Learnit Training
« Terug naar alle thema's

Trainingen Access

Access cursussen kun je bij Learnit volgen op alle niveau's. Van de basis cursus Access tot aan de cursus Access Expert. In alle versies, van Access 2010 tm Access 2016 en Office 365. Daarnaast kun je de Access cursussen ook als e-learning volgen.

[link]

Maak kennis met Access!

Van het maken van een simpele tabel tot aan het opvragen van gegevens met behulp van filters en query’s, de mogelijkheden in het programma Access zijn eindeloos! Access heeft veel weg van Excel, met als verschil dat je in Access relaties tussen verschillende tabellen kunt leggen. Doordat het programma slim gebruikt maakt van een grafische interface, ben ook jij als (beginnend) gebruiker in staat om zelf een database op te zetten. Om een goed beeld van Access te krijgen, bespreken we in deze blog de belangrijkste mogelijkheden binnen het programma. Zo kom je erachter of Access een geschikt programma is voor jouw werkzaamheden!

Tabellen

De basis van vrijwel alle Access bestanden bestaat uit tabellen. In deze tabellen kun je zelf informatie invoeren die je nodig hebt en kun je verschillende tabellen die in relatie tot elkaar staan aan elkaar linken. Het is erg belangrijk om de tabellen in het begin goed op te zetten en ze goed aan elkaar te linken, want anders loop je later in het proces tegen onjuistheden aan. Elke rij in een tabel heeft een uniek zogenaamd ‘ID nummer’, welke je nodig hebt om naar iets uit een tabel te kunnen verwijzen. Dit ID nummer heb je nodig om te kunnen verwijzen naar ‘iets’ uit je tabel met een unieke naam, de rijen zelf hebben namelijk geen unieke waardes.

Primaire velden

De primaire velden binnen een tabel bevatten een unieke naam die je nodig hebt om de verschillende rijen in een tabel van elkaar te kunnen onderscheiden. De reden dat Access werkt met unieke namen in de primaire velden heeft te maken met het volgende. Stel dat er namen in de tabel voorkomen, en dat er meerdere mensen zijn die de achternaam ‘de Boer’ hebben, dan ziet het systeem geen verschil tussen bijvoorbeeld Eva de Boer en Emma de Boer, terwijl het toch echt om twee verschillende personen gaat. Zo’n unieke naam kan dan het verschil maken in een tabel. Deze unieke naam zou je daarom zelfs kunnen vergelijken met een burgerservicenummer (BSN) of of sofi nummer, waarmee de overheid als het ware iedere persoon een unieke code heeft gegeven om mensen van elkaar te kunnen onderscheiden.

Verwijzingsvelden

Een verwijzingsveld wordt gebruikt om naar een andere tabel te kunnen doorverwijzen. Hierdoor ben je in staat om van een kolom een ‘opzoeken en relatie’ kolom te maken, waarmee je kan verwijzen naar een andere tabel. Misschien vraag je je af wanneer je gebruik maakt van zo’n verwijzingsveld. Dat kan bijvoorbeeld in de volgende situatie.

Stel, je wilt onderzoek doen naar de bedrijfscultuur binnen een grote landelijke organisatie waarbij je beschikt over een bestand waarin je de gegevens van alle werknemers van de organisatie hebt opgeslagen (naam, adres, personeelsnummer). Op een bepaald moment besluit je om met verschillende personen uit dit bestand een interview te houden om meer informatie over de werksfeer te verkrijgen. Het is dan wel zo handig om een apart bestand te maken waarin je bij kan houden met wie van de werknemers je allemaal hebt gesproken om misverstanden te voorkomen. Via Access zou je dan een apart formulier kunnen aanmaken, waarin je bijhoudt met wie je hebt gesproken op welke datum en op welke locatie het interview plaatsvond. Om dit te kunnen linken aan een persoon die je terug kan vinden in het eerste bestand waarin je alle gegevens van alle werknemers hebt opgeslagen, heb je een uniek kenmerk nodig. Dit zou bijvoorbeeld het unieke personeelsnummer waar elke werknemer over beschikt kunnen zijn. In het verwijzingsveld hoef je dan dus enkel dit personeelsnummer in te voeren, waardoor Access daar automatisch een naam en adres aan linkt.

