Learnit Training
« Terug naar alle thema's

Trainingen Excel

Je kunt bij Learnit Excel cursussen volgen op alle niveau's. Van de basis cursus Excel tot aan de cursus Excel Expert. In alle versies, van Excel 2003 tot en met Excel 2013 en Office 365. Daarnaast kun je de Excel cursussen ook als e-learning volgen.

Om vast te stellen welke cursus voor jou geschikt is, stellen wij een online cursuswijzer beschikbaar.

[link]

Excel - Access 0:1

In de zomer van 2015 is er in Amerika een grootschalig onderzoek geweest naar het gebruik van Excel-werkbladen. Vele duizenden sheets zijn bekeken. En wat bleek? Het merendeel van deze werkbladen bevatten geen enkele formule. Dat betekent blijkbaar dat Excel voornamelijk gebruikt wordt om gegevens te bewaren, zonder dat daarmee gerekend wordt.

In de praktijk kom ik ook veel Excel-gebruikers tegen die allerlei lijstjes of lijsten maken in Excel. Ik begrijp dat ook wel, omdat de ruitjes-indeling handig werkt en eenvoudig met filters de juiste gegevens geselecteerd kunnen worden. De problemen komen wanneer gegevens van een werkblad gekoppeld moeten worden aan andere werkbladen. Dit lukt niet met een paar eenvoudige formules en wordt dan vaak ook haast onmogelijk. Hoewel Excel een aantal databasefuncties (DBSOM,DBAANTAL,..) kent zijn deze wel weer bedoeld om mee te rekenen.

De oplossing die niet voor de hand ligt, maar vaak wel veel beter is, is het importeren van de gegevens in MS Access. Dit gaat over het algemeen probleemloos en Access maakt hiervan tabellen. Het leggen van relaties tussen gegevens wordt nu eenvoudig. In de menu-optie 'Relaties' kunnen lijnen tussen velden van verschillende tabellen getekend worden om relaties aan te brengen. Daarbij kunnen diverse opties gebruikt worden om de integriteit van de gegevens te waarborgen. Zo kan bijvoorbeeld alleen een order worden toegevoegd als hiervoor eerst een klant is aangemaakt. Deze gegevensintegriteit is in Excel niet aanwezig.

In Access kunnen eenvoudig formulieren (invoerschermen) gemaakt worden om het voor gebruikers nog overzichtelijker te maken. Ook aan uitvoer is gedacht. Via rapporten kan de informatie zeer flexibel worden afgedrukt naar papier of PDF. Ook kan eenvoudig naar Excel geëxporteerd worden. In Access kunnen zelfs de meeste Excel functies gebruikt worden om berekeningen te maken.

Het is altijd belangrijk om bij werk het juiste gereedschap te gebruiken. Dat geldt ook op kantoor. Wanneer een Excel-werkblad geen formules bevat is het meestal beter om voor Access te kiezen.

Roy Nieuwenhuijzen

Office-trainer

Wil je persoonlijke begeleiding, feedback en oefenen met eigen situaties? Schrijf je dan in voor een Excel-training of Access-training Je kunt onze Office-trainingen volgen in de versies 2007, 2010, 2013 of 2016

[link]

Draaitabellen: de beste functie van Excel

Als er een top 40 zou bestaan van beste functies in Excel dan zouden de draaitabellen onbetwist op de eerste plaats staan. Wat mij betreft in ieder geval. Kort daarop gevolgd door de draaigrafieken. Waarom ben ik zo enthousiast over de draaitabellen? Ik zal het je uitleggen.

Wanneer je in Excel iets wilt berekenen dan moet je exact aangeven wat de bedoeling is. Tel de inhoud van A2 op bij de inhoud van B2 en vermenigvuldig dit met de inhoud van C2. Excel rekent dit prima voor je uit en toont het resultaat. Bij complexere functies als verticaal zoeken of geneste functies wordt het al snel lastiger om de juiste waarden in de juiste cellen te selecteren. Bij de draaitabellen is dat niet nodig.

