Learnit Training
« Terug naar alle thema's

Trainingen Projectmanagement

Projectmatig werken kan het uiterste van zowel leidinggevende als medewerker vergen. De tijdsdruk is vaak hoog, de middelen zijn schaars en resultaten worden dikwijls scherp beoordeeld aan de hand van de aan het begin gestelde doelen. Onze projectmanagementtrainingen bieden een blauwdruk voor succesvol projectmatig werken, waarin prestatie en plezier elkaar wederzijds aanvullen en versterken.

[link]

Waarom e-mail niet je beste vriend is tijdens een project

Een cruciale factor voor het laten slagen van projecten is goede communicatie. Ondanks dat e-mails volop worden gebruikt in het bedrijfsleven, is een e-mailsysteem niet de beste keus voor communicatie tijdens een project. Hier zijn drie redenen waarom je beter voor een ander hulpmiddel kunt kiezen tijdens projectmanagement.

1. Centraal opslagsysteem

Een project bevat veel informatie. Heel veel informatie. E-mailsystemen zijn niet ideaal om deze informatie te ordenen en op te slaan. Bij een project komt veel kijken: niet alleen één-op-één gesprekken en bestanden, ook ideeën, rapporten en statistieken maken vaak deel uit van een project. Het gebrek aan een centrale en geordende opslagsysteem kan voor veel onduidelijkheid, vertraging en dubbel werk zorgen. Je tijd als projectmanager en -medewerker is waardevol, zorg daarom dat je je tijd effectief gebruikt!

2. Task management

Een nadeel aan e-mailen is dat je niet een standaard update krijgt van de gang van zaken. Tenzij iemand je specifiek een e-mail terugstuurt of je het zelf regelmatig vraagt aan de desbetreffende persoon, is het niet duidelijk hoe het er precies voor staat met de taken. Daarnaast worden alleen de personen op de hoogte gehouden die de mail daadwerkelijk krijgen, andere teamleden kunnen gauw (onbedoeld) worden buitengesloten van de update.

Door het gebruik van een effectieve project management tool, worden alle taken overzichtelijk weergeven en gevolgd. De taken kunnen goed beschreven worden en op prioriteit gesorteerd worden. Hierdoor kan de projectmanager gemakkelijk de status van het project volgen, zonder een e-mail te versturen of het persoonlijk te vragen.

3. Onvoorspelbaarheid

Een project gaat hand in hand met risico's en onvoorspelbaarheid. Als projectmanager en projectteam moet je goed voorbereid zijn op plotselinge verandering. In het geval van nood, moet de projectmanager in staat zijn snel een geschikte oplossing te vinden met de beschikbare middelen. Helaas geven e-mailsystemen niet de overzichtelijkheid die een team in een spoedgeval nodig heeft. Het gebruik van een tool specifiek gemaakt voor projecten biedt daarentegen een goede ondersteuning bij risico's en onzekerheid.

MS Project

Maar wat wordt dan je beste vriend tijdens projecten? Een systeem speciaal gemaakt voor projecten is Microsoft Project. Ms Project behoort al jarenlang tot één van de belangrijkste planningsprogramma's voor op de werkplek. Er zijn momenteel drie versies: 2010, 2013 en 2016. Learnit Training biedt verschillende cursussen aan, waardoor je snel kan beschikken over algemene projectmanagement kennis die je nodig hebt om projecten te plannen, te beheren en te rapporteren. Klik op een van de bovenstaande jaartallen voor meer informatie over de MS project trainingen van Learnit.

[link]

Hoe bereid je je voor op een online 2021?

Inmiddels wordt het langzamerhand duidelijk dat we zeker tot halverwege 2021 veelal thuis zullen zitten en dus ook thuis zullen moeten werken. Dit betekent dat er ook voor komend jaar veel online werkactiviteiten op de planning zullen staan. Hoe kun jij jezelf en je organisatie het beste voorbereiden op een online 2021? In deze blog leggen we je uit welke trainingen perfect aansluiten op online werken!

