Life is what happens to you, while you're busy making other plans. - John Lennon
De tijd slipt maar wat vaak door onze vingers. Toch hoeven we doorgaans niet per se méér tijd te krijgen, want er zitten nu eenmaal altijd 24 uren in één dag. We willen echter wel graag meer grip op onze tijd. Met deze praktische en direct uitvoerbare tips gaat dat je zeker lukken!
Tip 1. Neem pauze!
Door even weg te zijn van je werkzaamheden, kun je energie opdoen en neemt je concentratievermogen toe. Ga even naar buiten of haal koffie voor jezelf of je collega's. Maak een praatje met iemand over het weekend. Kortom: haal je hoofd even leeg van werk en ontspan, zodat je weer nieuwe energie hebt om door te gaan.
Tip 2. Maak iedere dag een planning voor 75% van je tijd
Schrijf aan het begin van iedere dag alles op wat je die dag moet doen. Maak vervolgens een planning, waarbij je 25% van je tijd niet inplant. Op die manier heb je met die 25% een buffer voor onvoorziene werkzaamheden of spoedklussen die tussendoor komen. Aan het einde van de dag check je of alles is gelukt en kijk je wat er naar morgen verschoven moet worden. Nog beter is om 's avonds gelijk de planning voor de volgende dag te maken, zodat je de volgende dag fris aan de slag kunt.
Tip 3. Plan je dag in met blokken van Doen - Denken - Doen - Denken
Het lukt ons niet om de hele dag hetzelfde te doen, met dezelfde mate van concentratie en bevlogenheid. Bij werkzaamheden waarbij je veel moet nadenken is dat al helemaal lastig. Om je energie beter te richten, kun je het beste werkzaamheden die veel denkwerk vereisen afwisselen met meer praktische taken. Dus beginnen met doe-taken, dan denk-taken, dan lunch, dan weer doe-taken en eindigen met denk-taken.
De grootste concentratiepiek ligt bij de meeste mensen rond 11.00. Plan op dat moment (of op een moment dat voor jou het beste werkt) dus die lastige hersenkraker: een brainstorm, functioneringsgesprek of het schrijven van een stuk. Voorafgaand aan je concentratiepiek kun je beter meer praktische werkzaamheden verrichten, zoals je mailbox wegwerken of andere administratieve zaken. Na de lunch komt de energiedip. Het is dan het beste om geen denkwerkzaamheden te plannen. Doe dan wat meer praktische zaken. Aan het einde van de dag kun je weer wat denkwerkzaamheden plannen, want dan gaat je energiecurve weer omhoog.
Tip 4. Prioriteren en effectiever werken aan de hand van het Eisenhower-diagram
Bij het indelen van je werkzaamheden en tevens maken van je planning, bepaal je eerst wat belangrijk is en wat niet. Vervolgens bepaal je wat urgent is en wat niet. Dat klinkt vaak makkelijker dan het lijkt.
Belangrijk VS niet belangrijk
Bij belangrijke taken zijn veel mensen betrokken of heeft het niet of slecht verrichten van de taken verstrekkende gevolgen. Het zijn de zogenaamde hoofdtaken die bijvoorbeeld in je functie- of taakomschrijving staan. Vraag jezelf dus per taak af of deze tot je kernwerkzaamheden behoren of niet. Minder belangrijke taken zijn bijvoorbeeld je administratie bijhouden of een bestelling doen.
Urgent VS niet urgent
Wat moet echt nú gebeuren en kan niet wachten? Taken en klussen met een deadline of bepaalde afspraken zijn eerst niet urgent. Maar na verloop van tijd worden ze dat wel. Je wil voorkomen dat taken 'vanzelf', na verloop van tijd, urgent worden. Je wil namelijk zo min mogelijk taken bij urgent hebben staan. Door deze tweedeling te maken, kom je op de volgende diagram:
Eisenhower, opperbevelhebber en later president van Amerika, heeft dit prioriteitenmodel bedacht en zei hierover het volgende: Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent.
Tip 5. Maak een lijst met tijdverslinders
Een overzicht van wat je afleidt, geeft inzicht in wat je werk verstoort. Door een overzicht te maken van tijdverslinders en er vervolgens een actie aan te koppelen, ben je proactief bezig met timemanagement. Wat veel mensen bijvoorbeeld afleidt, zijn collega's die even langskomen voor een 'praatje', maar vervolgens een half uur blijven kletsen. De desbetreffende collega heeft er vaak helemaal geen erg in dat het je op dat moment niet uitkomt. Dat kan diegene ook niet weten als dat hem of haar niet wordt verteld. Probeer in dat geval op een vriendelijke manier te zeggen dat het je nu niet uitkomt, bijvoorbeeld: "Ik hoor straks graag meer over je weekend naar Rome, maar ik moet nu echt even verder met deze mail." Of je kunt zeggen: "Ik heb het ontzettend druk, dus ik ben bang dat ik weer door moet." Wanneer je dit respectvol brengt, mag je verwachten van deze collega dat deze het begrijpt. Hij of zij heeft het zelf vast ook weleens meegemaakt.