Excel groepeert automatisch de gegevens bijvoorbeeld per locatie, regio, afdeling etc. Vervolgens kunnen allerlei functies zoals som, gemiddelde, max en min, gebruikt worden om per groep informatie weer te geven. Denk hierbij aan de totale omzet per regio of de gemiddelde kosten per afdeling.

Het uitgangspunt is de gegevenstabel. Dit is een werkblad met gegevens, verdeeld over kolommen, waarbij elke kolom dezelfde soort informatie bevat. Dit zijn bijvoorbeeld kolommen met namen, telefoonnummers en adressen. Boven elke kolom moet wel een naam aanwezig zijn. Deze namen worden namelijk in de draaitabel gebruikt.

Selecteer één cel in de gegevenstabel en kies de functie Draaitabel van het tabblad Invoegen. Bevestig het volgende scherm, zodat op een nieuw werkblad de draaitabel gemaakt wordt. Links is de ruimte gereserveerd voor het rapport en aan de rechterzijde kunnen de velden, de kolomnamen, in de juiste vakken geplaatst worden. Een kolomnaam geplaats in de Rijlabels zorgt voor groepering van de gegevens onder elkaar. Bij de Kolomlabels worden deze naast elkaar geplaats. In het vak Waarden worden de getallen geplaatst en kan per veld de gewenste functie gekozen worden. Dit kan door op de lijstpijl te klikken en dan bij de Waardeveldinstellingen de gewenste functie te selecteren.

Dat is alles. Je geeft aan waar de gegevens staan en Excel geeft je alle gewenste informatie. Wanneer je de informatie niet als cijfers maar als een grafiek wilt zien voer je exact dezelfde procedure uit, maar dan selecteer je een draaigrafiek in plaats van een draaitabel.

Ik weet zeker dat wanneer je draaitabellen gaat gebruiken je het met mij eens zal zijn dat de topper binnen Excel de draaitabellen zijn. Succes met het gebruik hiervan!

Roy Nieuwenhuijzen

Office-trainer

Wil je persoonlijke begeleiding, feedback en oefenen met eigen situaties? Schrijf je dan in voor onze eendaagse training Excel Draaitabellen, formules en functies. Je kunt deze training volgen in de versies 2007, 2010, 2013 of 2016

[link]

20 tips voor Excel 2013 - Deel III

Al goed gebruik kunnen maken van Excel 2013 na de tiplijst in onze vorige blog? We helpen je graag nog een handje verder om het gebruiksgemak te verhogen. Daarom volgen hieronder nog eens zes tips om je op weg te helpen met één van de belangrijkste reken- en presentatieprogramma's voor op de werkplek.

Tip 15: De Vulgreep

Met de Vulgreep kun je snel formules en reeksen doorkopiëren. Wanneer je met de cursor op een actieve cel rechtsonder gaat staan, verandert je cursor in een kruisje en kun je doorkopiëren naar de gewenste richting. In de figuur hieronder is de vulgreep in het rood weergegeven. Wanneer je dubbel klikt in plaats van sleept, wordt de formule/reeks automatisch doorgekopieerd. In de figuur hieronder zal dit tot en met cel C5 zijn.

Tip 16: Sneltoetsen werkbladen

Wanneer je werkt met veel werkbladen in Excel, kun je snel navigeren met de volgende Sneltoetsen:

  • Werkblad naar rechts: ctrl + PageDown
  • Werkblad naar links: ctrl + PageUp

Tip 17: Sneltoetsen werkmappen

Wanneer je veel tussen verschillende vensters navigeert, dan is alt + tab de oplossing. Hierdoor wissel je snel tussen de laatste twee gebruikte schermen. Als je alt ingedrukt blijft houden en herhaaldelijk op tab drukt, wissel je door alle vensters. Door alt + tab los te laten, wordt het gekozen venster actief.

Tip 18: Sneltoets cel absoluut maken

Zoals in Tip 7 is beschreven, kunnen we celverwijzingen absoluut maken. Wanneer we met de cursor in de formulebalk op de betreffende cel gaan staan, maken we deze cel absoluut met de knop F4. Door herhaaldelijk op F4 te drukken, wissel je tussen de volgende mogelijkheden: $A$1, A$1, $A1 en A1. Het eerstvolgende teken na het $-teken is absoluut.