1. Zoekmachine optimalisatie (SEO). Hoe zorg je ervoor dat je zoveel mogelijk bezoekers naar je website trekt? Zoekmachine optimalisatie, ook wel SEO genoemd is hiervoor de oplossing! Learnit biedt een cursus aan waar niet alleen de basisprincipes rondom zoekmachine optimalisatie met je gedeeld worden, maar waarbij ook wordt gewerkt aan je praktijkvaardigheden. Leer bijvoorbeeld hoe je je eigen website kunt analyseren en optimaliseren. Op deze manier kun jij het maximale uit je website en webverkeer halen in 2021!

2. Online marketing. De ontwikkelingen op het internet verlopen in een razendsnel tempo. Online marketing is een thema dat het afgelopen jaar een belangrijke rol speelde voor veel organisaties, en de verwachting is dat online marketing mogelijk een nog grotere rol gaat spelen in 2021. Kan jouw organisatie nog wel wat leren op het gebied van online marketing? Bekijk dan eens onze nieuwe 7-daagse cursus online marketing. Tijdens deze allesomvattende cursus leer je alle vaardigheden die nodig zijn om jouw organisatie sterk op de (online) kaart te zetten. Onderwerpen die aan bod komen tijdens deze training zijn: zoekmachine optimalisatie, Google Ads, Google Analytics, Facebook advertising, e-commerce, social media marketing en contentmarketing.

3. Power BI Basis. Nu we elkaar (bijna) niet meer fysiek zien of spreken op de werkvloer, kan het soms lastig zijn om bepaalde informatie over te brengen naar collega’s. Denk bijvoorbeeld aan financiële rapportages. Voor dit soort informatie kan het handig zijn om een visualisatietool te gebruiken waardoor je op afstand gemakkelijk aan collega’s kunt laten zien wat er speelt. Een van de populairste visualisatie tools is Power BI. Learnit biedt een 2-daagse cursus Power BI aan, waarin je leert om effectieve managementrapportages te maken met behulp van jouw Excel gegevens. Op deze manier kun je met Power BI vervolgens een interactief management dashboard creëren, waarin je gemakkelijk gegevens kunt visualiseren en delen met je collega’s. Ideaal om informatie over te brengen dus!

4. Agile Scrum Basis. Scrum is niets anders dan een Agile raamwerk, dat symbool staat voor effectiever en flexibeler werken. De Agile manier van werken zorgt ervoor dat er in zelfsturende teams gewerkt kan worden, wat uitermate handig is voor de planning van complexere projecten. De focus van Scrum ligt op de communicatie binnen deze projecten, maar ook op de interactie tussen afdelingen en naar klanten toe. Nu online werken aan de orde van de dag is, zie je dat veel bedrijven gebruik maken van deze gestructureerde manier van (online) werken. Ben jij benieuwd of werken volgens deze stijl iets is voor jouw organisatie? Bekijk dan eens onze training Agile Scrum Basis. Tijdens deze training leer je niet alleen de theorie rondom deze methode, ook de vaardigheden die erbij komen kijken spelen een belangrijke rol. Wist je dat er de mogelijkheid is om na de training een officieel examen af te leggen, waarna je jezelf Scrum Master of Scrum Product Owner kan noemen? Klik op de training of informeer naar de mogelijkheden.

[link]

Wat kan ik met PRINCE2?

Ja, de wereld projectificeert: steeds meer organisaties werken met projecten. Voor jou betekent dit dat kennis hebben over hoe je een succesvol project voorbereidt, inricht en uitvoert niet meer vrijblijvend is, maar een voorwaardelijke investering in jezelf.

Het woord project valt regelmatig, maar is er wel echt sprake van een project? Zijn de randvoorwaarden om er een succes van te maken wel ingevuld? En – niet in de laatste plaats – weet je er voldoende van om je rol te spelen en andere belanghebbenden te betrekken en te adviseren over hun rol?

