Learnit Training

De beste tools voor online vergaderen

Door de tweede golf van de corona crisis kunnen veel mensen momenteel niet fysiek op kantoor werken. Dit heeft als gevolg dat je collega’s minder vaak ziet en spreekt. Soms kan het echter nodig zijn om toch een online meeting met collega’s te plannen, omdat een vergadering noodzakelijk is bijvoorbeeld. Er zijn tegenwoordig veel tools beschikbaar die hierop inspelen, denk maar eens aan Zoom, Teams, of zelfs Skype. Maar wat zijn nou precies de verschillen tussen deze tools? Lees deze blog en kom erachter welke tool het beste bij jou en je collega’s past.

1. Zoom

Het voordeel van Zoom is onder andere dat je gemakkelijk je scherm met collega´s kan delen. Ideaal dus als je een presentatie wil geven. Met een gratis Zoom account kun je daarnaast maar liefst 100 deelnemers toevoegen aan je video gesprek. Hierdoor is Zoom niet alleen ideaal voor een vergadering maar ook uitermate geschikt voor het geven of bijwonen van webinars. Via een speciale URL link kun je bezoekers uitnodigen om deel te nemen aan je webinar en daarnaast kun je dit webinar nog opslaan. Handig voor mensen die het webinar niet live konden bijwonen toch! Zoom is een tijdje negatief in het nieuws geweest, zo zouden onuitgenodigde gasten zomaar in een online meeting kunnen sluipen en informatie kunnen afluisteren. Zoom heeft hier echter direct gehoor aangegeven en de beveiliging is inmiddels flink aangescherpt. Bovendien heb je zelf ook de mogelijkheid om je meeting extra te beveiligen door bijvoorbeeld een wachtwoord in te stellen.

2. Microsoft Teams

Misschien wel het belangrijkste voordeel aan Teams is dat je per team je instellingen kan wijzigen. Dit kan erg handig zijn voor werknemers die aan meerdere projecten tegelijk werken. Zo kan je per team bepaalde apps in je online werkomgeving toevoegen, notificaties per team instellen en specifieke kanalen toevoegen. Doordat Teams van Microsoft is, verloopt de integratie met de verschillende Office kanalen vlekkeloos. Kortom: Teams is een tool waarbij teamwerk centraal staat. Chat, vergader of deel bestanden met je teamgenoten via een geïntegreerde slimme werkplek. Let wel op: als je Teams wil gebruiken, heb je wel een Microsoft account nodig. Gebruik van deze tool is dus niet handig als je wil vergaderen met externe partijen. Het is mogelijk om gebruik te maken van Teams via een app op je telefoon of via het web.

3. Google Meet

Als je Google Meet wil gebruiken, hoef je alleen maar een link naar je deelnemers te versturen. Wanneer de vergadering gepland staat, kunnen collega´s deelnemen aan de vergadering door te klikken op de link. Er wordt dan gevraagd of je een naam wil invullen en of je toestemming geeft om je microfoon en webcam aan te zetten. Zo simpel kan het zijn. Het voordeel aan Google Meet is dat onderdeel is van Google. Hierdoor kan je Google Meet afspraken gemakkelijk in je (Google) agenda opnemen. Doordat deelnemers slechts een link nodig hebben om bij de vergadering aanwezig te kunnen zijn, is Google Meet ook geschikt voor afspraken met externe partijen. Niemand hoeft immers eerst een programma of app te downloaden op zijn of haar computer of telefoon. Het is wel goed om te onthouden dat je vanwege de corona crisis momenteel gratis ongelimiteerd in meetings kan blijven zitten. Vanaf 2021 is de verwachting dat deze meetings voor maximaal 60 minuten gratis zijn, daarna zul je ervoor moeten betalen.

4. Webex

Via Webex is het mogelijk om een online vergadering in (grote) groepen op te zetten. Oorspronkelijk is Webex meer een tool die geschikt is voor het geven en houden van webinars. Let wel op: Webex is geen traditioneel webinar platform. De tool is namelijk niet echt geschikt voor het geven van webinars met acquisitiedoeleinden. Vergeleken met Zoom heb je bijvoorbeeld veel minder interactie mogelijkheden. Het maakt verder voor deze tool niet uit wat voor apparaat of besturingssysteem je gebruikt: bij Webex kan het allemaal. Binnen deze tool is het wel mogelijk om bijvoorbeeld je scherm te delen en ook het gebruik van een live chat is mogelijk. Veel gebruikers van Webex geven aan dat de tool soms om onverklaarbare redenen vastloopt, hou dus rekening met eventuele opstartproblemen.

5. Skype

Skype zullen veel mensen kennen als communicatiemiddel tussen familie of vrienden. Tegenwoordig is Skype ook een serieuze speler voor bedrijven die vaak te maken hebben met online vergaderingen of andere online afspraken. Het voordeel aan een Skype zakelijk account, is dat je deze kan integreren met Microsoft Teams. Dit maakt het gemakkelijker om bijvoorbeeld grote bestanden uit te wisselen met collega´s. Daarnaast kent Skype ook een whiteboard functie, waarbij je direct een poll kan plaatsen. Dit zorgt ervoor dat mensen interactief mee kunnen doen aan een vergadering. Een nadeel aan Skype is echter wel, dat mensen een Skype account nodig hebben en hiervoor software moeten installeren. Een spontane vergadering kan je dus beter niet plannen met Skype, tenzij je weet dat je collega’s of vergadergenoten al een account hebben.

Bij Learnit werken we zelf met Zoom voor onze online trainingen en webinars. Hierdoor kunnen we je alles vertellen en leren over het organiseren van een Zoom meeting. In 2 sessies van 3 uur leer je alles over het organiseren van een Zoom bijeenkomst. Bekijk onze training hier.