Tip 19: Sneltoetsen voor selecties

Bij grote bestanden wil men vaak grote bereiken selecteren. Dit kan met de muis een lastige klus zijn. Wanneer de knoppen ctrl + shift + pijltje worden ingedrukt, kan men snel per rij en kolom de selectie uitbreiden. Met ctrl + shift + * worden alle cellen eromheen geselecteerd totdat Excel een lege cel tegenkomt.

Tip 20: Excel 2013 kennis verbreden

Een training Excel 2013Basis/Vervolg/Expert bij Learnit Training helpt je om je kennis te verbreden. In onze training leer je in eigen tempo met Excel 2013 werken. Hierbij word je begeleid door een ervaren trainer. Als je zelf al tegen problemen bent aangelopen met Excel, kan het verhelderend zijn een voorbeeld uit je werkomgeving mee te nemen naar de training. Je kunt dan nóg praktijkgerichter aan de slag. Collega's of werknemers die de training willen volgen? We geven deze training ook zeer maatgericht en (incompany) voor grote groepen.

Je kunt hieronder klikken om de overige tips te bekijken:

[link]

20 tips voor Excel 2013 - Deel II

Al goed gebruik kunnen maken van Excel 2013 na de tiplijst in onze vorige blog? We helpen je graag om het gebruiksgemak nog verder te verhogen en daarom volgen hieronder nog eens zeven tips voor het werken met één van de belangrijkste reken- en presentatieprogramma's voor op de werkplek.

Tip 8: Macro's

Wanneer je vaak terugkerende werkzaamheden moet doen, is een Macro de oplossing. Een voorbeeld van zo'n soort veelvoorkomende klus kan zijn dat je elke maandag een rapport moet maken van data uit een database. De eerstvolgende keer dat je dit doet ga je een macro opnemen, waarbij elke muisklik en toetsenaanslag wordt opgenomen. Vervolgens kunnen de opgenomen handelingen met één muisklik worden uitgevoerd.

Dit doe je als volgt:

  • Ga in de cel staan waar je wilt beginnen met het opnemen van de macro (bv. cel A1).
  • Kies Beeld > Macro's > Macro opnemen.
  • Geef in het venster 'Macro opnemen' een macronaam en sneltoets op.
  • Gebruik een oranje opvulkleur voor de cel A1.
  • Stop de macro door links onder het scherm op de stopknop te klikken.

Nu heb je een macro opgenomen en kun je een willekeurige cel, met behulp van de sneltoets, oranje maken. Natuurlijk kun je de macro veel langer maken en is het ook nog mogelijk deze relatief te laten verwijzen.

Tip 9: Verticaal zoeken

Met Verticaal zoeken wordt er gezocht naar een waarde in een matrix die als resultaat een waarde geeft uit dezelfde rij. Dit wordt vaak gebruikt om bijbehorende gegevens op te zoeken uit een grote database. De functie die we hiervoor gebruiken heet VERT.ZOEKEN en kunnen we opvragen via Formules > Zoeken en verwijzen > VERT.ZOEKEN.

Syntax: VERT.ZOEKEN(zoekwaarde;tabelmatrix;Kolomindex_getal;benaderen)
Zoekwaarde: Is de waarde waar we op willen zoeken in de tabelmatrix (cel A9).
Tabelmatrix: Is het celbereik waarin gezocht moet worden (blauwe lijnen).
Kolomindex_getal: Is het kolomnummer van de tabelmatrix dat als resultaat moet worden weergegeven (rode stippellijnen).

Benaderen: keuze uit
ONWAAR: exact als zoekwaarde
WAAR: lijkt op zoekwaarde
Syntax: VERT.ZOEKEN(A19;A2:C6;3;WAAR)

Als we bovenstaande syntax invullen in cel B9, laten we het zoeken naar "week 2" in de tabelmatrix. Waarneer deze is gevonden wordt het resultaat van kolom 3 weergegeven. In de figuur hieronder is dat 95.

