Tegenwoordig wordt bijna elke klus een project genoemd; zelfs het opruimen van de archiefkast. Projectmatig werken is trendy, en dat iedere activiteit een project heet, is een gevalletje de klokken horen luiden maar niet weten waar de klepel hangt. Want er zijn drie manieren van werken, en projectmatig is er maar één van.
Ik leg het uit aan de hand van een vakantie.
Routine, improviseren en projectmatig
Elk jaar ga je naar dezelfde bestemming via een vaste route, je neemt zelf je spullen mee en het budget kun je door de jaren ervaring nauwkeurig vaststellen. Dat is routine.
Vind je routine saai en wil je meer spontaniteit, dan kies je voor improviseren. Je wens is globaal, "daar waar de zon schijnt", je stapt in de auto en gaat rijden. De koers wordt onderweg aangepast, er ontstaan nieuwe ideeën, en omdat je het niet kunt voorbereiden neem je van alles mee en veel geld.
Pak je de vakantie projectmatig aan, dan heb je een omlijnd doel: cultuur in Frankrijk, afgewisseld met ontspanning. Je bepaalt eerst de functionele eisen (kastelen en strand) en de operationele eisen (zonuren per maand in de regio, maximale reisafstand). Daarna inventariseer je welke bestemmingen daaraan voldoen, je kiest, bepaalt de route, pakt in en vertrekt. Op elk keuzemoment zijn kleine wijzigingen mogelijk.
Projectmatig werken ligt dus tussen routine en improviseren in: er is geen garantie dat je het vastgelegde resultaat haalt door vaste procedures te volgen, maar er is genoeg ervaring met vergelijkbare situaties om een weg te beschrijven die de doelstelling waarschijnlijk dichterbij brengt.
Wat een project is, hangt af van waar je staat
Binnen één organisatie kan hetzelfde werk er anders uitzien. Bij het bouwen van een huis is het ontwerp en de bouw een project, waarin architect en aannemer samenwerken; van bovenaf gezien is het geheel een project. De metselaars en timmerlieden werken routinematig, en vanuit de uitvoering is het dus routine.
Het kan ook omgekeerd. Een organisatie die regelmatig producten vernieuwt of onderzoek doet, ziet dat van bovenaf als routine, terwijl de onderzoekers die het uitvoeren projectmatig werken. Over dezelfde activiteit wordt vanuit verschillende lagen dus verschillend geoordeeld, en dat is geen slordigheid maar een gevolg van waar je zit.
Drie voorwaarden
Iets leent zich voor een project als aan drie dingen wordt voldaan. Er is vooraf een globale beschrijving te geven van een aantoonbaar, gewenst eindresultaat. Er komt een einde aan de inspanning zodra dat resultaat is bereikt. En er is een behoorlijke mate van onzekerheid over het eindresultaat, of over de weg ernaartoe.
Ontbreekt de onzekerheid, dan is het routinewerk dat je gewoon inplant. Ontbreekt het einde, dan heb je een taak of een afdeling, geen project. En ontbreekt het omschreven resultaat, dan ben je aan het improviseren, wat prima kan zijn zolang je het zo noemt.
En scrum en agile dan?
Die vraag komt er tegenwoordig altijd bij. Werken in korte cycli met een lijst prioriteiten hoort thuis bij werk waarvan je het eindresultaat vooraf niet kunt vastleggen: doorontwikkeling van een product, of een dienst die met de klant meebeweegt. Dat is geen project, dat is doorlopend werk met een strak ritme.
Dat verschil is meer dan een woordenkwestie. Op een project zet je een tijdelijk team en een budget, en het is klaar als het resultaat er is. Bij doorlopend werk zet je een vast team en een ritme, en het is nooit klaar. Wie het tweede als project inricht, krijgt elk kwartaal een nieuwe projectleider en een deadline die niemand serieus neemt.
Kritisch afwegen
Krijg je weer de opdracht betrokken te zijn bij een "project", houd het dan tegen dit licht en maak een bewuste afweging: is dit een activiteit of daadwerkelijk een project? Een project is een tijdelijk werkverband van een aantal mensen, meestal uit verschillende vakgebieden, om een vooraf vastgesteld doel te bereiken met een vastgesteld budget.
Denk je dat jouw projecten echte projecten zijn, dan is de cursus Projectmanagement misschien iets voor je. Cursisten gaven de training een 8,5, gemiddeld over 46 beoordelingen. Leid je zelf projecten, dan sluit Projectleiderschap beter aan.
