Het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek worden vaak door elkaar gehaald, en dat is meer dan een woordenkwestie: het zijn twee gesprekken met een tegengesteld doel. In een functioneringsgesprek kijk je samen vooruit, in een beoordelingsgesprek geeft de leidinggevende een oordeel over wat er is geweest. Wie ze in één gesprek propt, krijgt geen van beide.
Het verschil op een rij
Het functioneringsgesprek is tweerichtingsverkeer. Beide partijen brengen onderwerpen in, de leidinggevende is gesprekspartner en niet beoordelaar, en het gaat over de samenwerking en over wat er nodig is om het werk goed te doen. De kernvraag is: hoe gaat het en wat is er nodig? Het gaat over de toekomst, er is geen formulier met een cijfer, en de medewerker hoort het meest aan het woord te zijn. Wat eruit komt zijn afspraken.
Het beoordelingsgesprek is eenrichtingsverkeer. De leidinggevende geeft een oordeel over de prestaties, aan de hand van meetbare resultaten en meestal met een formulier. De kernvraag is: welke resultaten zijn gehaald? Het gaat over het verleden, de verhouding is hiërarchisch, en er hangt vaak een gevolg aan: een salaristrede, een contract, een promotie. Wat eruit komt is een besluit.
Nog één verschil dat in de praktijk het meeste uitmaakt: in een beoordelingsgesprek mag niets nieuw zijn. Alles wat daar op tafel komt, hoort in de gesprekken daarvoor al gezegd te zijn. Een medewerker die in december voor het eerst hoort dat iets niet goed ging, heeft een terecht verwijt.
Waarom ze niet in één gesprek passen
Zodra iemand weet dat er een oordeel volgt, gaat hij zich verdedigen. Dat is geen onwil maar een reflex, en het maakt een open gesprek over ontwikkeling onmogelijk. Wie beide in één uur doet, merkt dat het eerste deel niets oplevert: de medewerker zit te wachten op de uitslag.
Houd er daarom tijd tussen. In veel organisaties zit het in een jaarcyclus van drie gesprekken: aan het begin een planningsgesprek waarin je afspreekt wat er moet gebeuren, halverwege een functioneringsgesprek over hoe het loopt, en aan het eind een beoordelingsgesprek. Die cyclus heet ook wel cyclisch leidinggeven, en het idee erachter is simpel: als de eerste twee gesprekken goed zijn gegaan, is de derde een formaliteit.
Zo bereid je een functioneringsgesprek voor
Laat de medewerker het voorbereiden en stuur een lijst met onderwerpen mee, waarvan een paar verplicht. Vraag de voorbereiding een paar dagen vooraf op, zodat jij je er ook op kunt voorbereiden. Kies een plek zonder onderbrekingen en trek er een uur voor. Laat de medewerker het verslag schrijven; dat leest hij later anders terug dan een verslag van zijn baas.
Stel vragen in plaats van conclusies: waar loop je tegenaan, wat heb je van mij nodig, waar wil je over een jaar staan. En zeg wat je zelf ziet, ook als het ongemakkelijk is. Een functioneringsgesprek waarin alleen aardige dingen worden gezegd is een gemiste kans, want dan komt het alsnog in december op tafel.
Zo bereid je een beoordelingsgesprek voor
Zorg dat je oordeel op iets rust dat de medewerker kan nakijken: afspraken van het begin van het jaar, resultaten, voorbeelden met een datum erbij. Schrijf het van tevoren uit en lees het één keer terug met de vraag of iemand die het niet met je eens is er iets tegenin kan brengen dat klopt.
Zeg de conclusie in de eerste minuten. Er is niets zo naar als een half uur toewerken naar iets waarvan de ander al voelt dat het komt. Daarna is er tijd om het uit te leggen en om te horen wat de medewerker ervan vindt, en dat hoort ook in het verslag.
En de nieuwe kant: gesprekken die vaker en korter zijn
Steeds meer organisaties stappen af van één groot jaargesprek en doen elk kwartier een kort gesprek. Dat werkt beter, om dezelfde reden als hierboven: bijsturen kan alleen als het snel gebeurt. Wat wel blijft, is dat een beoordeling met gevolgen apart hoort te staan en op papier moet.
Nog een verschuiving: het onderwerp "hoe verandert jouw werk" hoort er nu bij. Bij veel functies verdwijnen taken of komen er andere bij door AI, en dat is een gesprek over ontwikkeling, niet over presteren. Het hoort dus in het functioneringsgesprek en niet in de beoordeling.
De gesprekken leren voeren
In de cursus Functioneringsgesprekken voer je beide soorten gesprekken met je eigen voorbeelden, inclusief de lastige: iemand die het niet met je eens is, of iemand die zegt dat alles goed gaat terwijl dat niet zo is. Cursisten gaven de training een 8,9, gemiddeld over 14 beoordelingen.