Tip 10: Autosom

Om snel een som-functie te maken bestaat er de knop met het som teken (tabblad start). Hiermee kunnen we snel een aantal cellen optellen met maar enkele muisklikken.

  • Ga in de cel staan waar het antwoord moet komen.
  • Klik op de knop met het som teken
  • Selecteer met de muis de cellen die moeten worden opgeteld.
  • Sluit af met ENTER.

Wanneer op het pijltje naast het somteken wordt geklikt, verschijnen de volgende functie-keuzemogelijkheden: Gemiddelde, Aantal getallen, Max en Min.

Tip 11: Lastige formules

Als er lastige formules moeten worden gemaakt, is het handig om deze in te vullen in het 'Functieargumenten'-scherm. Zo vergroot je de kans om de formule correct te maken, doordat speciale tekens automatisch worden ingevuld. Daarnaast staat er per argument nog een korte uitleg. Dit scherm is op te roepen met de knop ƒx (links van de formulebalk) als de cel actief is.

Tip 12: Selecteren speciaal

Wanneer in data bepaalde cellen moeten worden geselecteerd om te bewerken, kun je gebruikmaken van 'Selecteren speciaal'. Je kunt hier denken aan lege cellen, opmerkingen, formules en verschillen in rijen dan wel kolommen.

  • Selecteer het gebied waarin gezocht moet worden.
  • Druk op F5.
  • Geef in het venster 'Selecteren speciaal' aan waarop geselecteerd moet worden.

Tip 13: Gegevens samenvoegen "tekst"

Wil je bijvoorbeeld nieuwe gebruikersnamen creëren aan de hand van voornaam, achternaam en geboortejaar, dan is dit mogelijk met tekstformules als RECHTS, MIDDEN en LINKS. In de figuur hieronder zien we in de bovenste rij de gegevens van Pieter, in rij 2 de functie die gebruikt wordt en daaronder, in rij 3, zien we het resultaat.

De Syntax voor LINKS is: =LINKS(D1;2). Oftewel: van de tekst in cel D1 willen we de linker twee tekens als resultaat. In cel E4 zijn alle gegevens van rij 3 samen gevoegd als een nieuwe gebruikersnaam. De formule hiervoor is bovenin in het figuur hiernaast weergegeven. De " " geeft een spatie als resultaat tussen Pian en 75.

Tip 14: Dubbele waardes verwijderen

Als je data vervuild is geraakt met dubbele waardes, kan dat in enkele stappen verholpen worden. Dit doen we aan de hand van een voorwaardelijke opmaak, zoals in de figuur hieronder te zien is.

  • Selecteer het gebied waarin de dubbele waardes voorkomen.
  • Kies Start > Voorwaardelijke opmaak > Markeringsregels voor cellen > Dubbele waarden.
  • Geef in het venster 'Dubbelen waarden' een opmaak op.

Nu de voorwaardelijke opmaak is gemaakt kunnen we aan de hand van een filter (op kleur) de rijen selecteren en verwijderen. Let op: klik de rijen aan met Ctrl (control) ingedrukt, anders worden ook tussenliggende rijen verwijderd!

En dat was alweer het tweede deel van deze tip lijst rondom het gebruik van Excel 2013. Je kunt hieronder klikken om de overige tips te bekijken:

Mocht je nog meer willen leren over Excel, bekijk dan eens onze Excel-trainingen (ook te volgen via e-learning).

[link]

20 tips voor Excel 2013 - Deel I

Microsoft Excel behoort al jarenlang tot één van de belangrijkste reken- en presentatieprogramma's voor op de werkplek. Excel is een programma dat wordt gebruikt om data te verwerken en deze data overzichtelijk te presenteren. Excel 2013 lijkt qua interface sterk op voorganger 2010, maar de software is qua stijl en vormgeving richting de zogeheten 'metro-interface' van Windows 8 gegaan. Daarnaast heeft deze versie een groot aantal sjablonen meegeleverd die de gebruiker meteen van dienst zijn bij het opstellen van specifieke tabellen (rapporten, agenda's, budgetten etc.). En ten slotte is het makkelijker dan ooit om gemaakt werk online te delen en samen tegelijkertijd aan bepaalde documenten te werken.

