Learnit Training
« Terug naar alle thema's

Trainingen Office

Learnit Training biedt verschillende leerzame en boeiende trainingen aan op het gebied van Office: van de basistraining Access tot aan de experttraining Excel. We bieden Office-trainingen maatgericht aan, zowel individueel als voor groepen.

Cursusnaam Duur










































































[link]

3 veel voorkomende Google AdWords fouten

Hoe zet je Google Adwords effectief in? Een reclamecampagne die gebrekkig is uitgevoerd kan een organisatie meer kosten dan haar lief is. Het is van belang dat je genoeg kennis hebt van Adwords. waardoor je slim kunt omgaan met de campagnes. Wij hebben 3 veel voorkomende fouten op een rijtje gezet, zodat je een stapje dichterbij een succesvolle Adwords reclamecampagne bent.

Fout 1. Blindelings vertrouwen in je eigen advertentie

Hoezeer je misschien de advertentie zelf geweldig vind, de statistieken kunnen je een hele andere mening tevoorschijn halen. Je kunt niet in andermans hoofden kijken, waardoor je niet zeker kunt zijn dat anderen je advertentie ook geweldig zullen vinden. Zorg ervoor dat je verschillende versies van je advertenties test. Varieer bijvoorbeeld met je titel of juist met een kortere inhoud. Hierdoor kun je zien welke versie tot meer bezoekers en omzet leidt.

Maak niet de fout meteen verliefd te worden op je advertentie terwijl je doelgroep waar de advertentie voor is bedoeld, geen enkele klik voelt. Blijf testen! Probeer je eigen advertentie altijd te verslaan, met nog een betere versie. Kies de versie die zorgt voor de hoogste conversion rate of juist de laagste cost per acquisition (CPA).

Fout 2. Geen gebruik maken van negatieve keywords

Naast 'positieve keywords', trefwoorden waar je juist wél op gevonden wilt worden, geeft AdWords ook de mogelijkheid om 'negatieve keywords' te gebruiken. Dit zijn trefwoorden waar je juist niet op gevonden wil worden. Een voorbeeld: Learnit geeft verschillende trainingen op het gebied van communicatie, management en IT. Een positieve keyword zou voor ons training kunnen zijn. Daarentegen zou Spaanse training een negatieve keyword kunnen zijn voor Learnit, omdat wij geen trainingen voor de Spaanse taal verzorgen. Wanneer iemand zoekt op Spaanse training, zal Learnit dus niet verschijnen.

Negatieve keywords kunnen toegevoegd worden via AdWords door op 'Negative keywords' te klikken, onder de lijst van keywords voor jouw campagne of advertentiegroep. De negatieve keywords kunnen toegevoegd worden voor een specifieke 'ad group' of voor de gehele advertentie.

Maar welke woorden moet je toevoegen aan de negatieve keywords? Dit kun je het beste achterhalen via Google Analytics. Ga naar Acquisition > Adwords > Matched Search Queries > Query Match Type > kies uit broad match of phrase match. Werp een blik op de trefwoorden die niet werken. Zijn er negatieve keywords die je kunt toevoegen waardoor goedwerkende trefwoorden niet worden geschrapt?

Fout 3. Niet bewust van je concurrentie

Nog een voorkomende fout: je bent niet bewust van je concurrentie, wat voor zoektermen zij gebruiken en hoe hun advertenties en pagina's eruit zien. Zet jezelf in de schoenen van je klanten: welke advertentie spreekt het meest aan? Op welke advertentie zou jij het eerst klikken?

Waarom is jouw concurrent bekender of juist minder bekend? Kijk niet alleen naar hoe de advertenties er uit zien, maar ook naar waar ze worden doorverwezen. Hoe verschilt dit met jouw eigen advertentie en pagina? Is er een betere vormgeving, tekst of keywords? Test de positieve waarnemingen in de nieuwe versie van jouw eigen advertentie. Gaat de conversion rate omhoog? Of misschien zelfs omlaag.. Nogmaals: blijf testen, een advertentie is nooit perfect!

Training Google AdWords Basis en Professioneel

Meer tips nodig? Learnit Training verzorgt twee trainingen voor Google AdWords: een basistraining voor de beginners en een professionele training voor de gevorderden. De training Google AdWords Basis sluit in combinatie met de training Google AdWords Professional aan op de certificering van Google AdWords, die op eigen initiatief na afronding van deze training gedaan kan worden.

In de training Google AdWords Basis leer je stap voor stap hoe Google AdWords werkt, hoe je het account inricht en hoe je een campagne opzet. Daarbij kijken we wat je concurrenten online doen en hoe je doelgroep online op zoek is naar bedrijven zoals de die van jou. Tot slot leer je hoe je de prestaties van je campagnes kunt bewaken en verbeteren, en hoe je een dashboard en automatische rapportage kunt aanmaken.

In de training Google AdWords Professional leer je strategischer met Google Adwords om te gaan, door een betere vertaling van je bedrijfsdoelen naar de inrichting van je campagnes te maken. Alle geavanceerde mogelijkheden van Google AdWords passeren de revue, zoals advertentie-extensies, automatische biedingen en remarketing. Je gaat in de praktijk aan de slag met die onderdelen die specifiek voor jou interessant zijn.

[link]

Is jouw website mobielvriendelijk?

Pak je smartphone erbij, start je internet op en ga naar jouw website. Wat zie je? Een website die qua inhoud goed past op je mobiel, zowel staand als liggend? Of niet? In het laatste geval heb je geen responsive website. Zonde! Het mobiele verkeer is de afgelopen jaren ongekend gestegen en zal blijven stijgen. 4 op de 5 Nederlanders heeft een smartphone en 90% gebruikt zijn of haar telefoon om te internetten. Bezoekers via een smartphone of tablet vormen een groot aandeel van het totale internetverkeer. Je mag ze dus absoluut niet uit het oog verliezen!

Betere gebruikerservaring

Veel internetverkeer loopt vandaag de dag via een smartphone of tablet. Heb je een website waarvan de content goed leesbaar is op alle verschillende elektronische apparaten? Met een responsive website is de bezoeker niet bezig met het in- en uitzoomen van afbeeldingen en teksten om ze goed te kunnen lezen en zien. Jouw website past zich automatisch aan aan het scherm van de bezoeker, waardoor de tekst altijd goed leesbaar is. Als je bezoeker via een smartphone niet kan vinden waar hij of zij naar zoekt, is de kans 61% groot dat de bezoeker de website direct verlaat. Moeten bezoekers wél pielen met de teksten en afbeeldingen? Bezoekers zullen sneller afhaken en jouw website verlaten. Een responsive website is dus een must!

Het belang van een snelle website

Google adviseert dat het laden van jouw website pagina maximaal twee seconden mag duren. Een laadtijd van meer dan vier seconden wordt als slecht gezien. Duurt het laden van een website te lang? De kans is groot dat de bezoeker alweer is verdwenen. De grote bottleneck bij het laden van een pagina zijn de afbeeldingen. Let bij het maken van je responsive design op de grootte van de afbeeldingen, zodat het de gebruikerservaring ten goede komt.

De bonuspunten van Google

Met een responsive website scoor je niet alleen bij je bezoekers, maar ook bij Google. Google houdt van responsive designs. Een goede online ervaring van de gebruiker is het uitgangspunt van de zoekmachine. Klikken bezoekers jouw website snel weg, dan blijft dat niet onbekend voor Google. Sterker nog, Google gebruikt deze informatie als indicator om te bepalen of jouw website relevant is of niet. Google geeft strafpunten wanneer jouw website slecht scoort op de technische aspecten. Deze strafpunten zorgen ervoor dat jouw website minder goed vindbaar wordt.

Wanneer is een responsive website interessant voor jou?

Het leveren van een goede mobiele ervaring is voor elk bedrijf interessant. Hoe je het ook wend of keert, het internetverkeer via smartphones en tablets heeft een groot aandeel in het totale internetverkeer. Is het voor jou een redelijk forse investering? Kijk dan naar waar jouw bezoekers vandaan komen. Heb je veel bezoekend verkeer via smartphones, maar klikt deze groep de website snel weg? Dan is het raadzaam om toch te gaan investeren in een responsive design.

Vergeet niet jouw website ontwerp te testen op zo veel mogelijk verschillende elektronische apparaten en schermformaten. Laat daarnaast jouw website beoordelen door Google, om erachter te komen of je huidige website wel geschikt is voor mobiele apparaten!

