4. Doelen stellen met BE SMARTIE
Een doel dat je niet kunt nakijken, blijft een voornemen. BE SMARTIE maakt van een vaag plan een afspraak met jezelf waarvan je over drie maanden kunt vaststellen of je hem bent nagekomen. En het lost het probleem op waar de meeste doelen op stuklopen: dat het resultaat eigenlijk bij iemand anders ligt.
After this chapter:
- Ken je de negen letters van BE SMARTIE en weet je wat elke letter aan een doel toevoegt.
- Toets je een eigen doel op alle negen criteria en herschrijf je het waar het rammelt.
- Verdeel je een doel over drie tijdhorizons: het jaar, het kwartaal en de week.
- Herken je een doel dat op het gedrag van een ander leunt en schrijf je het om naar je eigen handelen.
- Beschrijf je een ideaal eindresultaat waar je je toetscriteria zo uit haalt.
De negen letters
Het bekende SMART-rijtje maakt een doel controleerbaar, maar zegt niets over de vraag of je het doel ook werkelijk wilt. Daar zitten de extra letters voor. BE SMARTIE begint met richting, gaat dan naar scherpte en eindigt bij de brandstof die je nodig hebt om vol te houden als het tegenzit.
Richting. De B staat voor bezielend: het doel raakt aan iets dat voor jou van blijvend belang is. Je kernwaarden uit hoofdstuk 3 zijn de toets. Herken je er minstens één in terug? Zo niet, dan sterft het doel binnen zes weken een stille dood. De E staat voor ecologisch: het doel past in het geheel van je leven en je werk. Je kijkt naar de prijs. Wat gaat er minder aandacht krijgen, en accepteer je dat? Een doel dat je gezondheid, je thuissituatie of je team schade toebrengt, houdt het niet vol.
Scherpte. Specifiek: je beschrijft wie wat doet, waar, wanneer en met wie. "Beter communiceren" is geen doel. "In elk teamoverleg vat ik minimaal één keer samen voordat ik mijn eigen mening geef" is dat wel. Meetbaar: er is een teller, een percentage, een aantal of waarneembaar gedrag, zodat je aan het eind met ja of nee kunt antwoorden. Acceptabel: de mensen om je heen kunnen ermee leven, en jij ook. Bij doelen die anderen raken betekent dit dat je ze hebt besproken in plaats van aangekondigd. Realistisch: het doel is haalbaar met de tijd, kennis en middelen die je nu hebt of binnen de periode kunt regelen. Een doel dat te makkelijk is, motiveert overigens net zo slecht als een onhaalbaar doel. Tijdgebonden: er staat een datum bij, en niet alleen aan het eind; ook de tussenstappen hebben een moment.
Brandstof. Inspirerend: je ziet het eindplaatje voor je. Je kunt in dertig seconden vertellen hoe het eruitziet als het gelukt is, en je merkt dat je er zin in krijgt. Eigen invloed: het doel gaat over jouw gedrag. "Mijn manager geeft mij meer ruimte" ligt buiten je bereik. "Ik doe voor 1 juni een onderbouwd voorstel over mijn takenpakket" ligt erbinnen.
Els wil assertiever worden. Ze toetst dat aan BE SMARTIE en ziet dat het alleen op de B scoort: het raakt wel aan haar waarden, maar verder is er niets van te maken. Ze herschrijft het naar: "Voor 1 juli heb ik in minstens zes overleggen mijn afwijkende mening uitgesproken binnen de eerste tien minuten, en ik houd dat bij in mijn agenda." Haar kwartaaldoel wordt zes keer, haar weekdoel één keer, in het maandagoverleg. Daarmee is het doel meetbaar, tijdgebonden en gaat het volledig over haar eigen gedrag.
Struikel je bij het toetsen op de R van realistisch, dan is het zonde om meteen je ambitie te verkleinen. Verleng eerst de termijn, of maak de weekactie kleiner. Een jaardoel dat blijft staan met een rustiger tempo motiveert beter dan een afgezwakte versie van wat je eigenlijk wilde.
Van jaar naar week
Een doel dat pas over een jaar afloopt, geeft je elf maanden lang geen signaal of je op koers ligt. Daarom knip je elk doel in drie horizons. Plannen doe je van jaar naar week, uitvoeren gaat de andere kant op: de langste horizon geeft betekenis aan de kortste, de kortste geeft bewijs aan de langste.
Het jaardoel geeft richting. Op jaarniveau formuleer je in één zin waar je naartoe wilt. Getallen zijn hier minder belangrijk dan helderheid. "Ik wil dit jaar bekendstaan als iemand die problemen agendeert voordat ze escaleren" is bruikbaar, omdat het richting geeft aan honderd kleine keuzes. Je leest het jaardoel aan het begin van elk kwartaal terug met één vraag: klopt deze richting nog, gezien wat er de afgelopen drie maanden gebeurd is?
Het kwartaaldoel levert een tussenresultaat. Drie maanden is lang genoeg om iets te bouwen en kort genoeg om te overzien. Hier hoort het getal thuis. Uit het jaardoel hierboven volgt bijvoorbeeld: eind maart heb ik in vier teamoverleggen een risico geagendeerd dat nog niet urgent was. Kies één tussenresultaat en geen drie, want een kwartaal met drie doelen levert meestal drie halve resultaten op. Zet er een getal en een datum bij. En benoem wat je ervoor laat vallen: elk kwartaaldoel kost tijd die ergens anders vandaan komt, en als je dat niet benoemt komt het uit je avonden.