Hoewel projecten van alle tijden zijn, valt het me op dat er in veel organisaties nog wel ruimte voor verbetering is. Er starten nog steeds projecten zonder een goede zakelijke rechtvaardiging. Bewust sturen op risico en baten is op nog te veel plaatsen een ondergeschoven kindje; we geven geld uit maar staan weinig tot niet stil bij de opbrengst – en wat die opbrengst bedreigt.

Focus en snelheid

Het projectenspel wordt daarnaast gekenmerkt door tijdelijk werkende overeenkomsten tussen mensen in en tussen organisaties. Dat betekent wel dat je dit type overeenkomsten moet aangaan en afsluiten. In de afgelopen jaren is geïnvesteerd in meer agile werken. Dat biedt focus en snelheid. Het belangrijkste is echter dat je goed samenwerkt. Daar valt zeker nog winst te halen.

Een ander punt van zorg is de mate waarin projectmatig werken verankerd is in organisaties. Anders gezegd: hoe doen we hier eigenlijk projecten én hebben we een gemeenschappelijk en gedragen antwoord op die vraag? Een vaag antwoord verhult dat er op dit punt weinig substantieels is geregeld en dat maakt samenwerken extra lastig.

In die geprojectificeerde wereld zien we dat veranderingen aan de orde van de dag zijn. Er is steeds minder ruimte voor de spreekwoordelijke “automatische piloot”. Leren onderdeel van het werk maken in projecten waarin we met nieuwe, onbekende vraagstukken aan de slag gaan, lijkt een voor de hand liggende oplossing, maar dan moet je wel durven leren en dit proces bewust onderdeel durven maken van de projectlevenscyclus.

Strak keurslijf

PRINCE2 is een best management practice-methodiek die voortdurend wordt aangepast aan de veranderingen in het projectendomein. Veel mensen vinden PRINCE2 een strak keurslijf dat niet meer past binnen de projecten van vandaag. Als ik kijk naar de zeven principes en de vertaling ervan in processen en thema’s, dan wordt het nog lastig om aan te tonen dat het allemaal ouderwets en te zwaar op de hand is.

Mij valt op dat de mensen die de meeste weerstand vertonen bij de methode er het minst van begrijpen. Volgens mij biedt de methode je een raamwerk aan. Ze stelt je vragen en laat steeds weer zien dat succesvolle projecten worden gedaan door handelende mensen. Mensen die verantwoordelijkheid nemen, kiezen en anderen meenemen in de onderneming die een project heet. Als je vanuit die optiek naar PRINCE2 kijkt, valt er nog genoeg te ervaren en te leren.

Gratis webinar terugkijken

Wil je meer weten? Kijk dan het webinar van 30 januari terug 2020.

Dit kan via deze link.

[link]

Hoe cultuur je managementmethode om zeep kan helpen

Hoe een manager een project leidt hangt verrassend genoeg vooral af van zijn of haar afkomst. Cultuur speelt een grote rol in de benadering van management en leiderschap. Om een voorbeeld te geven: In een land als China is iedere leider, of het nu van het land zelf is of van de lokale fabriek, nog net geen heilige. Hiërarchie is alles en het in twijfel trekken of kritisch benaderen van ‘de’ leider staat bijna gelijk aan het aanvragen van je ontslag. Zet dit af tegen de steeds meer opkomende flexibele managementmethoden in het Westen en je begint je af te vragen hoe je deze mensen ooit in een gezamenlijk project kunt laten samenwerken.

Werkcultuur in westerse landen

In het Westen, waaronder dus ook Nederland, wordt de afstand tussen chef en werknemer steeds kleiner. Voor een deel komt dit door redenen die feitelijk zijn onderbouwd, maar zeker ook voor een flink deel vanwege onze Nederlandse ideologische benadering van hoe je met werknemers om moet gaan. De nieuwe Nederlandse managementstijl is vooral flexibel en geeft de werknemer veel verantwoordelijkheid om zelf na te denken en zelf een methode te vinden om zijn of haar deel van het project uit te voeren.