Formulieren

In het bovenstaande voorbeeld spraken we al over formulieren. Dit betreft een functie binnen Access waarbij je gemakkelijk informatie uit de gewenste kolommen van een tabel om kan zetten naar een formulier. Als je dit formulier eenmaal hebt gecreëerd, kan je via een eenvoudige interface alle gegevens invullen om een nieuwe rij toe te voegen zonder dat je deze in de aan het formulier gelinkte tabel hoeft toe te voegen. Hierdoor kun je niet per ongeluk een fout maken of een eerder toegevoegde rij verwijderen. Handig toch?

Training Access

Denk je na het lezen van deze blog dat Access misschien wel eens een handig programma voor jou zou kunnen zijn, maar weet je niet hoe je beste kan beginnen met informatie verwerken via Access? Dan hebben wij de perfecte training voor jou! In onze tweedaagse training Access Basis leer je namelijk alle basisvaardigheden die je nodig hebt om met Access uit de voeten kunnen. Van het maken van een eenvoudige tabel tot het opvragen van gegevens met filters en query’s en van het maken van handige invulformulieren tot de presentatie van de informatie in verschillende rapporten. Na het volgen van deze training beschik jij over de kennis en vaardigheden om werken in Access voortaan tot een succes te maken. Klik hier voor informatie over de training.

[link]

Excel - Access 0:1

In de zomer van 2015 is er in Amerika een grootschalig onderzoek geweest naar het gebruik van Excel-werkbladen. Vele duizenden sheets zijn bekeken. En wat bleek? Het merendeel van deze werkbladen bevatten geen enkele formule. Dat betekent blijkbaar dat Excel voornamelijk gebruikt wordt om gegevens te bewaren, zonder dat daarmee gerekend wordt.

In de praktijk kom ik ook veel Excel-gebruikers tegen die allerlei lijstjes of lijsten maken in Excel. Ik begrijp dat ook wel, omdat de ruitjes-indeling handig werkt en eenvoudig met filters de juiste gegevens geselecteerd kunnen worden. De problemen komen wanneer gegevens van een werkblad gekoppeld moeten worden aan andere werkbladen. Dit lukt niet met een paar eenvoudige formules en wordt dan vaak ook haast onmogelijk. Hoewel Excel een aantal databasefuncties (DBSOM,DBAANTAL,..) kent zijn deze wel weer bedoeld om mee te rekenen.

De oplossing die niet voor de hand ligt, maar vaak wel veel beter is, is het importeren van de gegevens in MS Access. Dit gaat over het algemeen probleemloos en Access maakt hiervan tabellen. Het leggen van relaties tussen gegevens wordt nu eenvoudig. In de menu-optie 'Relaties' kunnen lijnen tussen velden van verschillende tabellen getekend worden om relaties aan te brengen. Daarbij kunnen diverse opties gebruikt worden om de integriteit van de gegevens te waarborgen. Zo kan bijvoorbeeld alleen een order worden toegevoegd als hiervoor eerst een klant is aangemaakt. Deze gegevensintegriteit is in Excel niet aanwezig.

In Access kunnen eenvoudig formulieren (invoerschermen) gemaakt worden om het voor gebruikers nog overzichtelijker te maken. Ook aan uitvoer is gedacht. Via rapporten kan de informatie zeer flexibel worden afgedrukt naar papier of PDF. Ook kan eenvoudig naar Excel geëxporteerd worden. In Access kunnen zelfs de meeste Excel functies gebruikt worden om berekeningen te maken.

Het is altijd belangrijk om bij werk het juiste gereedschap te gebruiken. Dat geldt ook op kantoor. Wanneer een Excel-werkblad geen formules bevat is het meestal beter om voor Access te kiezen.

