Videobellen is niet meer weg te denken uit het werk, en daarmee ook de vraag wat er met je gegevens en je gesprekken gebeurt. Zoom, Microsoft Teams en Google Meet zitten in de meeste organisaties in de dagelijkse routine. Zoom kwam in 2020 in opspraak: gegevens die naar Facebook lekten, en vergaderingen waar onbekenden zomaar in konden. Dat is aangepakt, en sindsdien is er meer veranderd. Hieronder waar het nu staat, en vooral wat je zelf kunt regelen, want daar zit de winst.
Wat er sinds 2020 is veranderd
End-to-endversleuteling bestaat. In het najaar van 2020 kwam die functie er echt: bij gebruik ervan kan niemand buiten de deelnemers meekijken, ook Zoom zelf niet. Het staat niet standaard aan en de host moet het aanzetten, en er zitten beperkingen aan: opnemen in de cloud, bellen via de telefoonlijn en een aantal andere functies werken dan niet. Voor een gesprek over personeel of over een overname is die afweging het waard.
Het Privacy Shield bestaat niet meer. Dat verdrag tussen de EU en de Verenigde Staten is in juli 2020 door het Europese Hof ongeldig verklaard. Sinds 2023 is er een opvolger, het EU-US Data Privacy Framework, en Amerikaanse aanbieders kunnen zich daarvoor aanmelden. Een oud "Privacy Shield-gecertificeerd" op een website zegt dus niets meer; kijk of een aanbieder onder het huidige kader valt, en waar hij je gegevens opslaat.
AI is erbij gekomen, en dat is de nieuwe privacyvraag. Zoom en Teams kunnen een vergadering opnemen, uitschrijven en samenvatten, met actiepunten erbij. Handig, en het betekent dat er van een gesprek een woordelijk verslag bestaat dat blijft staan. Zoom kwam er in 2023 mee in de problemen: in de voorwaarden stond dat klantgegevens gebruikt mochten worden om AI-modellen te trainen. Na de opschudding is dat aangepast, en de aanbieders zeggen nu dat ze klantinhoud niet zonder toestemming voor training gebruiken.
Voor een organisatie betekent dat één ding: zet zelf op papier of automatische opnames en samenvattingen zijn toegestaan, bij welke gesprekken niet, en hoe lang ze bewaard worden. Doet niemand dat, dan bepaalt de standaardinstelling van de leverancier het beleid.
Wat je zelf kunt instellen
1. Zet een wachtruimte en een wachtwoord op je vergadering. Dit is de belangrijkste instelling van allemaal: hiermee is het binnenvallen door onbekenden voorbij. Deel een vergaderlink niet openbaar op sociale media.
2. Weet of je beeld aanstaat voordat je binnenkomt. Het gebeurt dat je ineens in beeld bent zonder dat je erop bent voorbereid. Zet daarom aan dat je eerst een voorbeeld van je camerabeeld ziet, in Zoom de instelling "always show video preview dialog when joining a video meeting".
3. Let op of je echt weg bent. Een gesprek wordt beëindigd terwijl iemands microfoon nog verbonden is: dat is de klassieker waar de vervelendste verhalen over bestaan. Zet aan dat je moet bevestigen dat je een vergadering verlaat, en houd de gewoonte aan om je camera en microfoon uit te zetten voordat je afsluit.
4. Als host ben jij verantwoordelijk voor de opname. Neem je op, of bewaar je de chat, dan moet je dat aan de deelnemers vertellen, en het is niet toegestaan dat zonder overleg te doen. Dat is jouw verantwoordelijkheid en niet die van de leverancier. Zeg het dus hardop bij de start, en zet het in de uitnodiging.
5. Voorkom dat anderen het gesprek opslaan. Als host kun je instellen dat deelnemers de chat niet kunnen opslaan en niet zelf kunnen opnemen. Doe dat bij gesprekken waarin gevoelige informatie langskomt.
6. Deel je scherm gericht. Deel één venster in plaats van je hele bureaublad. Dan komen je mail, je meldingen en je andere tabbladen niet mee in beeld, en dat is in de praktijk de meest voorkomende manier waarop informatie ongewild wordt gedeeld.
De vraag die eerder komt
Voordat je aan instellingen begint: kies bewust waar welk gesprek plaatsvindt. Voor een intern gesprek over personeel, verzuim of een reorganisatie is de omgeving die je organisatie beheert en waar de gegevens in Europa staan de logische keuze, en dat is bij de meeste Nederlandse organisaties Teams. Voor een webinar met tweehonderd deelnemers is een dienst als Zoom weer handiger. Wat je niet wil, is dat die keuze per medewerker en per dag wordt gemaakt.
Beter leren samenwerken op afstand
Wil je het maximale halen uit de omgeving die je organisatie gebruikt, dan is er de cursus Microsoft Teams, waarin ook het delen van bestanden en het inrichten van teams aan bod komt. En voor wie zelf online bijeenkomsten organiseert of presenteert, is er de cursus Presenteren met overtuiging, met een 8,3 gemiddeld over 97 beoordelingen.