De rol van de manager

De manager is er vooral om te motiveren, te coördineren en ingewikkelde problemen op te lossen, waarvoor de werknemers zelf naar hem of haar toekomen. Voor de werknemer natuurlijk veel fijner werken, want het benut iemands capaciteiten optimaal en geeft ook minder werkdruk. Zowel voor de projectmanager als zijn werknemers. Minder overzicht betekent overigens ook een groter risico op miscommunicatie en maakt het voor de projectleider soms lastiger om goed overzicht te houden. Speciaal hiervoor zijn projectmanagementtools ontwikkelt, zoals bijvoorbeeld Scrum, die volledig uitgaan van het samen toewerken naar een specifiek doel. Hierbij heeft iedereen zijn eigen ‘gebied’, maar kan de manager aan de hand van de behaalde en nog niet behaalde targets wel controle houden en zien hoever iedereen is.

Projectmanagementmethodes

De culturele risico's van de veranderende projectmanagementmethodes zijn echter niet te onderschatten. De westerse cultuur is namelijk erg gericht op individualisme en het uitgaan van de kracht van de persoon. Je moet er zelf voor zorgen dat je gelukkig wordt, succesvol bent en slaagt in je carrière en leven. Dit staat haaks op de culturen van het grootste gedeelte van de wereldbevolking, inclusief Nederlanders met een andere culturele achtergrond. Zij gaan namelijk uit van de kracht van de groep, of het collectief. Hierbij speelt hiërarchie en sterk leiderschap een veel belangrijkere rol. Iedere groep heeft namelijk een leider nodig en dit leiderschap wordt in principe ook niet betwist. Voor Aziatische werknemers is het bijvoorbeeld heel normaal dat er iemand is die bepaalt wat hij of zij moet doen en ook hóe dit gebeurt. Het idee dat ze zelf mogen bepalen hoe ze hun werk doen en tot zekere hoogte ook kritisch mogen zijn en vragen mogen stellen is voor hen niet alleen vreemd, maar vaak ook niet gewenst. Niet het belang van de persoon staat voorop, maar het behaalde resultaat als een groep. Zelfs al gaat dat ten koste van hem of haarzelf.

Training projectmanagement

Veel projectleiders die met een cultureel gemixt team gaan werken zullen hier al snel achter komen. Mensen intercultureel laten samenwerken in een project vraagt een heel andere methode en heel ander soort type projectleider. De belangrijkste les is dat je de culturele aspecten binnen projectmanagement nooit moet onderschatten. Een goede voorbereiding, waaronder een goede projectmanagementtraining, is hierbij zeker het halve werk. Leer de cultuur van de mensen met wie je in een project stapt eerst goed kennen en ontdek dat je nog heel wat van hen kunt leren.

[link]

Van visie tot evaluatie: tips voor projectleiders

Of het nu gaat om het zorgen voor structuur, helder met je team communiceren of een visie overbrengen: leiders van projecten moeten van veel markten thuis zijn om hun team naar goede resultaten te leiden. Zes belangrijke tips voor de projectleiders van nu.

1. Bepaal de projectdoelen.

Duidelijke projectdoelstellingen zullen de focus van je project bepalen: wees hier daarom zo specifiek mogelijk in. Door de projectdoelen helder te formuleren voorkom je dat men te veel met bijzaken bezig is.

2. Zorg voor een heldere visie.

Een goede projectmanager zorgt voor duidelijkheid en inspireert de rest van het team. Een handig hulpmiddel in het creëren van duidelijkheid is door gebruik te maken van visuele middelen (diagram, grafiek of tekening). Een heldere visie zorgt ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan.