Roy Nieuwenhuijzen

Office-trainer

Wil je persoonlijke begeleiding, feedback en oefenen met eigen situaties? Schrijf je dan in voor een Excel-training of Access-training Je kunt onze Office-trainingen volgen in de versies 2007, 2010, 2013 of 2016

[link]

De 8 handigste Office 2016-features

Microsoft Office, voor velen beter bekend als Word, Excel, Powerpoint, Access en Outlook, is voor de editie van 2016 nog eens in een compleet nieuw jasje gestoken. Zoals in elke nieuwe versie zijn er heel wat veranderingen doorgevoerd, en we zetten de 8 handigste hiervan graag voor jou op een rijtje.

1. Real-time co-auteurschap

Op een efficiënte manier samenwerken is één van de hoofddoelstellingen van Microsoft Office 2016. Het zal je dan ook niet verbazen dat je vanaf deze versie met verschillende personen gelijktijdig aan eenzelfde document kan werken. Terwijl je de eerste alinea in jouw Word-document alvast naleest, kan je collega ondertussen verder schrijven aan de volgende alinea's, zonder dat jullie werk door de ander overschreven wordt. Hetzelfde geldt overigens voor Powerpoint, maar Word heeft nog een uniek extraatje: hier kan je mekaar zelfs in real-time zien typen.

2. Grotere bestanden verzenden

Jouw Powerpoint-presentatie van 300mb even per mail verzenden? Dat is geen enkel probleem meer in de nieuwe outlook. Zodra je een Office 2016 product als bijlage aan een mail toevoegt, wordt die omgezet in een link waarop de ontvanger het bestand makkelijk kan downloaden. De enige voorwaarde hiervoor is dat het bestand al gesynchroniseerd is met een OneDrive account of een Sharepoint map.

3. Smart Lookup

De Smart Lookup functie zorgt ervoor dat je Word, Excel of Powerpoint niet meer moet verlaten wanneer je de betekenis van een woord in je document wilt opzoeken. Je selecteert simpelweg het woord in kwestie, klikt rechts en selecteert vervolgens de optie "Smart Lookup". De resultaten die je voorgeschoteld krijgt, worden gegenereerd door Bing en zullen in een "insights" tab te zien zijn binnen jouw document.

4. One-click forecasting

Excel-ninja's zullen deze feature zonder twijfel tot hun favorieten rekenen. In de grafieksectie van Excel, kun je nu met een simpele muisklik voorspellingen tevoorschijn toveren. Microsoft gebruikt hiervoor naar eigen zeggen het standaard "Exponential Smoothing algoritme (ETS) om effectief betrouwbare prognoses te tonen.

5. Skype-integratie

Zoals eerder al aangegeven is efficiënt samenwerken heel erg belangrijk in Office 2016 en dat bewijst ook de Skype-integratie in de verschillende desktop apps. Hierdoor kun je binnen Word, Excel of Powerpoint een Skype-gesprek opstarten en dit zowel met Instant Messaging, voice calls en video calls. Maar je kunt ook zonder het document te verlaten, jouw scherm delen via Skype.

6. Office Groups in Outlook

Dit is misschien wel de minst besproken nieuwigheid van Office 2016, maar daarom zeker niet de minst handige. Dankzij Office Groups is het voor eens en voor altijd gedaan met traditionele distributielijsten of onoverzichtelijke mailconversaties. Je kunt de collega's met wie je samenwerkt nu handig samenbrengen in één groep, die over een gedeelde inbox, kalender, bestandsopslagplaats en zelfs geïntegreerde OneNotes notities beschikt.

7. Nieuwe grafieken

Voor wie is uitgekeken op de standaard grafieken in Microsoft Office, is er goed nieuws. Er zijn namelijk nieuwe grafiektypes toegevoegd die je moeten helpen om financiële of hiërarchische data beter te visualiseren.

8. Betere cross-device ondersteuning

Tot slot zet Office 2016 ook een grote stap voorwaarts in de cross-device ondersteuning van de verschillende programma's. Jouw Word-document aanmaken op je smartphone, bijwerken op je tablet en de finishing touch toevoegen op je pc, het kan allemaal eenvoudiger dan ooit tevoren.