Een functieprofiel is de beschrijving van de baan: welke taken erbij horen, waar de functie in de organisatie zit, welke bevoegdheden erbij komen en wat de arbeidsvoorwaarden zijn. De selectiecriteria komen daaruit voort. Dat zijn de punten waarop je kandidaten met elkaar vergelijkt, en ze zijn alleen bruikbaar als ze uit het profiel volgen en niet uit onderbuikgevoel.
Die volgorde is het halve werk. Wie eerst gesprekken gaat voeren en dan bedenkt wat hij zoekt, kiest de kandidaat die het aardigst was.
Wat er in een functieprofiel hoort
De harde kant is snel opgeschreven: de taken die de nieuwe medewerker gaat doen, de plek in de organisatie, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, het aantal uren, de contractvorm, de salariëring en de overige voorwaarden. Dat is de basis voor de vacaturetekst en het voorkomt de discussie achteraf over wat er nou precies was afgesproken.
Wat vaker wordt overgeslagen is de omgeving, en juist dat bepaalt of iemand het volhoudt. Waar komt de nieuwe medewerker te zitten? Hoe wordt er leidinggegeven? Wat is de gemiddelde leeftijd op de afdeling, en hoe is de sfeer? Is er een inwerkperiode en wie begeleidt die? Een profiel dat alleen taken opsomt levert kandidaten op die het werk kunnen maar niet passen, en dat zie je pas na drie maanden.
Neem er de tijd voor. Een vage of algemene omschrijving heeft twee gevolgen die elkaar versterken: er reageren mensen die niet geschikt zijn, en de mensen die wel geschikt zijn reageren niet omdat ze niet zien dat het over hen gaat.
Van profiel naar selectiecriteria
Zet de eisen uit je profiel om in criteria en verdeel ze in twee stapels: wat iemand op dag één moet kunnen, en wat iemand kan leren. Die tweede stapel is meestal groter dan de vacaturetekst suggereert. Vier tot zes echte eisen is genoeg; alles daarboven is een verlanglijstje en het maakt vergelijken juist moeilijker.
Maak de criteria zo dat je ze kunt zien in gedrag. "Communicatief vaardig" kun je niet meten en iedereen vinkt het aan. "Kan een technisch verhaal uitleggen aan iemand zonder achtergrond" kun je in een gesprek laten zien. Spreek vooraf af wie waarop let, want anders beoordelen twee mensen twee verschillende dingen en gaat het gesprek na de gesprekken over wie het beste gevoel had.
Wat je niet mag vragen
De Gelijkebehandelingswetgeving verbiedt discriminatie, en dat betekent concreet: geen vragen of opmerkingen over geslacht, leeftijd, afkomst, religie, nationaliteit, zwangerschap, seksuele geaardheid, burgerlijke staat of kinderen. Vragen die dus niet kunnen: ben je van plan zwanger te worden, heb je een partner, ben je lid van een politieke partij.
Daar hoort ook transparantie bij. In de vacature staan de taken, bevoegdheden, functie-eisen, de aard en omvang van het dienstverband, de plek in de organisatie en de standplaats. Kandidaten hoor je binnen twee weken na de sluitingsdatum iets te laten weten, en ze horen te weten hoe de procedure verder loopt. Dat kost een kwartier en het scheelt je reputatie.
Over social media: kijken kan altijd, maar besef dat je afwijst op informatie die niets met de functie te maken heeft en die je niet met de kandidaat hebt besproken. Als je het meeneemt, benoem het dan in het gesprek, zodat er iets tegenover kan worden gezet.
En dan is er nog AI in de procedure
Sinds kort schrijven kandidaten hun brief met een taalmodel en selecteren organisaties met software die brieven op trefwoorden beoordeelt. Twee dingen zijn daarbij van belang. Op de brief kun je niet meer selecteren zoals vroeger, want de spelfouten zijn eruit en de toon is verzorgd bij iedereen; wat overblijft is wat iemand echt heeft gedaan, en dat haal je uit een gesprek. En wie automatisch voorselecteert moet weten dat de Europese AI-verordening dat als een toepassing met hoog risico ziet: je moet kunnen uitleggen waarop is afgewezen, en een mens hoort de beslissing te nemen.
Doorvragen op gedrag: de STAR-methode
Gedrag in het verleden voorspelt gedrag in de toekomst beter dan een mening over zichzelf. Vraag daarom naar een concrete situatie: wat was de situatie, welke taak had jij daarin, wat heb je precies gedaan en wat kwam eruit. Blijf doorvragen tot je het ziet gebeuren. Wie zegt "we hebben toen als team besloten" heeft nog niets over zichzelf verteld.
Zelf beter worden in selecteren
Het gesprek is de plek waar de meeste fouten worden gemaakt, en dat is te oefenen. In de cursus Selectiegesprekken met STAR voer je die gesprekken en leer je doorvragen tot je concreet gedrag te pakken hebt. Cursisten gaven de training een 8,3, gemiddeld over 20 beoordelingen.
Gaat het bij jou vooral om de gesprekken met de mensen die er al werken, dan is de cursus Functioneringsgesprekken logischer. Cursisten gaven die een 8,9, gemiddeld over 14 beoordelingen.