3. Zorg voor een duidelijke communicatie.

Om succesvol te werken binnen projecten is duidelijke, open communicatie van essentieel belang. Wees duidelijk over de doelen en de voortgang van het project. Dit zorgt voor een groter commitment van iedereen die werkt aan het project (opdrachtgever, projectleider, teamleden, lijnmanagers en de gebruikers). Daarnaast is het belangrijk dat iedereen bewust is van zijn of haar verantwoordelijkheden binnen het project. Als de verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn, bestaat de kans dat een project vertraging oploopt. Een goede communicatie is dus onmisbaar voor een prettige en effectieve samenwerking.

4. Zorg voor leiderschap.

Naast het opzetten, structureren en beheersen van een project, is leiderschap geven aan de teamleden een belangrijk onderdeel van projectleiderschap. Breng de projectdoelen en ideeën overtuigend over. Dit zal de teamleden enthousiasmeren en motiveren. Een positieve instelling laat zien dat je toegewijd bent aan het project. Geef de teamleden vertrouwen door bijvoorbeeld bepaalde zaken te delegeren.

5. Zorg voor structuur.

Een project kan complex en hectisch zijn. Structuur is dan erg belangrijk om het overzicht te houden. Maak gebruik van een goede mappenstructuur die toegankelijk is voor het hele projectteam en maak een duidelijke planning met behulp van bijvoorbeeld MS Project.

6. Evalueer het project.

Evaluatie is een stap die regelmatig wordt overgeslagen, terwijl het een belangrijk leermoment is. Zorg dat het hele team meedoet aan de beoordeling van het project. Wat ging goed? Wat ging minder? Wat kunnen we de volgende keer beter doen? Evaluatie is nodig bij elke mijlpaal en niet alleen aan het einde van het project. Als er niet wordt geëvalueerd is de kans dat een volgend project zal mislukken groter.

Training Projectleiderschap

Wil je verder groeien in je rol als projectleider? Dan is onze driedaagse training Projectleiderschap iets voor jou. Tijdens deze training besteden we aandacht aan je persoonlijke leiderschapsstijl. Je leiderschap moet er immers voor zorgen dat je een project tot een succes kan maken. In deze training leer je ideeën overtuigend over te brengen. Zo kun je je teamleden enthousiasmeren en motiveren. Daarbij leer je het beste in mensen naar boven te halen en individuele kwaliteiten te herkennen. Ook wordt aandacht besteed aan het contact met de opdrachtgever; hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat dit zo effectief mogelijk verloopt? Na het volgen van deze training weet je hoe je de belangrijkste kracht in het team wordt en blijft!

[link]

10 timemanagement-tips

Life is what happens to you, while you're busy making other plans. - John Lennon

De tijd slipt maar wat vaak door onze vingers. Toch hoeven we doorgaans niet per se méér tijd te krijgen, want er zitten nu eenmaal altijd 24 uren in één dag. We willen echter wel graag meer grip op onze tijd. Met deze praktische en direct uitvoerbare tips gaat dat je zeker lukken!

Tip 1. Neem pauze!

Door even weg te zijn van je werkzaamheden, kun je energie opdoen en neemt je concentratievermogen toe. Ga even naar buiten of haal koffie voor jezelf of je collega's. Maak een praatje met iemand over het weekend. Kortom: haal je hoofd even leeg van werk en ontspan, zodat je weer nieuwe energie hebt om door te gaan.

Tip 2. Maak iedere dag een planning voor 75% van je tijd

Schrijf aan het begin van iedere dag alles op wat je die dag moet doen. Maak vervolgens een planning, waarbij je 25% van je tijd niet inplant. Op die manier heb je met die 25% een buffer voor onvoorziene werkzaamheden of spoedklussen die tussendoor komen. Aan het einde van de dag check je of alles is gelukt en kijk je wat er naar morgen verschoven moet worden. Nog beter is om 's avonds gelijk de planning voor de volgende dag te maken, zodat je de volgende dag fris aan de slag kunt.