Hulp nodig?

Wil je jouw eigen website geschikt maken voor mobiel internet of wil je meer weten over het ontwikkelen van applicaties? In onze introductietraining Responsive design leer je alles wat je moet weten over mobiel internet en wat er komt kijken bij het ontwikkelen van mobiele websites.

[link]

Van visie tot evaluatie: tips voor projectleiders

Of het nu gaat om het zorgen voor structuur, helder met je team communiceren of een visie overbrengen: leiders van projecten moeten van veel markten thuis zijn om hun team naar goede resultaten te leiden. Zes belangrijke tips voor de projectleiders van nu.

1. Bepaal de projectdoelen.

Duidelijke projectdoelstellingen zullen de focus van je project bepalen: wees hier daarom zo specifiek mogelijk in. Door de projectdoelen helder te formuleren voorkom je dat men te veel met bijzaken bezig is.

2. Zorg voor een heldere visie.

Een goede projectmanager zorgt voor duidelijkheid en inspireert de rest van het team. Een handig hulpmiddel in het creëren van duidelijkheid is door gebruik te maken van visuele middelen (diagram, grafiek of tekening). Een heldere visie zorgt ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan.

3. Zorg voor een duidelijke communicatie.

Om succesvol te werken binnen projecten is duidelijke, open communicatie van essentieel belang. Wees duidelijk over de doelen en de voortgang van het project. Dit zorgt voor een groter commitment van iedereen die werkt aan het project (opdrachtgever, projectleider, teamleden, lijnmanagers en de gebruikers). Daarnaast is het belangrijk dat iedereen bewust is van zijn of haar verantwoordelijkheden binnen het project. Als de verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn, bestaat de kans dat een project vertraging oploopt. Een goede communicatie is dus onmisbaar voor een prettige en effectieve samenwerking.

4. Zorg voor leiderschap.

Naast het opzetten, structureren en beheersen van een project, is leiderschap geven aan de teamleden een belangrijk onderdeel van projectleiderschap. Breng de projectdoelen en ideeën overtuigend over. Dit zal de teamleden enthousiasmeren en motiveren. Een positieve instelling laat zien dat je toegewijd bent aan het project. Geef de teamleden vertrouwen door bijvoorbeeld bepaalde zaken te delegeren.

5. Zorg voor structuur.

Een project kan complex en hectisch zijn. Structuur is dan erg belangrijk om het overzicht te houden. Maak gebruik van een goede mappenstructuur die toegankelijk is voor het hele projectteam en maak een duidelijke planning met behulp van bijvoorbeeld MS Project.

6. Evalueer het project.

Evaluatie is een stap die regelmatig wordt overgeslagen, terwijl het een belangrijk leermoment is. Zorg dat het hele team meedoet aan de beoordeling van het project. Wat ging goed? Wat ging minder? Wat kunnen we de volgende keer beter doen? Evaluatie is nodig bij elke mijlpaal en niet alleen aan het einde van het project. Als er niet wordt geëvalueerd is de kans dat een volgend project zal mislukken groter.

Wil je verder groeien in jerol als projectleider? Dan is onze driedaagse training Projectleiderschap iets voor jou. Tijdens deze training besteden we aandacht aan je persoonlijke leiderschapsstijl. Je leiderschap moet er immers voor zorgen dat het project een succes wordt. In deze training leer je ideeën overtuigend over te brengen. Zo kun je je teamleden enthousiasmeren en motiveren. Daarbij leer je het beste in mensen naar boven te halen en individuele kwaliteiten te herkennen. Ook wordt aandacht besteed aan het contact met de opdrachtgever: hoe zorg je dat dit zo effectief mogelijk verloopt? Na het volgen van de training weet je hoe je de belangrijkste kracht in het team wordt en blijft!

[link]

Internetmarketing voor dienstverlenende MKB-bedrijven

De manier waarop dienstverlenende bedrijven met potentiële klanten in contact komen is aan het veranderen, en sneller dan ooit. Onderzoek in de VS heeft aangetoond dat in 2014 46% van de beslissers van B2B inkopen in de leeftijd van 18 tot 34 zat, de zogenaamde millenials. Dat was in 2012 nog 27%, een groei van bijna 70% dus! En die groep is opgegroeid met het internet. Zij gebruiken internet voor alles, en dus ook om zich te oriënteren bij de inkoop van diensten.

Voor MKB-bedrijven is het dus zaak zo snel mogelijk een online marketingstrategie te ontwikkelen. Zorgen dat je letterlijk in beeld komt, een goede indruk maakt en een conversatie opstart met de potentiële klant. Traditionele marktposities gelden online vaak niet. Online zijn het vaak andere bedrijven die goed vindbaar zijn en een goede indruk maken. Ze hoeven nog geen groot marktaandeel te hebben, maar ze hebben één ding gemeen; ze groeien snel! Maar hoe pak je dat aan, een online marketingstrategie ontwikkelen als MKB-bedrijf?

Ik heb gemerkt dat dit voor veel MKB-bedrijven een lastig proces is. Marketing is één van de kernen van een bedrijf. Zoals Peter Drucker al zei zijn marketing en innovatie de basisfuncties van een bedrijf. En binnen een bedrijf is er historisch een acquisitiewijze ontstaan die zijn waarde in het verleden bewezen heeft, en ingebed is geraakt in de organisatie. Het heeft zijn weerslag in de omschrijving van de diensten, de prijsstelling, de onderscheidende punten en voorwaarden waaronder de diensten worden aangeboden. Dit zal allemaal tegen het licht gehouden en heroverwogen moeten worden als je de diensten effectief online wilt promoten. Dat is een ander speelveld, met andere promotiekanalen, andere concurrenten en een andere relatie met potentiële klanten.

En het internet is niet alleen een verzameling van nieuwe promotiekanalen, het is een interactief medium waarmee een groep geïnteresseerden opgebouwd kan worden (een community) en waarmee laagdrempelig een (digitale) conversatie opgestart kan worden. Dat is zo anders dan hoe marketing vroeger ging dat het een volledige nieuwe visie van het MKB-bedrijf vergt. Om deze verandering door te gaan moet een MKB-bedrijf een aantal stappen doorlopen.

De eerste stap is dat er een probleemeigenaar in het bedrijf aangewezen wordt. Die gaat de kar trekken van deze omslag. Hij maakt de doelen helder, bepaalt de aanpak en bewaakt de voortgang. De tweede stap is het in huis halen van de kennis die nodig is om dit tot een goed eind te brengen. Ook als uiteindelijk besloten zou worden grote delen van de uitvoering uit te besteden, moet de basiskennis in eigen huis zijn. De internetmarketingtrainingen van Learnit Training vormen dan uiteraard een goede basis. Er zijn onder andere trainingen voor beginners en gevorderden op het gebied van Facebook advertising, Google Analytics, social media-marketing, e-commerce en contentmarketing.

De volgende stappen zijn in vogelvlucht:

  • Online klant helder krijgen
  • Propositie verbeteren
  • Trechter bouwen
  • Online promotie
  • Meten en verbeteren

Een uitwerking van deze stappen kun je lezen in onze gratis cursus Internetmarketing voor dienstverlenende bedrijven. Daarin worden duidelijk de stappen toegelicht die genomen moeten worden om succesvol internet marketing in een dienstverlenend bedrijf in te voeren. Tevens staan de grootste valkuilen bij dit proces beschreven en hoe die te vermijden.

[link]

Grip op je mailbox met 3 handige tips

Ben je erg veel tijd kwijt met het zoeken naar mailtjes? Idealiter moet je inbox, oftewel je digitale werkplek, zo leeg mogelijk zijn. In deze blog geven we je drie handige tips, waarbij we de instellingen in Gmail als voorbeeld nemen:

Tip 1: Maak gebruik van 3 hoofdlabels

Vrijwel alle e-mailprogramma's geven je de mogelijkheid om je inbox te personaliseren. Door binnenkomende e-mails op een gestructureerde manier te verwerken, kun je het overzicht goed bewaren. Hoe vaak komt het niet voor dat je eindeloos lang moet zoeken in je inbox om die ene e-mail te vinden? Maak gebruik van 3 hoofdlabels: wat je moet doen, waar je nog antwoord op moet krijgen en wat je hebt afgerond. In Gmail stel je dit als volgt in:

  1. Ga naar het tandwielpictogram en selecteer 'instellingen'
  2. Ga naar het tabblad 'Labels' en klik op 'nieuw label maken'
  3. Stel de labels in, bijvoorbeeld: 01 | To do, 02 | Wacht op antwoord en 03 | Afgerond
  4. Als je snel in één oogopslag onderscheid wilt maken tussen je mappen, kun je kleur geven aan de labels. Dit doe je door met je muis op het label te gaan staan (links in je inbox) en daar de kleur te selecteren. Geef bijvoorbeeld de kleur rood aan wat je nog moet doen (to do), geel aan lopende zaken (wacht op antwoord) en groen aan taken die klaar zijn (afgrond).