Tip 6. Stel SMART-doelen
Wat je wil bereiken in de tijd die je hebt moet realiseerbeer zijn. Het helpt daarbij om je doelen (ook van projecten, vergaderingen en andere gesprekken) SMART en daarbij concreet te maken. Een doel dat SMART is voldoet aan de volgende kenmerken:
- Specifiek - Wat is het doel? En ook: Wat is niet het doel?
- Meetbaar - Is het meetbaar en zo ja, hoe?
- Acceptabel - Wie is erbij betrokken? Is er draagvlak voor?
- Realistisch - Is het mogelijk en haalbaar?
- Tijdsgebonden - Wanneer is het af? Wat is de deadline?
Ook wanneer een collega je vraagt iets te doen of vice versa, kan het helpen dit zo concreet mogelijk te maken door deze uitkomsten SMART te maken. Dan weet je zeker dat de verwachtingen over de taak hetzelfde zijn.
Tip 7. Maak een langetermijnplanning: de glazen pot en de grote stenen
Als je alleen maar van dag tot dag werkt, dan krijgen de langetermijnprojecten- of plannen geen ruimte. Denk daarbij maar eens aan een grote glazen pot. Als je deze wilt vullen met grote stenen, lijkt de glazen pot al snel vol. Vervolgens blijkt er nog ruimte te zijn voor kiezels: de pot was dus niet vol! Nadat de kiezels erin zitten, lijkt de glazen pot weer vol, tot je er zand in probeert te doen. Is de pot nú dan eindelijk vol? Nee, want er kan nog water bij! En dan zit de glazen pot pas vol.
De grote stenen kun je zien als langetermijnprojecten, de kiezels voor de middellangetermijnklussen en het zand als kortetermijnwerkzaamheden. Het water staat voor de ad-hoc tussendoorwerkzaamheden, waar vaak teveel tijd in gaat zitten. Als je de glazen pot eerst had gevuld met alleen maar zand of water, dan hadden de grote stenen nooit gepast. Het is dus van belang om bij het maken van een langetermijnplanning rekening te houden met de grootte van de klussen en projecten. Op die manier lukt het je beter om alles binnen de beschikbare tijd in te plannen.
Tip 8. Hanteer de kaasschaafmethode
Er zijn klussen en projecten waar je als een berg tegenop kunt zien, gewoonweg omdat ze zo groot en onoverkoombaar lijken. Dan biedt de kaasschaafmethode uitkomst. Probeer op verschillende momenten een klein stukje van de klus of het project te doen. Dan hoe je niet alles in één keer te doen.
Door iets op te delen in meer overzichtelijke stukken en porties, wordt de berg of het project ook kleiner. Zorg er daarbij wel voor dat je ook voor die kleinere stukken en porties tijd inruimt en dit inplant. Als je dat namelijk niet doet, zul je deze berg niet overwinnen en wordt deze ook nooit kleiner.
Tip 9. Houd gedurende een week een logboek bij
Door een logboek bij te houden waarin je een onderscheid maakt tussen verschillende soorten werkzaamheden (zoals administratie, klantcontact, contact collega's, werken aan projec(en), etc.), krijg je inzicht in waar je jezelf kunt verbeteren. Bekijk dit logboek kritisch en maak keuzes waar je meer of minder tijd aan wilt besteden. Neem dit vervolgens ook op in je planning.
Tip 10. Communiceer met anderen!
Je hebt wel degelijk invloed op je tijd en de hoeveelheid werk die je in die gegeven tijd moet doen. Nee zeggen is vaak lastig als iemand met een dringende klus aan je bureau staat - je wil diegene toch helpen. Je kunt jezelf alleen afvragen ten koste waarvan? Komt het je nu echt uit, of is een later moment toch stukken beter? Geef dat dan ook aan. De ander weet dan waar hij of zij aan toe is.
Verder is het belangrijk je te realiseren dat je niet alles zelf hoeft te doen. Anderen zijn ook goed in staat om je uit de brand te helpen. De kunst bij delegeren is het loslaten. Geef de ander heldere uitleg en geef de ander ook vertrouwen. De eerste keren zal het wat onwennig voelen wanneer je iets delegeert, maar het levert je op lange termijn een hoop op, waaronder grip op je tijd. Kijk voor meer informatie op de trainingspagina van onze tweedaagse training Delegeren.
Vergeet niet: Timemanagement is zelfmanagement. Dus jíj staat aan het roer en niet de klok.
Meer leren over timemanagement?
Volg nu een training Timemagement bij Learnit Training of haal inspiratie uit onderstaande boeken, welke tevens inspiratie waren voor deze blog:
Timemanagement volgens Covey - Stephen R. Covey, Rebecca R. Merrill & Rebecca Merrill
Effectief tijdbeheer - Ineke E. Kievit- Broeze