In deze tiplijst (deel I) gaan we enkele van deze nieuwe functies bespreken, zodat je nóg meer uit Microsoft Excel kunt halen.

Tip 1: Snel aanvullen

Excel is nu nog slimmer geworden in het herkennen van patronen. Als we het voorbeeld in het screenshot hiernaast volgen, dan zien we dat in cel B2 tijdens het typen van de voornaam uit cel A2, een aanvullijst wordt getoond. Door op enter te drukken kunnen we deze lijst accepteren.

  • Dit werkt ook omgekeerd (typ in kolom B de achternaam)
  • Een teken toevoegen (typ in kolom B: Voornaam ? Achternaam)
  • Gegevens wisselen (typ in kolom B: Achternaam voornaam)

Tip 2: Snelle analyse

Gegevens worden sneller geanalyseerd in Excel 2013. Maak een selectie van de gegevens die je wilt analyseren. Rechtsonder verschijnt de knop Snelle analyse. Met deze knop worden snelle analyses gemaakt, zie de figuur hieronder.

In dit voorbeeld is gekozen voor een 'som-analyse' als resultaat. Analyses kunnen bestaan uit: Opmaak, Grafieken, Totalen, Tabellen en Sparklines.

Tip 3: Aanbevolen grafieken

Met de aanbeveling van grafieken worden verschillende aanbevelingen gemaakt op basis van de geselecteerde gegevens.

  1. Selecteer de cellen die u in een grafiek wilt weergeven.
  2. Kies Invoegen > Aanbevolen grafieken
  3. Klik de gewenste grafiek aan in het venster Grafiek invoegen en klik op OK.

Nu de grafiek is aangemaakt zijn er drie knoppen zichtbaar. Met de filterknop is het nu ook mogelijk snel te filteren in de gegevens die moeten worden opgenomen in de grafiek.

Tip 4: Aanbevolen draaitabellen

Met draaitabellen kun je een groot aantal gegevens analyseren - dit helpt om betere beslissingen te nemen. Als beginner kan het lastig zijn wegwijs te worden wanneer er veel datapunten zijn. Excel helpt je om automatisch draaitabellen te genereren en dit werkt op dezelfde manier als Aanbevolen grafieken (Tip 3).

  1. Selecteer de cellen waarvan je een draaitabel wilt maken.
  2. Kies Invoegen > Aanbevolen draaitabellen.
  3. Klik de gewenste draaitabel aan in het venster Aanbevolen draaitabellen.

De wizard voor draaitabellen is nog steeds te gebruiken, mocht je de draaitabel willen aanpassen. Om deze weer te geven, klik je op de draaitabel waarnaar rechts op het scherm je venster wordt weergegeven.

Tip 5: Tijdlijn voor draaitabellen

Voor draaitabellen is er een nieuwe functie ingevoegd om een tijdfilter te maken. Dit werkt ongeveer op dezelfde manier als je wellicht gewend bent van zogeheten Slicers. Let op: Er moet in de brongegevens wel een kolom met datums aanwezig zijn!

Invoegen van de Tijdlijn:

  1. Klik op de draaitabel om de Hulpmiddelen voor draaitabellen weer te geven.
  2. Kies Analyseren > Tijdlijn invoegen.
  3. Selecteer in het venster Tijdlijnen invoegen de gewenste datumvelden en klik op OK.

Nu de tijdlijn is ingevoegd kunnen we deze aanpassen in de gewenste meeteenheid. We gebruiken de tijdlijn om een periode te selecteren.

Tip 6: Sjablonen

Wanneer opmaak niet je sterkste kant is, kun je gebruikmaken van vooringestelde Sjablonen. Excel heeft een groot aantal Sjablonen voor budgetten, facturen, agenda's, lijsten, leningen en planningen. Door gebruik te maken van deze Sjablonen kun je je focussen op het rekengedeelte en zorgt Excel voor zeer fraaie rekenbladen.

  1. Kies Bestand > Nieuw.
  2. Klik bij Voorgestelde zoekopdrachten op een van de suggesties of typ in de Zoekbalk zelf een suggestie.