In de afbeelding hieronder zie je een voorbeeld van hoe je map "to do" er uit kan komen te zien:

Tip 2: Maak gebruik van sub-labels

Door 3 hoofdlabels aan te hebben gemaakt bij tip 1 heb je al gewerkt met labels, maar dit kun je uitbreiden door extra labels aan te maken van je verschillende werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan klantcontact, promotiezaken of werkoverleggen. Je stelt de labels op dezelfde manier in als bij tip 1. Ook deze labels kun je weer een kleur geven.

In de afbeelding hieronder zie je een voorbeeld van hoe je label "klanten" er uit kan komen te zien. Je ziet op deze manier ook in één oogopslag wat de status is, omdat je bij tip 1 al drie mappen hebt gemaakt voor je binnenkomende e-mails:

Tip 3: Zet je zelf in de BCC bij verzoekjes

Je kent het wel: je stuurt een e-mail naar iemand met een verzoek of vraag, maar hebt (nog) geen goede manier gevonden om bij te houden of je hier wel een reactie op hebt gekregen. Dit kan als gevolg hebben dat het je soms te laat binnenschiet dat je nog iets moest weten van iemand.

Je kunt dit voorkomen door jezelf in de BCC te zetten van e-mails waarin je wacht op een reactie van iemand anders. Je kunt een filter instellen in Gmail dat alle e-mail die afkomstig is van jouw e-mailadres én waarbij je jezelf in de BCC hebt gezet, direct doorgestuurd wordt naar je in tip 1 aangemaakte map 02 | Wacht op antwoord:

  1. Ga naar het tandwielpictogram en selecteer 'instellingen'
  2. Ga naar het tabblad 'Filters en geblokkeerde adressen' en klik op 'nieuw filter maken'
  3. Vul bij "van" én "aan" je eigen e-mailadres in, en klik op "Filter maken met deze zoekopdracht".
  4. Selecteer "inbox overslaan" en selecteer "Het label toepassen". Kies voor (bijvoorbeeld) het label "02| Wacht op antwoord" en klik op "Filter maken". Alle berichten die je hebt verzonden met vragen of verzoekjes vind je nu in deze map. Zodra je een reactie hebt kun je de e-mail verplaatsen naar bijvoorbeeld "03| Afgerond".

In onze tweedaagse training Timemanagement leer je efficiënt met je tijd omgaan en ga je een stuk minder gestrest naar huis aan het einde van de dag. Je leert niet alleen praktische tips zoals in deze blog, maar leert ook te reflecteren op je eigen denken en handelen. Wist je bijvoorbeeld dat assertiviteit en delegatievaardigheden ook een grote rol spelen? Ontdek het in onze training.

Sharon Faber, afdeling Communicatie & Management

[link]

Excel - Access 0:1

In de zomer van 2015 is er in Amerika een grootschalig onderzoek geweest naar het gebruik van Excel-werkbladen. Vele duizenden sheets zijn bekeken. En wat bleek? Het merendeel van deze werkbladen bevatten geen enkele formule. Dat betekent blijkbaar dat Excel voornamelijk gebruikt wordt om gegevens te bewaren, zonder dat daarmee gerekend wordt.

In de praktijk kom ik ook veel Excel-gebruikers tegen die allerlei lijstjes of lijsten maken in Excel. Ik begrijp dat ook wel, omdat de ruitjes-indeling handig werkt en eenvoudig met filters de juiste gegevens geselecteerd kunnen worden. De problemen komen wanneer gegevens van een werkblad gekoppeld moeten worden aan andere werkbladen. Dit lukt niet met een paar eenvoudige formules en wordt dan vaak ook haast onmogelijk. Hoewel Excel een aantal databasefuncties (DBSOM,DBAANTAL,..) kent zijn deze wel weer bedoeld om mee te rekenen.

De oplossing die niet voor de hand ligt, maar vaak wel veel beter is, is het importeren van de gegevens in MS Access. Dit gaat over het algemeen probleemloos en Access maakt hiervan tabellen. Het leggen van relaties tussen gegevens wordt nu eenvoudig. In de menu-optie 'Relaties' kunnen lijnen tussen velden van verschillende tabellen getekend worden om relaties aan te brengen. Daarbij kunnen diverse opties gebruikt worden om de integriteit van de gegevens te waarborgen. Zo kan bijvoorbeeld alleen een order worden toegevoegd als hiervoor eerst een klant is aangemaakt. Deze gegevensintegriteit is in Excel niet aanwezig.

In Access kunnen eenvoudig formulieren (invoerschermen) gemaakt worden om het voor gebruikers nog overzichtelijker te maken. Ook aan uitvoer is gedacht. Via rapporten kan de informatie zeer flexibel worden afgedrukt naar papier of PDF. Ook kan eenvoudig naar Excel geëxporteerd worden. In Access kunnen zelfs de meeste Excel functies gebruikt worden om berekeningen te maken.

Het is altijd belangrijk om bij werk het juiste gereedschap te gebruiken. Dat geldt ook op kantoor. Wanneer een Excel-werkblad geen formules bevat is het meestal beter om voor Access te kiezen.

Roy Nieuwenhuijzen

Office-trainer

Wil je persoonlijke begeleiding, feedback en oefenen met eigen situaties? Schrijf je dan in voor een Excel-training of Access-training Je kunt onze Office-trainingen volgen in de versies 2007, 2010, 2013 of 2016

[link]

Draaitabellen: de beste functie van Excel

Als er een top 40 zou bestaan van beste functies in Excel dan zouden de draaitabellen onbetwist op de eerste plaats staan. Wat mij betreft in ieder geval. Kort daarop gevolgd door de draaigrafieken. Waarom ben ik zo enthousiast over de draaitabellen? Ik zal het je uitleggen.

Wanneer je in Excel iets wilt berekenen dan moet je exact aangeven wat de bedoeling is. Tel de inhoud van A2 op bij de inhoud van B2 en vermenigvuldig dit met de inhoud van C2. Excel rekent dit prima voor je uit en toont het resultaat. Bij complexere functies als verticaal zoeken of geneste functies wordt het al snel lastiger om de juiste waarden in de juiste cellen te selecteren. Bij de draaitabellen is dat niet nodig.

Excel groepeert automatisch de gegevens bijvoorbeeld per locatie, regio, afdeling etc. Vervolgens kunnen allerlei functies zoals som, gemiddelde, max en min, gebruikt worden om per groep informatie weer te geven. Denk hierbij aan de totale omzet per regio of de gemiddelde kosten per afdeling.

Het uitgangspunt is de gegevenstabel. Dit is een werkblad met gegevens, verdeeld over kolommen, waarbij elke kolom dezelfde soort informatie bevat. Dit zijn bijvoorbeeld kolommen met namen, telefoonnummers en adressen. Boven elke kolom moet wel een naam aanwezig zijn. Deze namen worden namelijk in de draaitabel gebruikt.

Selecteer één cel in de gegevenstabel en kies de functie Draaitabel van het tabblad Invoegen. Bevestig het volgende scherm, zodat op een nieuw werkblad de draaitabel gemaakt wordt. Links is de ruimte gereserveerd voor het rapport en aan de rechterzijde kunnen de velden, de kolomnamen, in de juiste vakken geplaatst worden. Een kolomnaam geplaats in de Rijlabels zorgt voor groepering van de gegevens onder elkaar. Bij de Kolomlabels worden deze naast elkaar geplaats. In het vak Waarden worden de getallen geplaatst en kan per veld de gewenste functie gekozen worden. Dit kan door op de lijstpijl te klikken en dan bij de Waardeveldinstellingen de gewenste functie te selecteren.

Dat is alles. Je geeft aan waar de gegevens staan en Excel geeft je alle gewenste informatie. Wanneer je de informatie niet als cijfers maar als een grafiek wilt zien voer je exact dezelfde procedure uit, maar dan selecteer je een draaigrafiek in plaats van een draaitabel.

