Trainingen Office 365

Office 365: vier handige tools

Een modern bedrijf dat wil meegaan met de tijd, verplaatst steeds meer van zijn werkzaamheden naar de cloud. Het is dan ook niet zo vreemd dat het aantal organisaties dat inmiddels gebruik maakt van Microsoft Office 365 sterk is toegenomen. Maar als je eenmaal op je digitale werkplek zit, profiteer je dan ook optimaal van de mogelijkheden en de voordelen van deze online software?

Webinar Office 365 van Learnit

Of je nu wel of niet bekend bent met deze nieuwe versie van Office, komende 14 februari moet je vrijhouden in je agenda. Je kunt dan tussen 11.00 en 11.30 uur deelnemen aan een gratis webinar, dat wordt georganiseerd door Learnit. Tijdens deze online bijeenkomst word je helemaal bijgepraat over de nieuwste ontwikkelingen rond Office in de cloud en de nieuwe applicaties Teams, Flow, Planner en Forms. Ken je deze tools niet? Hier alvast een korte introductie.

Altijd en overal toegang tot je werk

Werken in een virtuele omgeving, ook wel de cloud genoemd, biedt bedrijven en organisaties tal van nieuwe uitdagingen. Dankzij een online abonnement op Office is je werkplek niet meer beperkt tot dat ene bureau bij jou op kantoor. Je werkplek, dat is de wereld en is bereikbaar vanaf elk apparaat. Je kunt overal direct aan de slag. Dat maakt moderne organisaties dynamisch en flexibel.

Online samenwerken met je team

Teams is een tool die samenwerken in een online kantoor mogelijk maakt. Ben je onderweg naar een afspraak? Geen probleem, je logt in op de digitale werkplek van Office, kijkt of er nog nieuwe meldingen zijn, zoekt wat op in een document en bespreekt in real time met een collega de laatste ontwikkelingen. Zo arriveer je helemaal up-to-date op je afspraak.

Organiseer je workflow

Met Flow breng je orde in je vaak chaotische informatiestromen. Door een eigen automatische workflow te creëren, breng je verschillende applicaties zoals mailtjes, tweets, dropbox etc. overzichtelijk bij elkaar op een plek.

Maak je plan

Dankzij Planner is het eenvoudig om een plan te maken, een team te formeren en jezelf of anderen een taak toe te wijzen. Zo is het hele team zich van zijn taak bewust en is iedereen ervan op de hoogte hoe het plan wordt uitgevoerd.

Meet tevredenheid

Forms is een ideale tool om een enquête of quiz te maken. Daardoor kom je gemakkelijk te weten of klanten tevreden zijn over jouw product of dienst en hoe het personeel denkt over bijvoorbeeld de laatste reorganisatie.

Ontdek de voordelen van Teams, Forms, Flow en Planner

Met deze nieuwe, handige tools van Microsoft is er uiteraard nog veel meer mogelijk. Ben je benieuwd wat ze kunnen betekenen voor jouw organisatie? Kijk het webinar van trainer Roy over Office 365 hier terug.

Draaitabellen: de beste functie van Excel

Als er een top 40 zou bestaan van beste functies in Excel dan zouden de draaitabellen onbetwist op de eerste plaats staan. Wat mij betreft in ieder geval. Kort daarop gevolgd door de draaigrafieken. Waarom ben ik zo enthousiast over de draaitabellen? Ik zal het je uitleggen.

Wanneer je in Excel iets wilt berekenen dan moet je exact aangeven wat de bedoeling is. Tel de inhoud van A2 op bij de inhoud van B2 en vermenigvuldig dit met de inhoud van C2. Excel rekent dit prima voor je uit en toont het resultaat. Bij complexere functies als verticaal zoeken of geneste functies wordt het al snel lastiger om de juiste waarden in de juiste cellen te selecteren. Bij de draaitabellen is dat niet nodig.

Excel groepeert automatisch de gegevens bijvoorbeeld per locatie, regio, afdeling etc. Vervolgens kunnen allerlei functies zoals som, gemiddelde, max en min, gebruikt worden om per groep informatie weer te geven. Denk hierbij aan de totale omzet per regio of de gemiddelde kosten per afdeling.

Het uitgangspunt is de gegevenstabel. Dit is een werkblad met gegevens, verdeeld over kolommen, waarbij elke kolom dezelfde soort informatie bevat. Dit zijn bijvoorbeeld kolommen met namen, telefoonnummers en adressen. Boven elke kolom moet wel een naam aanwezig zijn. Deze namen worden namelijk in de draaitabel gebruikt.

Selecteer één cel in de gegevenstabel en kies de functie Draaitabel van het tabblad Invoegen. Bevestig het volgende scherm, zodat op een nieuw werkblad de draaitabel gemaakt wordt. Links is de ruimte gereserveerd voor het rapport en aan de rechterzijde kunnen de velden, de kolomnamen, in de juiste vakken geplaatst worden. Een kolomnaam geplaats in de Rijlabels zorgt voor groepering van de gegevens onder elkaar. Bij de Kolomlabels worden deze naast elkaar geplaats. In het vak Waarden worden de getallen geplaatst en kan per veld de gewenste functie gekozen worden. Dit kan door op de lijstpijl te klikken en dan bij de Waardeveldinstellingen de gewenste functie te selecteren.

