Een cruciale factor voor het slagen van projecten is goede communicatie. Door de sociale dynamiek in een team te onderkennen en er aandacht aan te besteden, krijg je als projectleider meer vat op de menselijke factor, en wordt het werk beter afgestemd met de betrokkenen.
Organisaties doen doorgaans alles om een project goed te laten verlopen, en toch werken die maatregelen in de praktijk vaak onvoldoende. Projectmanagers besteden veel tijd en middelen aan plannen en controleren, maar laten de sociale kant nogal eens buiten beschouwing. Hebben mensen het naar hun zin? Praten ze met elkaar? Vinden ze de taak zinvol?
Wisselwerking
Voor een projectleider is het cruciaal te weten wat de betrokkenen motiveert om aan het project mee te werken, en wat hen tegenhoudt. Daar komt interne communicatie binnen: die organiseert de wisselwerking tussen de mensen in een project, zodat ze inzicht krijgen in elkaars drijfveren en belemmeringen. Zodra die inzichten worden gedeeld en er in de uitvoering rekening mee wordt gehouden, kan een project een succes worden.
Waarom mail je slechtste gereedschap is
De meeste projectcommunicatie loopt via de mail, en dat is precies waar het misgaat. Mail is geschikt voor het vastleggen van een afspraak en ongeschikt voor alles waar gevoel bij zit. Drie dingen die je in een project doorlopend ziet.
Een mail met een kritische opmerking komt harder aan dan bedoeld, omdat de toon ontbreekt. Wat in een gesprek van twintig seconden is opgelost, wordt dan een reeks berichten met steeds meer mensen in de cc. Een discussie in een mailwissel duurt drie dagen, terwijl hij aan tafel in tien minuten klaar is. En een beslissing die alleen in iemands postvak staat, is voor de rest van het team niet genomen.
Wat wel werkt: gebruik mail en chat voor korte feiten en afspraken, en pak de telefoon of loop langs op het moment dat je merkt dat er ergernis in zit. Leg besluiten op één plek vast waar iedereen kan kijken, niet in een mailwissel. En houd de cc kort: hoe meer mensen meelezen, hoe voorzichtiger er wordt geschreven en hoe minder er wordt gezegd.
Wat er nu bij komt
Veel projectteams zitten deels op afstand, en dan verdwijnt precies het soort contact waar de sociale dynamiek zichtbaar werd: het praatje na het overleg, het gezicht dat betrekt als iemand een deadline hoort. Daar helpt geen extra overleg tegen, maar wel een kort vast moment waarin het niet over de planning gaat.
En vergaderingen worden nu geregeld automatisch samengevat door AI. Handig voor de besluitenlijst, en het legt precies vast wat er is gezegd en niet wat er in de kamer gebeurde. Voor de harde afspraken is het uitstekend; voor de vraag hoe het team ervoor staat, blijft dat jouw werk.
Op tijd, tevreden en binnen budget
Learnit biedt trainingen gericht op jouw eigen praktijk, waarin je de methoden en technieken krijgt aangereikt om structuur in je projecten te brengen en leiding te geven aan zowel het resultaat als het proces. Voor projectmedewerkers en het proces als geheel is er de cursus Projectmanagement, voor wie een project leidt de cursus Projectleiderschap.