Ik weet zeker dat wanneer je draaitabellen gaat gebruiken je het met mij eens zal zijn dat de topper binnen Excel de draaitabellen zijn. Succes met het gebruik hiervan!

Roy Nieuwenhuijzen

Office-trainer

Wil je persoonlijke begeleiding, feedback en oefenen met eigen situaties? Schrijf je dan in voor onze eendaagse training Excel Draaitabellen, formules en functies. Je kunt deze training volgen in de versies 2007, 2010, 2013 of 2016

[link]

20 tips voor Excel 2013 - Deel III

Al goed gebruik kunnen maken van Excel 2013 na de tiplijst in onze vorige blog? We helpen je graag nog een handje verder om het gebruiksgemak te verhogen. Daarom volgen hieronder nog eens zes tips om je op weg te helpen met één van de belangrijkste reken- en presentatieprogramma's voor op de werkplek.

Tip 15: De Vulgreep

Met de Vulgreep kun je snel formules en reeksen doorkopiëren. Wanneer je met de cursor op een actieve cel rechtsonder gaat staan, verandert je cursor in een kruisje en kun je doorkopiëren naar de gewenste richting. In de figuur hieronder is de vulgreep in het rood weergegeven. Wanneer je dubbel klikt in plaats van sleept, wordt de formule/reeks automatisch doorgekopieerd. In de figuur hieronder zal dit tot en met cel C5 zijn.

Tip 16: Sneltoetsen werkbladen

Wanneer je werkt met veel werkbladen in Excel, kun je snel navigeren met de volgende Sneltoetsen:

  • Werkblad naar rechts: ctrl + PageDown
  • Werkblad naar links: ctrl + PageUp

Tip 17: Sneltoetsen werkmappen

Wanneer je veel tussen verschillende vensters navigeert, dan is alt + tab de oplossing. Hierdoor wissel je snel tussen de laatste twee gebruikte schermen. Als je alt ingedrukt blijft houden en herhaaldelijk op tab drukt, wissel je door alle vensters. Door alt + tab los te laten, wordt het gekozen venster actief.

Tip 18: Sneltoets cel absoluut maken

Zoals in Tip 7 is beschreven, kunnen we celverwijzingen absoluut maken. Wanneer we met de cursor in de formulebalk op de betreffende cel gaan staan, maken we deze cel absoluut met de knop F4. Door herhaaldelijk op F4 te drukken, wissel je tussen de volgende mogelijkheden: $A$1, A$1, $A1 en A1. Het eerstvolgende teken na het $-teken is absoluut.

Tip 19: Sneltoetsen voor selecties

Bij grote bestanden wil men vaak grote bereiken selecteren. Dit kan met de muis een lastige klus zijn. Wanneer de knoppen ctrl + shift + pijltje worden ingedrukt, kan men snel per rij en kolom de selectie uitbreiden. Met ctrl + shift + * worden alle cellen eromheen geselecteerd totdat Excel een lege cel tegenkomt.

Tip 20: Excel 2013 kennis verbreden

Een training Excel 2013Basis/Vervolg/Expert bij Learnit Training helpt je om je kennis te verbreden. In onze training leer je in eigen tempo met Excel 2013 werken. Hierbij word je begeleid door een ervaren trainer. Als je zelf al tegen problemen bent aangelopen met Excel, kan het verhelderend zijn een voorbeeld uit je werkomgeving mee te nemen naar de training. Je kunt dan nóg praktijkgerichter aan de slag. Collega's of werknemers die de training willen volgen? We geven deze training ook zeer maatgericht en (incompany) voor grote groepen.

Je kunt hieronder klikken om de overige tips te bekijken:

[link]

20 tips voor Excel 2013 - Deel II

Al goed gebruik kunnen maken van Excel 2013 na de tiplijst in onze vorige blog? We helpen je graag om het gebruiksgemak nog verder te verhogen en daarom volgen hieronder nog eens zeven tips voor het werken met één van de belangrijkste reken- en presentatieprogramma's voor op de werkplek.

Tip 8: Macro's

Wanneer je vaak terugkerende werkzaamheden moet doen, is een Macro de oplossing. Een voorbeeld van zo'n soort veelvoorkomende klus kan zijn dat je elke maandag een rapport moet maken van data uit een database. De eerstvolgende keer dat je dit doet ga je een macro opnemen, waarbij elke muisklik en toetsenaanslag wordt opgenomen. Vervolgens kunnen de opgenomen handelingen met één muisklik worden uitgevoerd.

Dit doe je als volgt:

  • Ga in de cel staan waar je wilt beginnen met het opnemen van de macro (bv. cel A1).
  • Kies Beeld > Macro's > Macro opnemen.
  • Geef in het venster 'Macro opnemen' een macronaam en sneltoets op.
  • Gebruik een oranje opvulkleur voor de cel A1.
  • Stop de macro door links onder het scherm op de stopknop te klikken.

Nu heb je een macro opgenomen en kun je een willekeurige cel, met behulp van de sneltoets, oranje maken. Natuurlijk kun je de macro veel langer maken en is het ook nog mogelijk deze relatief te laten verwijzen.

Tip 9: Verticaal zoeken

Met Verticaal zoeken wordt er gezocht naar een waarde in een matrix die als resultaat een waarde geeft uit dezelfde rij. Dit wordt vaak gebruikt om bijbehorende gegevens op te zoeken uit een grote database. De functie die we hiervoor gebruiken heet VERT.ZOEKEN en kunnen we opvragen via Formules > Zoeken en verwijzen > VERT.ZOEKEN.

Syntax: VERT.ZOEKEN(zoekwaarde;tabelmatrix;Kolomindex_getal;benaderen)
Zoekwaarde: Is de waarde waar we op willen zoeken in de tabelmatrix (cel A9).
Tabelmatrix: Is het celbereik waarin gezocht moet worden (blauwe lijnen).
Kolomindex_getal: Is het kolomnummer van de tabelmatrix dat als resultaat moet worden weergegeven (rode stippellijnen).

Benaderen: keuze uit
ONWAAR: exact als zoekwaarde
WAAR: lijkt op zoekwaarde
Syntax: VERT.ZOEKEN(A19;A2:C6;3;WAAR)

Als we bovenstaande syntax invullen in cel B9, laten we het zoeken naar "week 2" in de tabelmatrix. Waarneer deze is gevonden wordt het resultaat van kolom 3 weergegeven. In de figuur hieronder is dat 95.

Tip 10: Autosom

Om snel een som-functie te maken bestaat er de knop met het som teken (tabblad start). Hiermee kunnen we snel een aantal cellen optellen met maar enkele muisklikken.

  • Ga in de cel staan waar het antwoord moet komen.
  • Klik op de knop met het som teken
  • Selecteer met de muis de cellen die moeten worden opgeteld.
  • Sluit af met ENTER.

Wanneer op het pijltje naast het somteken wordt geklikt, verschijnen de volgende functie-keuzemogelijkheden: Gemiddelde, Aantal getallen, Max en Min.

Tip 11: Lastige formules

Als er lastige formules moeten worden gemaakt, is het handig om deze in te vullen in het 'Functieargumenten'-scherm. Zo vergroot je de kans om de formule correct te maken, doordat speciale tekens automatisch worden ingevuld. Daarnaast staat er per argument nog een korte uitleg. Dit scherm is op te roepen met de knop ƒx (links van de formulebalk) als de cel actief is.

Tip 12: Selecteren speciaal

Wanneer in data bepaalde cellen moeten worden geselecteerd om te bewerken, kun je gebruikmaken van 'Selecteren speciaal'. Je kunt hier denken aan lege cellen, opmerkingen, formules en verschillen in rijen dan wel kolommen.

  • Selecteer het gebied waarin gezocht moet worden.
  • Druk op F5.
  • Geef in het venster 'Selecteren speciaal' aan waarop geselecteerd moet worden.

Tip 13: Gegevens samenvoegen "tekst"

Wil je bijvoorbeeld nieuwe gebruikersnamen creëren aan de hand van voornaam, achternaam en geboortejaar, dan is dit mogelijk met tekstformules als RECHTS, MIDDEN en LINKS. In de figuur hieronder zien we in de bovenste rij de gegevens van Pieter, in rij 2 de functie die gebruikt wordt en daaronder, in rij 3, zien we het resultaat.

