud van B2 en vermenigvuldig dit met de inhoud van C2. Excel rekent dit prima voor je uit en toont het resultaat. Bij complexere functies als verticaal zoeken of geneste functies wordt het al snel lastiger om de juiste waarden in de juiste cellen te selecteren. Bij de draaitabellen is dat niet nodig.

Excel groepeert automatisch de gegevens bijvoorbeeld per locatie, regio, afdeling etc. Vervolgens kunnen allerlei functies zoals som, gemiddelde, max en min, gebruikt worden om per groep informatie weer te geven. Denk hierbij aan de totale omzet per regio of de gemiddelde kosten per afdeling.

Het uitgangspunt is de gegevenstabel. Dit is een werkblad met gegevens, verdeeld over kolommen, waarbij elke kolom dezelfde soort informatie bevat. Dit zijn bijvoorbeeld kolommen met namen, telefoonnummers en adressen. Boven elke kolom moet wel een naam aanwezig zijn. Deze namen worden namelijk in de draaitabel gebruikt.

Selecteer één cel in de gegevenstabel en kies de functie Draaitabel van het tabblad Invoegen. Bevestig het volgende scherm, zodat op een nieuw werkblad de draaitabel gemaakt wordt. Links is de ruimte gereserveerd voor het rapport en aan de rechterzijde kunnen de velden, de kolomnamen, in de juiste vakken geplaatst worden. Een kolomnaam geplaats in de Rijlabels zorgt voor groepering van de gegevens onder elkaar. Bij de Kolomlabels worden deze naast elkaar geplaats. In het vak Waarden worden de getallen geplaatst en kan per veld de gewenste functie gekozen worden. Dit kan door op de lijstpijl te klikken en dan bij de Waardeveldinstellingen de gewenste functie te selecteren.

Dat is alles. Je geeft aan waar de gegevens staan en Excel geeft je alle gewenste informatie. Wanneer je de informatie niet als cijfers maar als een grafiek wilt zien voer je exact dezelfde procedure uit, maar dan selecteer je een draaigrafiek in plaats van een draaitabel.

Ik weet zeker dat wanneer je draaitabellen gaat gebruiken je het met mij eens zal zijn dat de topper binnen Excel de draaitabellen zijn. Succes met het gebruik hiervan!

Roy Nieuwenhuijzen

Office-trainer

Wil je persoonlijke begeleiding, feedback en oefenen met eigen situaties? Schrijf je dan in voor onze eendaagse training Excel Draaitabellen, formules en functies. Je kunt deze training volgen in de versies 2007, 2010, 2013 of 2016

[link]

De 8 handigste Office 2016-features

Microsoft Office, voor velen beter bekend als Word, Excel, Powerpoint, Access en Outlook, is voor de editie van 2016 nog eens in een compleet nieuw jasje gestoken. Zoals in elke nieuwe versie zijn er heel wat veranderingen doorgevoerd, en we zetten de 8 handigste hiervan graag voor u op een rijtje.

1. Real-time co-auteurschap

Op een efficiënte manier samenwerken is één van de hoofddoelstellingen van Microsoft Office 2016. Het zal u dan ook niet verbazen dat u vanaf deze versie met verschillende personen gelijktijdig aan eenzelfde document kan werken. Terwijl u de eerste alinea in uw Word-document alvast naleest, kan uw collega ondertussen verder schrijven aan de volgende alinea's, zonder dat jullie werk door de ander overschreven wordt. Hetzelfde geldt overigens voor Powerpoint, maar Word heeft nog een uniek extraatje: hier kan u mekaar zelfs in real-time zien typen.

2. Grotere bestanden verzenden

Uw Powerpoint-presentatie van 300mb even per mail verzenden? Dat is geen enkel probleem meer in de nieuwe outlook. Zodra u een Office 2016 product als bijlage aan een mail toevoegt, wordt die omgezet in een link waarop de ontvanger het bestand makkelijk kan downloaden. De enige voorwaarde hiervoor is dat het bestand al gesynchroniseerd is met een OneDrive account of een Sharepoint map.

3. Smart Lookup

De Smart Lookup functie zorgt ervoor dat u Word, Excel of Powerpoint niet meer moet verlaten wanneer u de betekenis van een woord in uw document wil opzoeken. U selecteert simpelweg het woord in kwestie, klikt rechts en selecteert vervolgens de optie "Smart Lookup". De resultaten die u voorgeschoteld krijgt, worden gegenereerd door Bing, en zullen in een "insights" tab te zien zijn binnen uw document.

4. One-click forecasting

Excel-ninja's zullen deze feature zonder twijfel tot hun favorieten rekenen. In de grafieksectie van Excel, kan u nu met een simpele muisklik voorspellingen tevoorschijn toveren. Microsoft gebruikt hiervoor naar eigen zeggen het standaard "Exponential Smoothing algoritme (ETS) om effectief betrouwbare prognoses te tonen.

5. Skype-integratie

Zoals eerder al aangegeven is efficiënt samenwerken heel erg belangrijk in Office 2016, en dat bewijst ook de Skype-integratie in de verschillende desktop apps. Hierdoor kan u binnen Word, Excel of Powerpoint een Skype-gesprek opstarten, en dit zowel met Instant Messaging, voice calls en video calls. Maar u kan ook zonder het document te verlaten, uw scherm delen via Skype.

6. Office Groups in Outlook

Dit is misschien wel de minst besproken nieuwigheid van Office 2016, maar daarom zeker niet de minst handige. Dankzij Office Groups is het voor eens en voor altijd gedaan met traditionele distributielijsten of onoverzichtelijke mailconversaties. U kan de collega's met wie u samenwerkt nu handig samenbrengen in één groep, die over een gedeelde inbox, kalender, bestandsopslagplaats en zelfs geïntegreerde OneNotes notities beschikt.

7. Nieuwe grafieken

Voor wie is uitgekeken op de standaard grafieken in Microsoft Office, is er goed nieuws. Er zijn namelijk nieuwe grafiektypes toegevoegd die u moeten helpen om financiële of hiërarchische data beter te visualiseren.

8. Betere cross-device ondersteuning

Tot slot zet Office 2016 ook een grote stap voorwaarts in de cross-device ondersteuning van de verschillende programma's. Uw Word-document aanmaken op uw smartphone, bijwerken op uw tablet en de finishing touch toevoegen op uw pc, het kan allemaal eenvoudiger dan ooit tevoren.