Binnen de Office-productenfamilie kun je programma’s combineren in het gebruik. Zowel Access als Excel heeft verschillende voordelen en een aantal verschillende functies. Maar waarom zou je voor één van de twee moeten kiezen? Het combineren van Access en Excel brengt namelijk een aantal voordelen met zich mee! Als je gegevens opslaat in Access en er verbinding mee maakt vanuit Excel kun je profiteren van de voordelen van beide programma’s. We hebben 4 redenen voor je op een rijtje gezet om deze twee programma’s samen te gebruiken.
1. Een Excel-werkblad naar Access kopiëren. Een goed begin is het kopiëren van gegevens van Excel naar Access. Je kunt een Access-tabel aanmaken en deze weergeven in de gegevensbladweergave, welke lijkt op een Excel werkblad. In de gegevensbladweergave kun je de algemene taken bij het maken van een tabel meteen uitvoeren. Veel eenvoudiger is als je gegevens uit Excel kopieert en plakt in Access. Op deze manier hoef je niet eerst een tabel aan te maken of een tabel te openen in de gegevensbladweergave, maar wordt automatisch gevraagd of de gegevens kopteksten bevatte, wordt het goede gegevenstype gebruikt en is de Access-tabel gemaakt.
2. Een koppeling maken naar Excel vanuit Access. Een andere eenvoudige manier om voordelen van Excel én Acces te gebruiken, is door een Excel-tabel te koppelen aan een Access-tabel. Met het gebruik van een Access-koppeling kun je de gegevens in Excel bewaren, maar ook regelmatig gebruik maken van Access-functies. Als je wijzigingen wilt toepassen, kun je deze aanbrengen in Excel en vervolgens in de Access-tabel vernieuwen. Je kunt de inhoud van de tabel niet bewerken in Access.
3. Access-rapporten maken met Excel gegevens. Als je alle gegevens vanuit Excel hebt verzameld in Access, kun je profiteren van een reeks hulpprogramma’s voor het maken van rapporten. Door gebruik van opties als ‘wizard Rapport’, ‘Indelingsweergave’ of één van de andere vele besturingselement wizards en -galerieën, kun je eenvoudige rapporten, groeps- en overzichtsrapporten, grafische rapporten en subrapporten maken.
4. Filteren, sorteren en query’s uitvoeren in Access. In Access kunnen gegevens vanuit Excel gefilterd en gesorteerd worden in een gegevensbladweergave, zonder dat opnieuw een nieuwe gebruikersinterface geleerd moet worden. De pictogrammen, opdracht menu’s, citeria en dialoogvensters lijken sterk op elkaar. Deze filters kun je vervolgens ook opslaan en sorteren. In Access kun je query’s aanmaken zonder überhaupt te weten waar SQL voor staat. Dit kun je doen met vier query wizards.
Cursus Access
Wil jij meer leren Access? Learnit biedt trainingen over Access aan op verschillende niveaus. Tijdens de 2-daagse training Acces Basis gaan we in op de structuur van databases en leer je hoe je deze kunt benaderen met Access. Tijdens de 2-daagse training Acces Vervolg ligt het accent op het ontwikkelen in Access en ga je aan de slag met relaties tussen tabellen, complexe formulieren en beveiliging. Klik hier voor alle trainingen op het gebied van Access..