De Syntax voor LINKS is: =LINKS(D1;2). Oftewel: van de tekst in cel D1 willen we de linker twee tekens als resultaat. In cel E4 zijn alle gegevens van rij 3 samen gevoegd als een nieuwe gebruikersnaam. De formule hiervoor is bovenin in het figuur hiernaast weergegeven. De " " geeft een spatie als resultaat tussen Pian en 75.

Tip 14: Dubbele waardes verwijderen

Als je data vervuild is geraakt met dubbele waardes, kan dat in enkele stappen verholpen worden. Dit doen we aan de hand van een voorwaardelijke opmaak, zoals in de figuur hieronder te zien is.

  • Selecteer het gebied waarin de dubbele waardes voorkomen.
  • Kies Start > Voorwaardelijke opmaak > Markeringsregels voor cellen > Dubbele waarden.
  • Geef in het venster 'Dubbelen waarden' een opmaak op.

Nu de voorwaardelijke opmaak is gemaakt kunnen we aan de hand van een filter (op kleur) de rijen selecteren en verwijderen. Let op: klik de rijen aan met Ctrl (control) ingedrukt, anders worden ook tussenliggende rijen verwijderd!

En dat was alweer het tweede deel van deze tip lijst rondom het gebruik van Excel 2013. Je kunt hieronder klikken om de overige tips te bekijken:

Mocht je nog meer willen leren over Excel, bekijk dan eens onze Excel-trainingen (ook te volgen via e-learning).

[link]

20 tips voor Excel 2013 - Deel I

Microsoft Excel behoort al jarenlang tot één van de belangrijkste reken- en presentatieprogramma's voor op de werkplek. Excel is een programma dat wordt gebruikt om data te verwerken en deze data overzichtelijk te presenteren. Excel 2013 lijkt qua interface sterk op voorganger 2010, maar de software is qua stijl en vormgeving richting de zogeheten 'metro-interface' van Windows 8 gegaan. Daarnaast heeft deze versie een groot aantal sjablonen meegeleverd die de gebruiker meteen van dienst zijn bij het opstellen van specifieke tabellen (rapporten, agenda's, budgetten etc.). En ten slotte is het makkelijker dan ooit om gemaakt werk online te delen en samen tegelijkertijd aan bepaalde documenten te werken.

In deze tiplijst (deel I) gaan we enkele van deze nieuwe functies bespreken, zodat je nóg meer uit Microsoft Excel kunt halen.

Tip 1: Snel aanvullen

Excel is nu nog slimmer geworden in het herkennen van patronen. Als we het voorbeeld in het screenshot hiernaast volgen, dan zien we dat in cel B2 tijdens het typen van de voornaam uit cel A2, een aanvullijst wordt getoond. Door op enter te drukken kunnen we deze lijst accepteren.

  • Dit werkt ook omgekeerd (typ in kolom B de achternaam)
  • Een teken toevoegen (typ in kolom B: Voornaam ? Achternaam)
  • Gegevens wisselen (typ in kolom B: Achternaam voornaam)

Tip 2: Snelle analyse

Gegevens worden sneller geanalyseerd in Excel 2013. Maak een selectie van de gegevens die je wilt analyseren. Rechtsonder verschijnt de knop Snelle analyse. Met deze knop worden snelle analyses gemaakt, zie de figuur hieronder.

In dit voorbeeld is gekozen voor een 'som-analyse' als resultaat. Analyses kunnen bestaan uit: Opmaak, Grafieken, Totalen, Tabellen en Sparklines.

Tip 3: Aanbevolen grafieken

Met de aanbeveling van grafieken worden verschillende aanbevelingen gemaakt op basis van de geselecteerde gegevens.

  1. Selecteer de cellen die u in een grafiek wilt weergeven.
  2. Kies Invoegen > Aanbevolen grafieken
  3. Klik de gewenste grafiek aan in het venster Grafiek invoegen en klik op OK.

Nu de grafiek is aangemaakt zijn er drie knoppen zichtbaar. Met de filterknop is het nu ook mogelijk snel te filteren in de gegevens die moeten worden opgenomen in de grafiek.

Tip 4: Aanbevolen draaitabellen

Met draaitabellen kun je een groot aantal gegevens analyseren - dit helpt om betere beslissingen te nemen. Als beginner kan het lastig zijn wegwijs te worden wanneer er veel datapunten zijn. Excel helpt je om automatisch draaitabellen te genereren en dit werkt op dezelfde manier als Aanbevolen grafieken (Tip 3).

  1. Selecteer de cellen waarvan je een draaitabel wilt maken.
  2. Kies Invoegen > Aanbevolen draaitabellen.
  3. Klik de gewenste draaitabel aan in het venster Aanbevolen draaitabellen.

De wizard voor draaitabellen is nog steeds te gebruiken, mocht je de draaitabel willen aanpassen. Om deze weer te geven, klik je op de draaitabel waarnaar rechts op het scherm je venster wordt weergegeven.

Tip 5: Tijdlijn voor draaitabellen

Voor draaitabellen is er een nieuwe functie ingevoegd om een tijdfilter te maken. Dit werkt ongeveer op dezelfde manier als je wellicht gewend bent van zogeheten Slicers. Let op: Er moet in de brongegevens wel een kolom met datums aanwezig zijn!

Invoegen van de Tijdlijn:

  1. Klik op de draaitabel om de Hulpmiddelen voor draaitabellen weer te geven.
  2. Kies Analyseren > Tijdlijn invoegen.
  3. Selecteer in het venster Tijdlijnen invoegen de gewenste datumvelden en klik op OK.

Nu de tijdlijn is ingevoegd kunnen we deze aanpassen in de gewenste meeteenheid. We gebruiken de tijdlijn om een periode te selecteren.

Tip 6: Sjablonen

Wanneer opmaak niet je sterkste kant is, kun je gebruikmaken van vooringestelde Sjablonen. Excel heeft een groot aantal Sjablonen voor budgetten, facturen, agenda's, lijsten, leningen en planningen. Door gebruik te maken van deze Sjablonen kun je je focussen op het rekengedeelte en zorgt Excel voor zeer fraaie rekenbladen.

  1. Kies Bestand > Nieuw.
  2. Klik bij Voorgestelde zoekopdrachten op een van de suggesties of typ in de Zoekbalk zelf een suggestie.

Tip 7: Absoluut en Relatieve celverwijzing

Dit gebruiken we wanneer er formules gekopieerd worden naar meerdere cellen. Relatieve cel verwijzing laat de cellen in de formule mee veranderen. In de figuur hieronder mag de formule van cel D3 naar beneden gekopieerd worden om de totalen van de weken te bereken. De formule voor cel D4 wordt dan: =B4+C4

Nu is het ook mogelijk om een cel vast te zetten (absoluut) bij het kopiëren van een formule. In de figuur hieronder willen we de bonus van 15% (cel C1) blijven gebruiken als we de formule van cel C4 naar beneden kopiëren. De formule van C4 wordt dan: =B4*$C$1. Het $-teken geeft aan dat het teken erachter vaststaat. In dit geval staan de C en de 1 vast. Wanneer we de formule van C4 door kopiëren naar beneden, krijgen we als resultaat in cel C5: =B5*$C$1. In cel C6: = B6*$C$1.

Zo, dat waren de eerste zeven tips rondom het gebruik van Excel 2013. Je kunt hieronder klikken om de overige tips te bekijken:

Mocht je nog meer willen leren over Excel, bekijk dan eens onze Excel-trainingen (ook te volgen via e-learning).

[link]

Is het wel een project?

Vanaf 1980 werd projectmatig werken steeds belangrijker door de toenemende dynamiek en complexiteit van de maatschappij en de organisaties zelf. Tegenwoordig wordt bijna elke klus een project genoemd; zelfs het opruimen van de archiefkast is een project. Ik denk dat het door de tijdgeest komt, projectmanagement is trendy. Dat iedere activiteit een project wordt genoemd is duidelijk een gevalletje ‘de klokken horen luiden, maar niet weten waar de klepel hangt’.

Je kent vast het geheugenspelletje van vroeger nog: ‘Ik ga op reis en ik neem mee..’. De eerste speler zegt: "Ik ga op reis en ik neem mee: een zwembroek". De tweede speler herhaalt dit en voegt iets toe. De derde speler herhaalt het woord van speler één en twee en voegt iets toe, enzovoort, enzovoort. Aan de hand van een vakantieplanning schets ik je de keuze van manieren van werken en het onderscheid.