Tip 7: Absoluut en Relatieve celverwijzing

Dit gebruiken we wanneer er formules gekopieerd worden naar meerdere cellen. Relatieve cel verwijzing laat de cellen in de formule mee veranderen. In de figuur hieronder mag de formule van cel D3 naar beneden gekopieerd worden om de totalen van de weken te bereken. De formule voor cel D4 wordt dan: =B4+C4

Nu is het ook mogelijk om een cel vast te zetten (absoluut) bij het kopiëren van een formule. In de figuur hieronder willen we de bonus van 15% (cel C1) blijven gebruiken als we de formule van cel C4 naar beneden kopiëren. De formule van C4 wordt dan: =B4*$C$1. Het $-teken geeft aan dat het teken erachter vaststaat. In dit geval staan de C en de 1 vast. Wanneer we de formule van C4 door kopiëren naar beneden, krijgen we als resultaat in cel C5: =B5*$C$1. In cel C6: = B6*$C$1.

Zo, dat waren de eerste zeven tips rondom het gebruik van Excel 2013. Je kunt hieronder klikken om de overige tips te bekijken:

Mocht je nog meer willen leren over Excel, bekijk dan eens onze Excel-trainingen (ook te volgen via e-learning).

[link]

De 8 handigste Office 2016-features

Microsoft Office, voor velen beter bekend als Word, Excel, Powerpoint, Access en Outlook, is voor de editie van 2016 nog eens in een compleet nieuw jasje gestoken. Zoals in elke nieuwe versie zijn er heel wat veranderingen doorgevoerd, en we zetten de 8 handigste hiervan graag voor jou op een rijtje.

1. Real-time co-auteurschap

Op een efficiënte manier samenwerken is één van de hoofddoelstellingen van Microsoft Office 2016. Het zal je dan ook niet verbazen dat je vanaf deze versie met verschillende personen gelijktijdig aan eenzelfde document kan werken. Terwijl je de eerste alinea in jouw Word-document alvast naleest, kan je collega ondertussen verder schrijven aan de volgende alinea's, zonder dat jullie werk door de ander overschreven wordt. Hetzelfde geldt overigens voor Powerpoint, maar Word heeft nog een uniek extraatje: hier kan je mekaar zelfs in real-time zien typen.

2. Grotere bestanden verzenden

Jouw Powerpoint-presentatie van 300mb even per mail verzenden? Dat is geen enkel probleem meer in de nieuwe outlook. Zodra je een Office 2016 product als bijlage aan een mail toevoegt, wordt die omgezet in een link waarop de ontvanger het bestand makkelijk kan downloaden. De enige voorwaarde hiervoor is dat het bestand al gesynchroniseerd is met een OneDrive account of een Sharepoint map.

3. Smart Lookup

De Smart Lookup functie zorgt ervoor dat je Word, Excel of Powerpoint niet meer moet verlaten wanneer je de betekenis van een woord in je document wilt opzoeken. Je selecteert simpelweg het woord in kwestie, klikt rechts en selecteert vervolgens de optie "Smart Lookup". De resultaten die je voorgeschoteld krijgt, worden gegenereerd door Bing en zullen in een "insights" tab te zien zijn binnen jouw document.

4. One-click forecasting

Excel-ninja's zullen deze feature zonder twijfel tot hun favorieten rekenen. In de grafieksectie van Excel, kun je nu met een simpele muisklik voorspellingen tevoorschijn toveren. Microsoft gebruikt hiervoor naar eigen zeggen het standaard "Exponential Smoothing algoritme (ETS) om effectief betrouwbare prognoses te tonen.

5. Skype-integratie

Zoals eerder al aangegeven is efficiënt samenwerken heel erg belangrijk in Office 2016 en dat bewijst ook de Skype-integratie in de verschillende desktop apps. Hierdoor kun je binnen Word, Excel of Powerpoint een Skype-gesprek opstarten en dit zowel met Instant Messaging, voice calls en video calls. Maar je kunt ook zonder het document te verlaten, jouw scherm delen via Skype.