Tip 3. Plan je dag in met blokken van Doen - Denken - Doen - Denken

Het lukt ons niet om de hele dag hetzelfde te doen, met dezelfde mate van concentratie en bevlogenheid. Bij werkzaamheden waarbij je veel moet nadenken is dat al helemaal lastig. Om je energie beter te richten, kun je het beste werkzaamheden die veel denkwerk vereisen afwisselen met meer praktische taken. Dus beginnen met doe-taken, dan denk-taken, dan lunch, dan weer doe-taken en eindigen met denk-taken.

De grootste concentratiepiek ligt bij de meeste mensen rond 11.00. Plan op dat moment (of op een moment dat voor jou het beste werkt) dus die lastige hersenkraker: een brainstorm, functioneringsgesprek of het schrijven van een stuk. Voorafgaand aan je concentratiepiek kun je beter meer praktische werkzaamheden verrichten, zoals je mailbox wegwerken of andere administratieve zaken. Na de lunch komt de energiedip. Het is dan het beste om geen denkwerkzaamheden te plannen. Doe dan wat meer praktische zaken. Aan het einde van de dag kun je weer wat denkwerkzaamheden plannen, want dan gaat je energiecurve weer omhoog.

Tip 4. Prioriteren en effectiever werken aan de hand van het Eisenhower-diagram

Bij het indelen van je werkzaamheden en tevens maken van je planning, bepaal je eerst wat belangrijk is en wat niet. Vervolgens bepaal je wat urgent is en wat niet. Dat klinkt vaak makkelijker dan het lijkt.

Belangrijk VS niet belangrijk

Bij belangrijke taken zijn veel mensen betrokken of heeft het niet of slecht verrichten van de taken verstrekkende gevolgen. Het zijn de zogenaamde hoofdtaken die bijvoorbeeld in je functie- of taakomschrijving staan. Vraag jezelf dus per taak af of deze tot je kernwerkzaamheden behoren of niet. Minder belangrijke taken zijn bijvoorbeeld je administratie bijhouden of een bestelling doen.

Urgent VS niet urgent

Wat moet echt nú gebeuren en kan niet wachten? Taken en klussen met een deadline of bepaalde afspraken zijn eerst niet urgent. Maar na verloop van tijd worden ze dat wel. Je wil voorkomen dat taken 'vanzelf', na verloop van tijd, urgent worden. Je wil namelijk zo min mogelijk taken bij urgent hebben staan. Door deze tweedeling te maken, kom je op de volgende diagram:

Eisenhower, opperbevelhebber en later president van Amerika, heeft dit prioriteitenmodel bedacht en zei hierover het volgende: Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden urgent.

Tip 5. Maak een lijst met tijdverslinders

Een overzicht van wat je afleidt, geeft inzicht in wat je werk verstoort. Door een overzicht te maken van tijdverslinders en er vervolgens een actie aan te koppelen, ben je proactief bezig met timemanagement. Wat veel mensen bijvoorbeeld afleidt, zijn collega's die even langskomen voor een 'praatje', maar vervolgens een half uur blijven kletsen. De desbetreffende collega heeft er vaak helemaal geen erg in dat het je op dat moment niet uitkomt. Dat kan diegene ook niet weten als dat hem of haar niet wordt verteld. Probeer in dat geval op een vriendelijke manier te zeggen dat het je nu niet uitkomt, bijvoorbeeld: "Ik hoor straks graag meer over je weekend naar Rome, maar ik moet nu echt even verder met deze mail." Of je kunt zeggen: "Ik heb het ontzettend druk, dus ik ben bang dat ik weer door moet." Wanneer je dit respectvol brengt, mag je verwachten van deze collega dat deze het begrijpt. Hij of zij heeft het zelf vast ook weleens meegemaakt.

Tip 6. Stel SMART-doelen

Wat je wil bereiken in de tijd die je hebt moet realiseerbeer zijn. Het helpt daarbij om je doelen (ook van projecten, vergaderingen en andere gesprekken) SMART en daarbij concreet te maken. Een doel dat SMART is voldoet aan de volgende kenmerken:

  • Specifiek - Wat is het doel? En ook: Wat is niet het doel?
  • Meetbaar - Is het meetbaar en zo ja, hoe?
  • Acceptabel - Wie is erbij betrokken? Is er draagvlak voor?
  • Realistisch - Is het mogelijk en haalbaar?
  • Tijdsgebonden - Wanneer is het af? Wat is de deadline?