Elk jaar ga je naar dezelfde bestemming via een vaste route, neem je zelf de spullen mee en het budget is door de jaren ervaring nauwkeurig vast te stellen. Dit is routine. Indien je routinematig ‘saai’ vindt en je meer spontaniteit en avontuur wil, dan kies je voor improviseren. Je globale wens is ‘daar waar de zon schijnt’, dus je stapt in de auto en rijden maar. Regelmatig wordt de koers aangepast aan de omstandigheden. Er ontstaan gedurende de trip nieuwe ideeën. Het is niet goed voor te bereiden daarom neem je verschillende spullen mee en veel geld.

Wanneer je je vakantieplanning projectmatig aanpakt, heb je een meer omlijnd doel (cultuur in Frankrijk, afgewisseld met ontspanning). Je bepaalt eerst de functionele eisen (kastelen en strand) en de operationele eisen (zonne-uren per maand in de regio en maximale afstand). Daarna ga je inventariseren welke keuzemogelijkheden er zijn voor vakantiebestemmingen. Je maakt een keuze, bepaalt de route en pakt de noodzakelijke spullen in en vertrekt. Bij elke keuzemoment zijn kleine wijzigingen mogelijk.

Projectmatig werken ligt tussen routine en improviseren in: er is geen garantie dat het vooraf vastgelegd resultaat bereikt wordt door het volgen van vaststaande procedures, maar er is voldoende ervaring in (soort)gelijke situaties om een af te leggen weg te beschrijven, die waarschijnlijk de geformuleerde doelstellingen dichterbij brengt.

Binnen een organisatie kan er op verschillende manieren gekeken worden naar projecten en projectmatig werken. Bij bijvoorbeeld het bouwen van een huis wordt het ontwerpen en de bouw gezien als een project, waarin architect en aannemer samenwerken. Vanuit de top wordt het geheel gezien als een project. De metselaars en timmerlieden werken routinematig. Vanuit de uitvoering wordt het als routine gezien.

Het kan ook zijn dat de moederorganisatie zeer regelmatig activiteiten verricht in de vorm van een project, bijvoorbeeld bij vernieuwing van producten en onderzoek. Vanuit de top worden deze activiteiten gezien als routine. De uitvoerende onderzoekers werken projectmatig. Vanuit de verschillende lagen kan verschillend geoordeeld worden over routinematig en projectmatig werken.

‘Iets’ leent zich voor een project indien er van te voren een globale beschrijving te geven is van een aantoonbaar, gewenst eindresultaat. Daarnaast komt er een einde aan de specifieke inspanning, na het bereiken van het eindresultaat. En op de derde plaats bestaat er een behoorlijke mate van onzekerheid t.a.v. het eindresultaat en/of de weg.

Wanneer je weer de opdracht krijgt om betrokken te zijn bij een “project”, houdt het dan tegen dit voetlicht aan en maak een bewuste en kritische afweging of het een activiteit is of dat het daadwerkelijk een project is. Een project is een tijdelijk werkverband van een aantal mensen – meestal verschillende vakgebieden – om een vooraf vastgesteld doel te bereiken met een vastgesteld budget.

[link]

Liggende pagina's afdrukken met behulp van secties

Het zoemende geluid van afdrukkende printers horen we steeds minder vaak. Documenten worden niet meer afgedrukt maar vooral via e-mail verstuurd of gedeeld via platforms als Sharepoint. Desondanks wordt MS Word nog steeds veel gebruikt om documenten samen te stellen. Zaken als opmaak, kopregels en automatisch een inhoudsopgave genereren zijn nog steeds favoriete mogelijkheden van MS Word.

Wat wel lastig is, is om in één en hetzelfde document zowel staande als liggende pagina’s op te nemen. Vaak is het een hele toer om de liggende pagina’s met bijvoorbeeld een grafiek ook zó af te drukken zodat de grafiek past. Deze liggende pagina apart afdrukken geeft weer problemen met de paginanummers.

De juiste manier om dit netjes en eenvoudig op te lossen is om gebruik te maken van secties. Een document kan in meerdere secties ingedeeld worden. Per sectie kunnen diverse instellingen, zoals een staande of liggende pagina, worden ingesteld. Voordat secties worden ingevoegd is het handig om de secties ook zichtbaar te maken. Door met de rechtermuisknop op de 'Statusbalk' (onderste balk, naast het woordje 'Gereed') te klikken kan de weergave van de secties worden ingeschakeld. Nu is zichtbaar in welke sectie de cursor staat.

Het invoegen van secties gaat via het tabblad 'Pagina-indeling 'en dan uit de groep 'Pagina-instelling' de optie 'Eindemarkeringen'. Via deze optie kan gekozen worden voor 'Volgende Pagina'. Deze optie zorgt ervoor dat de sectie altijd op een nieuwe pagina begint. Wanneer de cursor in deze sectie geplaatst wordt kan bij 'Pagina-Indeling > Afdrukstand' gekozen worden voor 'Liggend'. Deze sectie heeft nu deze afdrukstand. Vergeet niet om aan het eind van deze sectie nogmaals een eindemarkering te plaatsten zodat bij de volgende sectie weer gekozen kan worden voor een staande afdrukstand.

Word-training

Wil je ook de meest elementaire mogelijkheden van Word onder de knie krijgen gemakkelijk allerlei documenten opstellen? Volg dan bij ons de training Word Basis. Aan het eind van onze tweedaagse training begrijp je hoe de interface werkt, heb je geleerd wat Word allemaal te bieden heeft en kun je de belangrijkste functies van het programma gemakkelijk in de praktijk brengen.

[link]

E-mail managen met Outlook

Regelmatig praat ik met deelnemers over de toename van e-mail als communicatiemiddel. Een groot deel van de beschikbare werktijd gaat op aan het beantwoorden van e-mail. Eén deelnemer gaf zelfs aan dat zij overdag zoveel e-mail kreeg dat zij ’s avonds thuis haar eigenlijke werk aan het doen was. Dit kan nooit de bedoeling van e-mail zijn geweest. E-mail is bedoeld als ondersteuning, niet als primaire taak. Ik denk niet dat er ook maar één werknemer in zijn functiebeschrijving heeft staan dat e-mail beantwoorden de hoofdtaak is.

Tijdens de gesprekken met mijn deelnemers vraag ik ook altijd wie er veel e-mail ontvangt. Vervolgens vraag ik of deze veel-ontvangers ook altijd gelijk antwoord geven. Dit wordt meestal bevestigend beantwoord. Wanneer je een vraag hebt en je hebt de keus om dit aan meerdere collega’s per e-mail te vragen, dan mail je toch altijd naar degene die het snelst antwoord geeft?Op deze manier creëer je dus je eigen omgeving. Ik adviseer dan ook altijd om alleen op vaste tijden, bijvoorbeeld rond 10.00 en 15.00, je mailbox af te handelen. Collega’s wennen hier snel aan en als het echt dringend is wordt de telefoon gebruikt.

Ook binnen Outlookzijn er diverse middelen beschikbaar om de grote hoeveelheid e-mail te managen. Omdat Outlook gebruik maakt van MS Word als editor, werkt het volgende ook in Word: wanneer regelmatig dezelfde teksten in e-mail gebruikt moeten worden, wordt meestal een oude e-mail opgezocht en de tekst gekopieerd. Een snellere manier is om gebruik te maken van de 'Snelonderdelen' (Quickparts). Wanneer een nieuwe e-mail gemaakt wordt kan de geselecteerde tekst via het tabblad 'Invoegen > Tekst > Snelonderdelen' opgeslagen worden in de 'Galerie Snelonderdelen'. Wanneer de tekst weer nodig is kan via dezelfde weg de tekst geselecteerd worden en in de e-mail worden geplakt. Naast alleen tekst kunnen alle geselecteerde elementen, zoals bijvoorbeeld afbeeldingen in de bouwsteen, worden opgenomen en worden ingevoegd. Dit scheelt toch weer zoeken naar de e-mail met de nodige tekst.

Outlook-training

Wil je ook de meest elementaire mogelijkheden van Outlook onder de knie krijgen en jouw zaken overzichtelijk en gemakkelijk organiseren? Volg dan bij ons de training Outlook Basis. Aan het eind van onze tweedaagse training begrijp je hoe de interface werkt, heb je geleerd wat Outlook allemaal te bieden heeft en kun je de belangrijkste functies van het programma gemakkelijk in de praktijk brengen.