6. Office Groups in Outlook

Dit is misschien wel de minst besproken nieuwigheid van Office 2016, maar daarom zeker niet de minst handige. Dankzij Office Groups is het voor eens en voor altijd gedaan met traditionele distributielijsten of onoverzichtelijke mailconversaties. Je kunt de collega's met wie je samenwerkt nu handig samenbrengen in één groep, die over een gedeelde inbox, kalender, bestandsopslagplaats en zelfs geïntegreerde OneNotes notities beschikt.

7. Nieuwe grafieken

Voor wie is uitgekeken op de standaard grafieken in Microsoft Office, is er goed nieuws. Er zijn namelijk nieuwe grafiektypes toegevoegd die je moeten helpen om financiële of hiërarchische data beter te visualiseren.

8. Betere cross-device ondersteuning

Tot slot zet Office 2016 ook een grote stap voorwaarts in de cross-device ondersteuning van de verschillende programma's. Jouw Word-document aanmaken op je smartphone, bijwerken op je tablet en de finishing touch toevoegen op je pc, het kan allemaal eenvoudiger dan ooit tevoren.

[link]

Filters in Excel

Veel van onze cursisten gebruiken Excel onder andere om grote hoeveelheden gegevens inzichtelijk te maken. Met Excel kun je grote hoeveelheden gegevens op verschillende manier rangschikken en presenteren. Je kunt er grafieken mee vullen, de gegevens samenvatten in draaitabellen, etc.

Een van de manier om te zoeken in grote hoeveelheden gegevens is met behulp van filters. Met behulp van filters kun je een deel van de regels snel verbergen (of juist laten zien) zodat je alleen de rijen ziet die op dat moment voor je relevant zijn. Hoe dat werkt leggen we hieronder uit. Als je met filter wilt werken moet je deze eerste aanzetten. Je doet dit op het tabblad Gegevens door op de optie Filter te klikken, zie ook het plaatje hieronder.

De filterknopjes (grijze vierkantjes met een zwart driehoekje) worden toegevoegd aan iedere cel in de geselecteerde rij (bij oudere Excel versies is dat in de bovenste cel van een blok met gegevens). Wanneer je het filter aanklikt verschijnt het hiernaast getoonde venster. Afhankelijk van wat er in de geselecteerde kolom staat zul je andere gegevens zien.

Door selectievakjes aan of juist uit te klikken kunt een selectie maken van de rijen die getoond moeten worden.

Wanneer een kolom getallen bevat geeft dit venster ook de mogelijkheid om op basis van bepaalde waarden een selectie te maken. Kies dan voor Getalfilters en geef dan de gewenste reeks aan.

Wanneer een kolom tekst bevat verschijnt een soortgelijk filter dat een selectie op bepaalde tekst mogelijk maakt. Een kolom waar een datum in staat kan op dezelfde wijze op een bepaalde periode geselecteerd worden.

Door een filter te gebruiken verberg je de niet geselecteerde rijen, deze rijen worden niet verwijderd of gewist. In de regelnummers zie je nog steeds de oorspronkelijke nummers. Het voordeel hiervan is dat je de verborgen gegevens even later weer kunt laten zien. Als je de gefilterde gegevens wilt kopiëren kan dit echter een probleem zijn. Bij het kopiëren worden namelijk ook de niet getoonde regels gekopieerd zodat het filter geen invloed heeft op wat je kopieert.

Gelukkig is er in Excel een, nogal verborgen, optie om alleen de getoonde (gefilterde) rijen te kopiëren. Deze optie bevindt zich op het tabblad Start in de groep Zoeken en Selecteren. Kies daar de optie Ga naar en kies in dat venster de optie Speciaal. Het vervolgvenster biedt dan de mogelijkheid om de optie Alleen zichtbare cellen te selecteren. Wanneer je nu het geselecteerde gebied kopieert naar een nieuw werkblad krijgen de rijen nieuwe opeenvolgende regelnummers en zijn de niet geselecteerde rijen niet mee gekopieerd.

Mocht je een keer willen oefenen met filters, dan kun je daarvoor dit Excel-bestand gebruiken.