Ook wanneer een collega je vraagt iets te doen of vice versa, kan het helpen dit zo concreet mogelijk te maken door deze uitkomsten SMART te maken. Dan weet je zeker dat de verwachtingen over de taak hetzelfde zijn.

Tip 7. Maak een langetermijnplanning: de glazen pot en de grote stenen

Als je alleen maar van dag tot dag werkt, dan krijgen de langetermijnprojecten- of plannen geen ruimte. Denk daarbij maar eens aan een grote glazen pot. Als je deze wilt vullen met grote stenen, lijkt de glazen pot al snel vol. Vervolgens blijkt er nog ruimte te zijn voor kiezels: de pot was dus niet vol! Nadat de kiezels erin zitten, lijkt de glazen pot weer vol, tot je er zand in probeert te doen. Is de pot nú dan eindelijk vol? Nee, want er kan nog water bij! En dan zit de glazen pot pas vol.

De grote stenen kun je zien als langetermijnprojecten, de kiezels voor de middellangetermijnklussen en het zand als kortetermijnwerkzaamheden. Het water staat voor de ad-hoc tussendoorwerkzaamheden, waar vaak teveel tijd in gaat zitten. Als je de glazen pot eerst had gevuld met alleen maar zand of water, dan hadden de grote stenen nooit gepast. Het is dus van belang om bij het maken van een langetermijnplanning rekening te houden met de grootte van de klussen en projecten. Op die manier lukt het je beter om alles binnen de beschikbare tijd in te plannen.

Tip 8. Hanteer de kaasschaafmethode

Er zijn klussen en projecten waar je als een berg tegenop kunt zien, gewoonweg omdat ze zo groot en onoverkoombaar lijken. Dan biedt de kaasschaafmethode uitkomst. Probeer op verschillende momenten een klein stukje van de klus of het project te doen. Dan hoe je niet alles in één keer te doen.

Door iets op te delen in meer overzichtelijke stukken en porties, wordt de berg of het project ook kleiner. Zorg er daarbij wel voor dat je ook voor die kleinere stukken en porties tijd inruimt en dit inplant. Als je dat namelijk niet doet, zul je deze berg niet overwinnen en wordt deze ook nooit kleiner.

Tip 9. Houd gedurende een week een logboek bij

Door een logboek bij te houden waarin je een onderscheid maakt tussen verschillende soorten werkzaamheden (zoals administratie, klantcontact, contact collega's, werken aan projec(en), etc.), krijg je inzicht in waar je jezelf kunt verbeteren. Bekijk dit logboek kritisch en maak keuzes waar je meer of minder tijd aan wilt besteden. Neem dit vervolgens ook op in je planning.

Tip 10. Communiceer met anderen!

Je hebt wel degelijk invloed op je tijd en de hoeveelheid werk die je in die gegeven tijd moet doen. Nee zeggen is vaak lastig als iemand met een dringende klus aan je bureau staat - je wil diegene toch helpen. Je kunt jezelf alleen afvragen ten koste waarvan? Komt het je nu echt uit, of is een later moment toch stukken beter? Geef dat dan ook aan. De ander weet dan waar hij of zij aan toe is.

Verder is het belangrijk je te realiseren dat je niet alles zelf hoeft te doen. Anderen zijn ook goed in staat om je uit de brand te helpen. De kunst bij delegeren is het loslaten. Geef de ander heldere uitleg en geef de ander ook vertrouwen. De eerste keren zal het wat onwennig voelen wanneer je iets delegeert, maar het levert je op lange termijn een hoop op, waaronder grip op je tijd. Kijk voor meer informatie op de trainingspagina van onze tweedaagse training Delegeren.