[link]

De 8 handigste Office 2016-features

Microsoft Office, voor velen beter bekend als Word, Excel, Powerpoint, Access en Outlook, is voor de editie van 2016 nog eens in een compleet nieuw jasje gestoken. Zoals in elke nieuwe versie zijn er heel wat veranderingen doorgevoerd, en we zetten de 8 handigste hiervan graag voor jou op een rijtje.

1. Real-time co-auteurschap

Op een efficiënte manier samenwerken is één van de hoofddoelstellingen van Microsoft Office 2016. Het zal je dan ook niet verbazen dat je vanaf deze versie met verschillende personen gelijktijdig aan eenzelfde document kan werken. Terwijl je de eerste alinea in jouw Word-document alvast naleest, kan je collega ondertussen verder schrijven aan de volgende alinea's, zonder dat jullie werk door de ander overschreven wordt. Hetzelfde geldt overigens voor Powerpoint, maar Word heeft nog een uniek extraatje: hier kan je mekaar zelfs in real-time zien typen.

2. Grotere bestanden verzenden

Jouw Powerpoint-presentatie van 300mb even per mail verzenden? Dat is geen enkel probleem meer in de nieuwe outlook. Zodra je een Office 2016 product als bijlage aan een mail toevoegt, wordt die omgezet in een link waarop de ontvanger het bestand makkelijk kan downloaden. De enige voorwaarde hiervoor is dat het bestand al gesynchroniseerd is met een OneDrive account of een Sharepoint map.

3. Smart Lookup

De Smart Lookup functie zorgt ervoor dat je Word, Excel of Powerpoint niet meer moet verlaten wanneer je de betekenis van een woord in je document wilt opzoeken. Je selecteert simpelweg het woord in kwestie, klikt rechts en selecteert vervolgens de optie "Smart Lookup". De resultaten die je voorgeschoteld krijgt, worden gegenereerd door Bing en zullen in een "insights" tab te zien zijn binnen jouw document.

4. One-click forecasting

Excel-ninja's zullen deze feature zonder twijfel tot hun favorieten rekenen. In de grafieksectie van Excel, kun je nu met een simpele muisklik voorspellingen tevoorschijn toveren. Microsoft gebruikt hiervoor naar eigen zeggen het standaard "Exponential Smoothing algoritme (ETS) om effectief betrouwbare prognoses te tonen.

5. Skype-integratie

Zoals eerder al aangegeven is efficiënt samenwerken heel erg belangrijk in Office 2016 en dat bewijst ook de Skype-integratie in de verschillende desktop apps. Hierdoor kun je binnen Word, Excel of Powerpoint een Skype-gesprek opstarten en dit zowel met Instant Messaging, voice calls en video calls. Maar je kunt ook zonder het document te verlaten, jouw scherm delen via Skype.

6. Office Groups in Outlook

Dit is misschien wel de minst besproken nieuwigheid van Office 2016, maar daarom zeker niet de minst handige. Dankzij Office Groups is het voor eens en voor altijd gedaan met traditionele distributielijsten of onoverzichtelijke mailconversaties. Je kunt de collega's met wie je samenwerkt nu handig samenbrengen in één groep, die over een gedeelde inbox, kalender, bestandsopslagplaats en zelfs geïntegreerde OneNotes notities beschikt.

7. Nieuwe grafieken

Voor wie is uitgekeken op de standaard grafieken in Microsoft Office, is er goed nieuws. Er zijn namelijk nieuwe grafiektypes toegevoegd die je moeten helpen om financiële of hiërarchische data beter te visualiseren.

8. Betere cross-device ondersteuning

Tot slot zet Office 2016 ook een grote stap voorwaarts in de cross-device ondersteuning van de verschillende programma's. Jouw Word-document aanmaken op je smartphone, bijwerken op je tablet en de finishing touch toevoegen op je pc, het kan allemaal eenvoudiger dan ooit tevoren.

[link]

Filters in Excel

Veel van onze cursisten gebruiken Excel onder andere om grote hoeveelheden gegevens inzichtelijk te maken. Met Excel kun je grote hoeveelheden gegevens op verschillende manier rangschikken en presenteren. Je kunt er grafieken mee vullen, de gegevens samenvatten in draaitabellen, etc.

Een van de manier om te zoeken in grote hoeveelheden gegevens is met behulp van filters. Met behulp van filters kun je een deel van de regels snel verbergen (of juist laten zien) zodat je alleen de rijen ziet die op dat moment voor je relevant zijn. Hoe dat werkt leggen we hieronder uit. Als je met filter wilt werken moet je deze eerste aanzetten. Je doet dit op het tabblad Gegevens door op de optie Filter te klikken, zie ook het plaatje hieronder.

De filterknopjes (grijze vierkantjes met een zwart driehoekje) worden toegevoegd aan iedere cel in de geselecteerde rij (bij oudere Excel versies is dat in de bovenste cel van een blok met gegevens). Wanneer je het filter aanklikt verschijnt het hiernaast getoonde venster. Afhankelijk van wat er in de geselecteerde kolom staat zul je andere gegevens zien.

Door selectievakjes aan of juist uit te klikken kunt een selectie maken van de rijen die getoond moeten worden.

Wanneer een kolom getallen bevat geeft dit venster ook de mogelijkheid om op basis van bepaalde waarden een selectie te maken. Kies dan voor Getalfilters en geef dan de gewenste reeks aan.

Wanneer een kolom tekst bevat verschijnt een soortgelijk filter dat een selectie op bepaalde tekst mogelijk maakt. Een kolom waar een datum in staat kan op dezelfde wijze op een bepaalde periode geselecteerd worden.

Door een filter te gebruiken verberg je de niet geselecteerde rijen, deze rijen worden niet verwijderd of gewist. In de regelnummers zie je nog steeds de oorspronkelijke nummers. Het voordeel hiervan is dat je de verborgen gegevens even later weer kunt laten zien. Als je de gefilterde gegevens wilt kopiëren kan dit echter een probleem zijn. Bij het kopiëren worden namelijk ook de niet getoonde regels gekopieerd zodat het filter geen invloed heeft op wat je kopieert.

Gelukkig is er in Excel een, nogal verborgen, optie om alleen de getoonde (gefilterde) rijen te kopiëren. Deze optie bevindt zich op het tabblad Start in de groep Zoeken en Selecteren. Kies daar de optie Ga naar en kies in dat venster de optie Speciaal. Het vervolgvenster biedt dan de mogelijkheid om de optie Alleen zichtbare cellen te selecteren. Wanneer je nu het geselecteerde gebied kopieert naar een nieuw werkblad krijgen de rijen nieuwe opeenvolgende regelnummers en zijn de niet geselecteerde rijen niet mee gekopieerd.

Mocht je een keer willen oefenen met filters, dan kun je daarvoor dit Excel-bestand gebruiken.

[link]

Leren door vallen en opstaan

In deze blog deel ik graag mijn eerste ervaring met projectmatig werken binnen mijn eerste project met je. Bij mijn toenmalige werkgever waren de collega’s van de afdeling 'Beleid' belast met het uitvoeren van de projecten en de collega’s van onze afdeling waren binnen de projecten projectteamleden. Doordat er op de beleidsafdeling geen uren meer beschikbaar waren om een bepaald project uit voeren hebben zij aan de directeur, opdrachtgever in deze, voorgesteld om mij voor te dragen om dit project te leiden. De collega van wie ik het project overgedragen kreeg, gaf mij een projectmanagement-boekje. Vol enthousiasme, motivatie en inspiratie ging ik voortvarend aan de slag met deze nieuwe uitdaging; ik had immers nooit eerder een project uitgevoerd.

Na enige tijd kwam ik er op een pijnlijke manier achter dat je een project niet op een reguliere manier aanpakt, zoals je gewend bent je dagelijkse werkzaamheden uit te voeren of zomaar ‘erbij’ doet. De ene deksel na de andere op mijn neus. Alles wat mis kon gaan ging mis: Op het moment dat tijdens de uitvoering van het project werd gevraagd of het project gepresenteerd kon worden voor een belangrijke commissie van de opdrachtgever, zei ik zonder navraag te doen volmondig “JA!”. Bij navraag bleek dat de projectteamleden weinig tot niets hadden wat gepresenteerd kon worden. De teamleden gaven namelijk prioriteit aan hun reguliere werkzaamheden.