De weekactie levert het bewijs. Op weekniveau bestaat je doel uit handelingen met een dag en een tijdstip. "Donderdag negen uur: agendapunt aanmelden bij Karin voor het overleg van volgende week." Dat is klein genoeg om te doen op een drukke dag, en het is direct zichtbaar of het gebeurd is. De koppeling loopt ook omhoog: blijkt na vier weken dat er nul agendapunten liggen, dan weet je dat in week vijf en niet pas eind maart.
Plan je weekacties op het moment dat je je kwartaaldoel opschrijft, niet later. Zet twaalf regels in je agenda, elk met een dag en een tijd. Het kost een half uur en het scheelt je twaalf keer het besluit of je er vandaag zin in hebt.
Toetsen op je eigen invloed
Veel doelen sneuvelen niet omdat ze te groot zijn, maar omdat het resultaat bij iemand anders ligt. "Ik wil dat mijn manager mij meer verantwoordelijkheid geeft" is een wens over andermans gedrag. Je schrijft zo'n doel om tot iets waar jouw handelen het verschil maakt: "Ik dien voor 1 april een voorstel in waarin ik één project benoem dat ik zelfstandig wil trekken, en ik vraag daar in het functioneringsgesprek een besluit over." De formulering verschuift van uitkomst naar gedrag. De uitkomst blijft onzeker, want de ander beslist. Jouw aandeel is wel volledig planbaar.
Drie vragen leg je langs elk doel dat je opschrijft. Wie voert de handeling uit? Staat er iemand anders in de zin als handelend persoon, dan herformuleer je vanuit jouw kant. Kan ik morgen beginnen? Is het antwoord nee omdat je op iets wacht, dan benoem je dat wachten als een aparte stap met een naam en een datum erbij. En: wat als de ander nee zegt? Een doel dat volledig instort bij één afwijzing was in werkelijkheid een hoop.
Het ideaal eindresultaat
Het ideaal eindresultaat beschrijft de situatie zoals die eruitziet op het moment dat je doel bereikt is. Je schrijft het in de tegenwoordige tijd, alsof je er nu naar kijkt, en zo concreet dat een buitenstaander het zou herkennen. Dus niet "meer regie hebben", maar: het is vrijdagmiddag vier uur, ik loop mijn weekoverzicht door en er staat niets meer open dat ik vandaag had moeten doen, en maandag begin ik met een agendapunt dat ik zelf heb ingebracht.
Die concreetheid doet twee dingen. Je merkt onmiddellijk of je het echt wilt, want een lauw eindbeeld verraadt zichzelf. En je haalt er de criteria uit waarop je later toetst: een weekoverzicht, een leeg lijstje met openstaande zaken en een eigen agendapunt. Dat zijn drie dingen die je kunt tellen of aanwijzen.
Youssef heeft als doel beter samenwerken met de afdeling inkoop. Hij schrijft zijn ideaal eindresultaat op: "Het is juni. Ik weet van drie mensen bij inkoop hoe hun werkweek eruitziet. Bij een spoedaanvraag bel ik direct de juiste persoon in plaats van te mailen naar het algemene adres, en ik krijg binnen een dag antwoord." Daaruit haalt hij zijn kwartaaldoel: voor 1 juni drie kennismakingsgesprekken van een half uur. En zijn eerste weekactie: dinsdag elf uur een uitnodiging sturen naar de eerste persoon.
Pak een doel dat je al een tijd met je meedraagt en zet het letterlijk op papier, in de woorden die je er zelf voor gebruikt.
- Loop de negen letters langs en geef per letter een score van 1 tot 5. Noteer bij elke score onder de 3 in één zin wat er ontbreekt.
- Herschrijf het doel in maximaal twee zinnen, zo dat het op minstens zeven letters een 4 of 5 scoort.
- Verdeel het herschreven doel over de drie horizons: het jaar in één zin, het kwartaal met een getal erin, en de eerste weekactie met dag en tijdstip.
- Schrijf het ideaal eindresultaat in vijf tot acht zinnen, in de tegenwoordige tijd, en onderstreep drie dingen die je kunt tellen of aanwijzen.
- Loop de drie toetsvragen langs en streep elke zin door die over het gedrag van een ander gaat.
Zet die eerste weekactie meteen in je agenda voordat je verdergaat. Doe je dat niet, dan was dit een interessant gesprek met jezelf.
Summary
- BE SMARTIE toetst een doel in drie groepen: richting (bezielend, ecologisch), scherpte (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden) en brandstof (inspirerend, eigen invloed).
- De B toets je aan je kernwaarden. Zit daar niets, dan sterft het doel binnen zes weken een stille dood.
- De drie horizons: het jaar geeft richting, het kwartaal levert een meetbaar tussenresultaat, de week levert acties met een dag en een tijdstip.
- Plannen loopt van jaar naar week, terugkoppelen loopt van week naar jaar.
- Kies één kwartaaldoel, zet er een getal en een datum bij, en benoem wat je ervoor laat vallen.
- Een doel houdt pas stand als het resultaat afhangt van jouw handelen en niet van de instemming van een ander.
- Het ideaal eindresultaat beschrijf je in de tegenwoordige tijd, en het levert je meteen de criteria om op te toetsen.
Waarvoor staat de laatste E van BE SMARTIE, en wat doet die letter met je doel?
Iemand schrijft als doel op: "Mijn team levert de rapportage voortaan op tijd aan." Wat is hier het probleem?
Waarom knipt dit hoofdstuk een jaardoel op in een kwartaaldoel en weekacties?
Ready for the next step?
Je hebt de gratis starter van Proactief handelen afgerond. Het volgende hoofdstuk in de volledige training is The communication model: Het zender-ontvangermodel, het verschil tussen waarnemen en interpreteren, je referentiekader en de drie kanalen van je boodschap.
Take the 2-day course →Vanaf €1250,- excl. btw · met een ervaren trainer erbij