Vergeet niet: Timemanagement is zelfmanagement. Dus jíj staat aan het roer en niet de klok.

Meer leren over timemanagement?

Volg nu een training Timemagement bij Learnit Training of haal inspiratie uit onderstaande boeken, welke tevens inspiratie waren voor deze blog:

Timemanagement volgens Covey - Stephen R. Covey, Rebecca R. Merrill & Rebecca Merrill

Effectief tijdbeheer - Ineke E. Kievit- Broeze

[link]

Projectmanagement, projectmatig werken in de praktijk (2011)

Roel Grit

Voor de training Projectmanagement maken wij onder andere gebruik van dit boek. Met dit boek maakt u op een praktische manier kennis met projectmatig werken.

Bij een project werkt een aantal mensen met een beperkte hoeveelheid geld tijdelijk samen om een bepaald doel te bereiken. Zowel in organisaties als op hogescholen worden werkzaamheden steeds vaker projectmatig aangepakt. Doel van het boek is personen met weinig of geen projectervaring theorie en een set praktische instrumenten aan te reiken om te leren werken in projectverband.

De bestseller Projectmanagement is door de heldere schrijfstijl en duidelijke structuur hét boek over dit onderwerp. Het aantal verkochte exemplaren van dit boek is inmiddels de 200.000 gepasseerd.

[link]

De zwakste schakel (1999)

Eliyahu M. Goldratt

De Engelse titel van dit boek is Critical Chain. In deze business-roman wordt op een geheel eigen wijze naar een projectmanagementproces gekeken. Op een inspirerende manier wordt beschreven hoe u projecten in veel minder tijd kunt afronden en binnen het budget zonder concessies te doen aan kwaliteitseisen of de functionaliteit.

[link]

Projectmanagement, een professionele aanpak van evenementen (2009)

Jan Verhaar

Dit boek biedt handvatten om van een creatief idee via een doortimmerd projectplan tot een succesvol en professioneel evenement te komen. Projectmanagement wordt gekarakteriseerd door de systematische en integrale controle van het ontwikkelingsproces, van het creatieve idee tot het concrete product. Evenementen, zoals tentoonstellingen, conferenties, kunstproducties, festivals en bedrijfs- en sportevenementen, trekken veel aandacht. Een initiatief eindigt echter nogal eens in een mislukking, doordat het budget overschreden wordt of deadlines niet gehaald worden.

[link]

Projectmanagement volgens PRINCE2 (2011)

Peter Janssen, Jean-Pierre van Craen

Dit boek geeft naast een brede inleiding in het vakgebied van het projectmatig werken ook inzicht in de procesmatige aanpak van PRINCE2, een algemeen toepasbare methode die geschikt is voor zowel kleine als grote projecten. Naast de theorie worden in het boek veel praktijkvoorbeelden, cases en opdrachten uitgewerkt. Nieuw in deze tweede, verbeterde editie zijn twee hoofdstukken over vooral de 'zachte' kant van projectmanagement. De PRINCE2-onderwerpen uit dit boek sluiten nog steeds goed aan op de examenspecificaties voor het EXIN-examen PRINCE2 Foundation.

[link]

Projectmatig Werken (2007)

Gert Wijnen, Willem Renes, Peter Storm

Dit boek is interessant voor iedereen die betrokken is bij een project en die invloed wil hebben op het verloop van het project. Dit boek geeft een compleet beeld van wat er allemaal komt kijken bij het opzetten en besturen van een project.

[link]

De kleine PRINCE2, gids voor projectmanagement (2010)

Mark van Onna, Ans Koning

PRINCE2 is een succesvolle projectmanagementmethode waarmee u projecten begeleidt van aanloop tot nazorg. ‘De kleine PRINCE2’ biedt een uitgebreid overzicht van deze methode. In het boek komt de volledige levenscyclus van een project aan bod.

[link]

Managen van Succesvolle Projecten met PRINCE2 (2010)

Office of Government Commerce

Dit boek is gericht op PRINCE2 Foundation.