Medewerkers voelen zich het meest gewaardeerd als hun leidinggevende naar hen luistert. Daar zijn twee gesprekken voor, en ze worden vaak door elkaar gehaald. Een ontwikkelplan gaat over groei, ook als er niets aan de hand is. Een verbeterplan wordt opgesteld als er wél aanleiding is: het functioneren blijft achter en dat moet veranderen. Beide kunnen uit hetzelfde gesprek komen; de inhoud en het doel bepalen welke van de twee het wordt.
Het ontwikkelgesprek
Doel is dat iemand kan groeien, met plezier werkt en daarmee bijdraagt aan wat de organisatie wil bereiken. Twee dingen staan centraal: hoe de huidige functie beter, diepgaander of breder kan worden uitgeoefend, en welke ambities en talenten de medewerker heeft en hoe hij die zo goed mogelijk inzet.
Dat gesprek hoort aan het begin van het jaar. Je stelt samen vast welke doelen erbij horen, op korte en langere termijn, en wat er moet gebeuren om ze te halen. Halverwege het jaar, in het functioneringsgesprek, kijk je hoe het loopt en wat er nog nodig is. Kenmerkend is dat het tweerichtingsverkeer is: de medewerker is meer aan het woord dan jij.
Het verbeterplan
Blijkt aan het eind van het jaar dat de resultaten onvoldoende zijn of dat iemand stagneert, dan komt er een verbeterplan. Daarin staan concrete doelen waar de medewerker aan werkt om weer een positieve beoordeling te halen. Op de voortgang wordt strak toegezien, minimaal eens per twee weken om de tafel, en van de medewerker wordt verwacht dat hij zelf initiatief neemt en laat zien dat hij eraan werkt.
Drie dingen die een verbeterplan bruikbaar maken in plaats van een papieren stap richting ontslag. Wat er beter moet, staat in gedrag en in resultaat, niet in eigenschappen: "de rapportage staat op de eerste werkdag van de maand klaar" is te halen, "meer initiatief tonen" niet. Er staat bij wat de medewerker van jou krijgt: tijd, een cursus, iemand die meeleest. En de termijn is realistisch, met een tussenmoment waarop bijstellen mag. Wie het plan alleen als dossieropbouw gebruikt, merkt dat de medewerker dat feilloos aanvoelt, en vanaf dat punt gebeurt er niets meer.
Vragen die een ontwikkelgesprek op gang brengen
Belangrijk is dat de medewerker zelf gaat meedenken over zijn ontwikkeling. Dat stimuleer je met open vragen, met stiltes laten vallen en met actief luisteren. Een paar vragen die goed werken:
Over de huidige situatie. Ben je tevreden met je functie zoals hij nu is? Past hij bij je kennis, ervaring, talenten en ambities? Wil je iets aan je taken veranderen, verbreden, verdiepen, een coördinerende rol, of taken afstoten? Welke verbeteringen zie jij in het werk, en wat is er nodig om die voor elkaar te krijgen?
Over ambities. Wil je binnen twee jaar iets anders doen, en in welke richting? Welke ambities heb je op langere termijn? Wat is er nodig om daar te komen, en wat spreken we daarover af? En weet je welke loopbaanmogelijkheden er binnen dit bedrijf zijn?
Over talenten. Waar val je in op, waar ben je echt goed in? En welke van die talenten gebruik je nu niet of te weinig in je werk?
Die laatste vraag levert vaak het meeste op, en hij wordt bijna nooit gesteld.
Wat het oplevert
Voor de organisatie: minder verzuim en minder verloop. Mensen die aandacht krijgen en begeleid worden, zijn meer tevreden omdat ze merken dat ze ertoe doen, en wie doorgroeit binnen de eigen organisatie drukt de kosten van werving en selectie. Daarnaast weet je wat je in huis hebt en kun je organisatiedoelen doorvertalen naar team- en persoonlijke doelen, zodat mensen de juiste dingen doen om de juiste redenen. En je bent een aantrekkelijker werkgever, wat op een krappe arbeidsmarkt geen bijkomstigheid is.
Voor de leidinggevende: minder verrassingen. Wie in gesprek blijft, merkt eerder dat iemand vastloopt en kan bijsturen in plaats van achter de feiten aan te lopen. Dat kost tijd in het begin en scheelt tijd op de lange duur. Bovendien weet je wie waar goed in is en waar iemand heen wil, en dan is je team breder inzetbaar.
Voor de medewerker: weten waar hij aan toe is, werk dat bij hem past, en zicht op wat er te bereiken valt. Dat laatste is het punt waarop mensen blijven of vertrekken.
Wat er nu in hoort
Eén onderwerp dat in vrijwel geen ontwikkelplan van een paar jaar terug stond en er nu in hoort: hoe verandert dit werk, en wat betekent dat voor jou? In veel functies verschuiven taken door AI, en het gesprek daarover hoort in het ontwikkelplan en niet in de beoordeling. Het is geen kwestie van presteren maar van meegaan.
Twee vragen zijn genoeg om het te openen. Welk deel van je werk zou je willen dat het sneller ging? En wat zou je willen leren om dat voor elkaar te krijgen? Dat levert meestal een concreter plan op dan een cursus die van bovenaf wordt aangeboden.
Hulp bij de gesprekscyclus
In de cursus Functioneringsgesprekken voer je de gesprekken uit de cyclus met je eigen medewerkers als voorbeeld, en kijken we welke vragen en formulieren bij jouw organisatie passen. Cursisten gaven de training een 8,9, gemiddeld over 14 beoordelingen.
Gaat het je vooral om het coachen zelf, dan sluit de cursus Coachend leidinggeven beter aan. Of neem contact op met een van onze trainingsadviseurs voor advies of een vrijblijvende offerte.