Projectwerkzaamheden werden gedaan wanneer men tijd had. Iedereen werkte parttime, afspraken werden niet nagekomen en deadlines werden niet gehaald. De opdrachtgever was niet op de hoogte van de vorderingen, bemoeide zich op de verkeerde momenten met het project en nam niet de juiste beslissing.Tijdens het project heb ik vaker gezucht, ben gefrustreerd geweest en heb mijn opdrachtgever en projectteamleden vervloekt.

Om geen gezichtsverlies te leiden tijdens de presentatie, ik was immers verantwoordelijk voor het project, heb ik dagen voor aanvang alles naar me toe getrokken en heb met hulp van de communicatiemedewerker de presentatie in elkaar geflanst. Verbazingwekkend was de commissie onder de indruk van het project. Wat een opluchting, ik ben niet door de mand gevallen. Bij binnenkomst op kantoor vroeg het projectteam hoe het was gegaan. Toen ze hoorden dat de commissie onder de indruk was, zei één projectteamlid, en vol trots, “Zo! Dat hebben we goed gedaan!”. In mijn hoofd ontplofte ik ‘WIJ?!’ ‘WIJ!?’

Wat ben ik boos geweest op de opdrachtgever en het projectteam, om er vervolgens achter te komen dat dit onterecht was en de realisatie kreeg kreeg dat het dramatische verloop van het project geheel mijn eigen schuld was. Ondanks dat het project niet naar tevredenheid was verlopen, vond ik projecten en het leiden ervan wel erg interessant. Tóén heb ik het projectmanagementboekje, welk onaangeraakt was gebleven voor en tijdens het project, maar eens opengeslagen. Tijdens het lezen had in continue ‘aha-momenten’ en kwam ik erachter wat ik allemaal heb verzuimd te doen.

Om succes te ervaren vraagt de projectaanpak om een focus op één bepaald resultaat, andere aandachtsvelden blijven buiten schot. Daarnaast moeten alle projectbetrokkenen het juiste resultaat voor ogen hebben en houden. Wanneer je goede condities schept dan neemt het project in het kielzog andere aandachtsvelden mee in de goede richting.

Het werken in het project kon leuk zijn als de betrokkenen doelgericht en praktisch bezig waren en men wist waarvoor men het deed en wat er voor gedaan moest worden. Op het moment dat je intensief met elkaar samenwerkt, schept het een band en een prettige werksfeer. Het prettig verloop van de interactie met de omgeving, stakeholders, is motiverend.

Projectmanagement is echt een vak en vraagt om een gestructureerde manier van denken en werken. Het is niet alleen leidinggeven, maar ook structureren. Deze vaardigheden worden aangeleerd tijdens onze training Projectmanagement, waarin op een interactieve manier wordt ingegaan op het voorbereiden, inrichten, structureren en beheersen van een project. Het verder ontwikkelen van de vaardigheden doe je door ze toe te passen in de praktijk.

[link]

Besparen met open source

GroenLinks meent dat de overheid miljarden kan besparen met opensourcesoftware. Dat zegt GL-Kamerlid Arjan El Fassed in een interview met nu.nl. Maar dat geldt niet alleen voor de overheid, ook bedrijven en organisaties die veel gebruik maken van computers kunnen enorm veel besparen door gebruik te maken van open source.

Wat is opensourcesoftware?

Opensourcesoftware wordt niet ontwikkeld door één groot bedrijf zoals Microsoft Office, maar komt vaak tot stand op publiekelijke en gemeenschappelijke wijze. Er wordt samengewerkt door verschillende programmeurs en bedrijven om de software te ontwikkelen en is geheel gratis. Kenmerkend voor deze computerprogrammatuur is dat de broncode wordt vrijgegeven. Hierdoor kunnen gebruikers de software zelfstandig bestuderen, aanpassen en eventueel verbeteren. Het aanbod van open-sourcesoftware is groot. Zo zijn er hele besturingssystemen die Windows kunnen vervangen zoals Ubuntu en Debian. Ook bestaan er opensource CMS systemen, zoals Drupal, Wordpress en Joomla! Hiermee kan relatief eenvoudig een professionele website worden gebouwd. Dan zijn er nog de OpenOffice.org software pakketten. Dit is de gratis tegenhanger van Microsoft's Office pakket en bevat programma's als Writer om in te typen, Calc om spreadsheets mee te maken en Draw om mee te tekenen.

Besparen

Terug naar de politiek. In het interview geeft El Fassed aan dat er diverse onderzoeken zijn uitgevoerd naar mogelijke besparingen op ICT gebied. De Algemene Rekenkamer meent dat er op jaarbasis 88 miljoen euro valt te besparen met de open-sourcesoftware. De interne raming van Binnenlandse zaken is nog gunstiger: zij menen dat er per jaar 3 tot 4 miljard euro bespaard kan worden. Geen kinderachtige cijfers dus. Ook in jouw organisatie zijn besparingen mogelijk. Behalve dat het zeer voordelig kan zijn om over te stappen op opensourcesoftware, is er nog een ander voordeel. Het gebruik van opensourcesoftware zou veiliger zijn dan de gebruikelijke systemen. Een vergelijking die gemaakt wordt is deze: iemand neemt geen medicijn zonder de bijsluiter te hebben gelezen, dat is te onbetrouwbaar. Dat geldt ook voor de computerprogrammatuur. Omdat de broncode bekend is, weet je hoe het programma in elkaar steekt. Een ander voordeel is dat veel virussen alleen schadelijk zijn voor Windows. Deze virussen kunnen geen schade aanrichten op opensourcesoftware.

Training

Learnit volgt de ontwikkelingen rond open source op de voet en maakt zelf ook slim gebruik van de software. Zo maken de eigen medewerkers al enige tijd gebruik van het besturingssysteem Ubuntu en worden er documenten opgesteld met het gratis LibreOffice. Learnit biedt verder verschillende open source trainingen aan, zoals Websites maken met Joomla! en verschillende OpenOffice trainingen. Het is ook mogelijk om een training WordPress en Drupal te volgen bij Learnit. Interesse of vragen? Neem gerust contact met ons op via 020-6369179 of stuur een mailtje naar info@learnit.nl.

[link]

Kennismakingstraject Office voor Nuon

Voor ongeveer 90 medewerkers van Nuon verzorgde Learnit Training een uitgebreid kennismakingstraject voor zowel beginners als gevorderden. Microsoft Office is, door diens veelzijdigheid, voor veel kantoormedewerkers een onmisbaar softwarepakket. Maar voor de mensen ‘in het veld’ of ‘op de vloer’ kan dat heel anders zijn – sommigen hebben er zelfs nog nooit mee te maken gehad. Om het personeel meer crisisbestendig te maken besloot Nuon op zoek te gaan naar een Officetraining voor zowel kantoor- als veldmedewerkers en kwamen bij Learnit Training uit.

Van kennismaking tot vervolmaking

De verschillen tussen de twee groepen waren flink. Werknemers uit de operationele, vaak wat lager opgeleide groep hadden in sommige gevallen nauwelijks met enig onderdeel van Office gewerkt en waren ook niet gewend langere tijd achter een computer te zitten. De vaak wat hoger opgeleide kantoormedewerkers waren veelal vergevorderde gebruikers van bepaalde Office-onderdelen. De training, die voor beide groepen zo’n acht dagen in beslag zou gaan nemen en bestond uit de onderdelen Excel, Word en Outlook, werd daardoor op zowel begin- als expertniveau verzorgd.

Maatwerk

De keuze van Learnit Training om deze training klassikaal aan te bieden, waardoor alle deelnemers tegelijk dezelfde opdrachten uitvoerden, werd goed ontvangen: er was nog steeds genoeg ruimte om in een iets hoger of lager tempo te werken en de medewerkers die bepaalde taken wat moeilijker vonden konden zich optrekken aan collega’s. Learnit Training heeft in dit grote incompanytraject ook de nadruk geprobeerd te leggen op waarom bepaalde dingen in Office werken zoals ze werken. Er was, kortom, aandacht voor de logica achter de software, hetgeen vooral door de beginners werd gewaardeerd.

Ervaring van de medewerkers

“De training heeft een een goed beeld gegeven, hoe de basis van Office in elkaar zit en hoe dit gebruikt kan worden.”

“De trainers was zeer goed in zijn communicatie, had goed overwicht en had duidelijk plezier in zijn werk.”

“Ik vond het erg nuttige informatie. Ik ben een stuk wijzer geworden omtrent Office."