Zelfsturende teams: bij de ene organisatie zijn medewerkers dolblij dat ze hun werk autonoom kunnen doen, bij de andere loopt het vast en vraagt het team om de terugkeer van de oude vertrouwde manager. Inmiddels weten we redelijk goed waar dat verschil aan ligt.
Heeft een team een manager nodig?
Uit onderzoek van de Rijksuniversiteit Groningen blijkt dat het verminderen of weghalen van formeel leiderschap er niet toe leidt dat de hiërarchie verdwijnt: de informele hiërarchie wordt sterker. De onderzoekers publiceerden hun bevindingen in november 2018 in het Journal of Organizational Behavior. Om teamleden onderling als gelijken te laten samenwerken is er juist een leider nodig, stellen zij, omdat het team dan niet onderling hoeft uit te vechten wie de baas is.
Dat is precies het tegenovergestelde van het beeld waarmee zelfsturing populair werd. Het idee was: geef mensen vrijheid en verantwoordelijkheid, dan ontstaat de goede werksfeer en volgt de efficiëntie. Vooruitstrevend, maar het werkt niet vanzelf.
Verschillende grote thuiszorgorganisaties kwamen tot diezelfde conclusie, waaronder het Amsterdamse Cordaan en het Rotterdamse Laurens. Voormalig interim-bestuursvoorzitter van Laurens Vincent Maas beëindigde de zelfsturing in 2017 en kreeg applaus van zijn collega's. In dagblad Trouw was hij begin 2019 kritisch op de werkwijze met zelfstandige teams. Maas: ,,Zelfsturing werkt alleen als het bestuur er echt in gelooft en de medewerkers zich er volop voor willen inzetten. Dat zijn randvoorwaarden waaraan je moet voldoen voordat je aan zelfsturing begint.''
Waarom het misgaat
Docent van Learnit Training Anna Maria ziet het regelmatig misgaan op de werkvloer. ,,Vaak worden van deze teams vaardigheden en bepaald gedrag verwacht. Het team is daar niet altijd klaar voor: het ontbreekt vaak aan de middelen, het inzicht en de ontwikkeling om aan die verwachtingen te voldoen.''
Volgens haar heeft een zelfsturend team tijd nodig. ,,Een zelfsturend team ontwikkelt zich in fasen over tijd. Die kun je niet zomaar overslaan. Zelfsturing is de eindfase in teamontwikkeling en daar kom je niet zomaar.'' Een organisatie die zelfsturing invoert per 1 januari, slaat dus alle fasen over en noemt de uitkomst een mislukking van het idee.
In de praktijk gaat het meestal op vier dingen mis. Er is niemand die de knoop doorhakt als het team het niet eens wordt. De besluitruimte is nooit uitgesproken, dus niemand weet wat het team wel en niet zelf mag beslissen. Het team heeft er taken bij gekregen, planning, verzuim, inwerken, zonder de tijd en de vaardigheden ervoor. En het aanspreken onderling gebeurt niet, waardoor het werk stil bij de twee mensen komt te liggen die het toch wel oppakken.
Wat wel werkt
Begin met de besluitruimte op papier: wat beslist het team zelf, wat beslist het samen met de leidinggevende, en wat beslist de organisatie. Eén A4, en veel korter dan mensen denken. Verdeel daarna de rollen expliciet, met een naam erbij en een termijn, in plaats van erop te vertrouwen dat het zich uitwijst.
Houd het leiderschap in de buurt in plaats van het weg te halen. Een leidinggevende die het team niet stuurt maar wel beschikbaar is voor de knopen die het team niet doorkomt, is geen halve maatregel maar de voorwaarde die het RUG-onderzoek beschrijft. En doe het stap voor stap: één stuk verantwoordelijkheid erbij, kijken hoe het gaat, dan het volgende.
Zelfsturing nu: hybride en met AI
Twee dingen maken het lastiger dan in 2018. Teams die deels op afstand werken, missen de informele momenten waarop onderling afstemmen gebeurt, en juist daar drijft zelfsturing op. Dat vraagt om vaste momenten die er anders niet zouden zijn: een korte dagstart, en een overleg per maand dat niet over de inhoud gaat maar over hoe het loopt.
En AI verschuift het werk in teams ongelijkmatig: de een gebruikt het dagelijks, de ander niet. In een team met een manager is dat een verschil dat wordt opgepakt, in een zelfsturend team wordt het een onbesproken verschil in tempo. Zet het op de agenda voordat het een onderstroom wordt.
De overstap begeleiden
Zelfsturing kan goed functioneren, mits er aandacht is voor het proces: een plotse overstap zorgt hoe dan ook voor frictie. Een teamcoach van Learnit kan daarbij helpen: die werkt met het hele team aan de fasen die het door moet.
Wil je het zelf kunnen begeleiden, dan is er de cursus Teamcoachen. Gaat het vooral om je eigen rol als leidinggevende van zo'n team, dan sluit de cursus Leidinggeven Fundament en Situationeel beter aan.
In het webinar Zelfsturende teams: hoe maak je die succesvol? besprak Anna Maria de fasen die een team richting zelfsturing doorloopt, met tips om ermee te beginnen. Kijk hem hier terug.