Timemanagement gaat niet over meer doen in minder tijd. Er zitten 24 uur in een dag en dat verandert niet. Het gaat erover dat je aan het einde van de dag de dingen hebt gedaan die er echt uitmaakten, in plaats van de dingen die het hardst riepen. Hieronder tien tips die je vandaag kunt toepassen, in de volgorde waarin ze het meeste opleveren.
1. Kijk eerst een dag hoe je nu werkt
Schrijf een dag lang elk kwartier op wat je in dat kwartier hebt gedaan. Saai, en het is de enige tip hier waar je iets van leert dat je nog niet wist. Bijna iedereen ziet twee dingen: er gaat meer tijd naar overleg en mail dan gedacht, en de taken die echt belangrijk zijn schuiven door naar het eind van de dag, wanneer je er de energie niet meer voor hebt. Zonder die meting plan je op een gevoel dat niet klopt.
2. Plan 75 procent van je dag, niet meer
Schrijf op wat er die dag moet gebeuren en zet het in je agenda, maar laat een kwart van je tijd leeg. Dat kwart is geen luiheid, dat is de ruimte voor de collega die langsloopt en het spoedklusje dat er altijd is. Plan je honderd procent, dan loop je vanaf tien uur 's ochtends achter en klopt de rest van de dag ook niet meer. Maak die planning het liefst aan het eind van de vorige dag: dan begin je 's ochtends zonder na te hoeven denken.
3. Wissel denkwerk en doewerk af
Niemand houdt een hele dag dezelfde concentratie vast. Zet werk waarbij je moet nadenken in blokken, en zet daartussen het werk waar weinig hoofd bij hoeft: mail, administratie, terugbellen. Doen, denken, doen, denken. Dat is prettiger werken en je haalt meer uit de blokken waarin het erop aankomt.
4. Doe het belangrijkste werk op je beste uur
De meeste mensen hebben in de ochtend hun scherpste twee uur, sommigen aan het eind van de middag. Kijk in je meting van tip 1 wanneer dat bij jou is en zet daar het werk in dat het meeste vraagt. Vergaderingen kunnen bijna altijd op een ander moment; die ene rapportage waar je hoofd bij moet niet.
5. Afgeleid worden is grotendeels een keuze
Een telefoon die overgaat terwijl je in een moeilijk stuk zit, kost je niet één minuut maar de tijd om er weer in te komen. Het scheelt om je taken vooraf een label te geven: bij dit werk mag ik gestoord worden, bij dat werk niet. En als het niet mag, doe er dan iets aan. Telefoon weg, mail dicht, of ga letterlijk ergens anders zitten. Wie zegt dat het niet kan, heeft het meestal nooit twee weken geprobeerd.
6. Neem echt pauze
Even weg van je werk levert concentratie op. Naar buiten, koffie halen voor een paar collega's, een gesprek over iets anders. Wat niet werkt is de pauze doorbrengen op je telefoon aan je eigen bureau, want dan is je hoofd niet weg geweest. Twee keer twintig minuten echt weg is meer waard dan de hele dag halfaanwezig blijven.
7. Weet wat urgent is en wat belangrijk
Urgent en belangrijk zijn niet hetzelfde, en dat is de kern van het hele vak. Wat urgent is roept: een telefoon, een mail met veel uitroeptekens, iemand die aan je bureau staat. Wat belangrijk is roept niet, want het gaat over volgende maand. Wie alleen op urgentie werkt heeft altijd een volle dag en komt nooit ergens aan. Vraag bij elke taak: wat gebeurt er als ik dit een week laat liggen? Bij de meeste dingen is het antwoord niets.
8. Vergader korter
Zet vergaderingen op 45 minuten in plaats van een uur en op 25 in plaats van een half uur. Er gebeurt precies hetzelfde, en je hebt tijd om van het ene naar het andere te komen. Vraag bij een uitnodiging zonder agenda wat de bedoeling is; in de helft van de gevallen kan het een bericht zijn.
9. Houd werk en privé apart, zeker thuis
Thuiswerken heeft één nadeel dat op kantoor niet bestaat: er is geen moment waarop het werk ophoudt. Maak dat moment zelf. Een vast eindtijdstip, de laptop dicht, en de werktelefoon niet op de bank. Loop desnoods een blokje om als vervanging van de reis naar huis, want dat halfuur deed meer dan je dacht.
10. Zeg het als het te veel is
Er is geen planning die tegen structureel te veel werk helpt. Blijft het over de rand lopen, dan is dat een gesprek met je leidinggevende en geen kwestie van beter plannen. Aan de bel trekken is geen zwakte; het is de enige manier waarop iemand anders het kan weten.
Wat je hier niet in vindt
Systemen. Er zijn methodes met eigen namen en apps met eigen abonnementen, en die werken voor sommige mensen prima. Maar bijna iedereen die zegt geen tijd te hebben, verliest die tijd aan de dingen hierboven: geen buffer, geen prioriteit, en de hele dag onderbroken worden. Begin daar. Als dat staat en je wilt verder, dan is een systeem zinvol.
Verder komen dan een lijstje tips
In de cursus Timemanagement ga je met je eigen agenda en je eigen werkweek aan de slag, en dat is het verschil met een blog: je kijkt naar wat er bij jou steeds misgaat en waarom je nee zeggen moeilijk vindt. Cursisten gaven de training een 8,6, gemiddeld over 52 beoordelingen.
Wil je eerst zelf verder lezen, dan is er een gratis cursus Timemanagement als pdf, met onder meer agendabeheer, delegeren en het beheersen van je mail.