Dat is alles. Je geeft aan waar de gegevens staan en Excel geeft je alle gewenste informatie. Wanneer je de informatie niet als cijfers maar als een grafiek wilt zien voer je exact dezelfde procedure uit, maar dan selecteer je een draaigrafiek in plaats van een draaitabel.

Ik weet zeker dat wanneer je draaitabellen gaat gebruiken je het met mij eens zal zijn dat de topper binnen Excel de draaitabellen zijn. Succes met het gebruik hiervan!

Roy Nieuwenhuijzen

Office-trainer

Wil je persoonlijke begeleiding, feedback en oefenen met eigen situaties? Schrijf je dan in voor onze eendaagse training Excel Draaitabellen, formules en functies. Je kunt deze training volgen in de versies 2007, 2010, 2013 of 2016

De 8 handigste Office 2016-features

Microsoft Office, voor velen beter bekend als Word, Excel, Powerpoint, Access en Outlook, is voor de editie van 2016 nog eens in een compleet nieuw jasje gestoken. Zoals in elke nieuwe versie zijn er heel wat veranderingen doorgevoerd, en we zetten de 8 handigste hiervan graag voor jou op een rijtje.

1. Real-time co-auteurschap

Op een efficiënte manier samenwerken is één van de hoofddoelstellingen van Microsoft Office 2016. Het zal je dan ook niet verbazen dat je vanaf deze versie met verschillende personen gelijktijdig aan eenzelfde document kan werken. Terwijl je de eerste alinea in jouw Word-document alvast naleest, kan je collega ondertussen verder schrijven aan de volgende alinea's, zonder dat jullie werk door de ander overschreven wordt. Hetzelfde geldt overigens voor Powerpoint, maar Word heeft nog een uniek extraatje: hier kan je mekaar zelfs in real-time zien typen.

2. Grotere bestanden verzenden

Jouw Powerpoint-presentatie van 300mb even per mail verzenden? Dat is geen enkel probleem meer in de nieuwe outlook. Zodra je een Office 2016 product als bijlage aan een mail toevoegt, wordt die omgezet in een link waarop de ontvanger het bestand makkelijk kan downloaden. De enige voorwaarde hiervoor is dat het bestand al gesynchroniseerd is met een OneDrive account of een Sharepoint map.

3. Smart Lookup

De Smart Lookup functie zorgt ervoor dat je Word, Excel of Powerpoint niet meer moet verlaten wanneer je de betekenis van een woord in je document wilt opzoeken. Je selecteert simpelweg het woord in kwestie, klikt rechts en selecteert vervolgens de optie "Smart Lookup". De resultaten die je voorgeschoteld krijgt, worden gegenereerd door Bing en zullen in een "insights" tab te zien zijn binnen jouw document.

4. One-click forecasting

Excel-ninja's zullen deze feature zonder twijfel tot hun favorieten rekenen. In de grafieksectie van Excel, kun je nu met een simpele muisklik voorspellingen tevoorschijn toveren. Microsoft gebruikt hiervoor naar eigen zeggen het standaard "Exponential Smoothing algoritme (ETS) om effectief betrouwbare prognoses te tonen.

5. Skype-integratie

Zoals eerder al aangegeven is efficiënt samenwerken heel erg belangrijk in Office 2016 en dat bewijst ook de Skype-integratie in de verschillende desktop apps. Hierdoor kun je binnen Word, Excel of Powerpoint een Skype-gesprek opstarten en dit zowel met Instant Messaging, voice calls en video calls. Maar je kunt ook zonder het document te verlaten, jouw scherm delen via Skype.

6. Office Groups in Outlook

Dit is misschien wel de minst besproken nieuwigheid van Office 2016, maar daarom zeker niet de minst handige. Dankzij Office Groups is het voor eens en voor altijd gedaan met traditionele distributielijsten of onoverzichtelijke mailconversaties. Je kunt de collega's met wie je samenwerkt nu handig samenbrengen in één groep, die over een gedeelde inbox, kalender, bestandsopslagplaats en zelfs geïntegreerde OneNotes notities beschikt.

7. Nieuwe grafieken

Voor wie is uitgekeken op de standaard grafieken in Microsoft Office, is er goed nieuws. Er zijn namelijk nieuwe grafiektypes toegevoegd die je moeten helpen om financiële of hiërarchische data beter te visualiseren.

8. Betere cross-device ondersteuning

Tot slot zet Office 2016 ook een grote stap voorwaarts in de cross-device ondersteuning van de verschillende programma's. Jouw Word-document aanmaken op je smartphone, bijwerken op je tablet en de finishing touch toevoegen op je pc, het kan allemaal eenvoudiger dan ooit tevoren.