4. Afspraken maken met je team
De eerste drie hoofdstukken gingen over jou: welk werk je uitbesteedt, wat je erin zet, hoe je nakijkt wat eruit komt. Dat is de helft. De andere helft is dat je collega's dezelfde keuzes maken, want het is jullie organisatie die het risico loopt en jullie klant die de brief krijgt. Dit hoofdstuk gaat over hoe je van los, stil gebruik komt tot een werkwijze die iedereen kent.
After this chapter:
- Begrijp je waarom een verbod op AI in de praktijk het tegenovergestelde oplevert.
- Kun je in kaart brengen wat er nu al gebeurt in je team.
- Ken je de zes vragen die samen een werkbare afspraak vormen.
- Weet je hoe je het gesprek voert zonder dat het over goed en fout gaat.
- Kun je de afspraak zo opschrijven dat hij over een jaar nog bruikbaar is.
Er wordt al gewerkt met AI
De meeste organisaties denken dat ze aan het begin van dit vraagstuk staan. Dat klopt zelden. Er wordt al met AI gewerkt, op eigen initiatief, meestal met een gratis versie en meestal zonder dat iemand het weet. Niet uit onwil: mensen lossen een probleem op met wat voorhanden is, zoals ze dat altijd hebben gedaan.
Dat brengt twee dingen met zich mee. Ten eerste gaat er nu al informatie naar buiten waarvan niemand weet welke. Ten tweede blijft alles wat goed gaat onzichtbaar, want wie het stil doet, deelt het ook niet. De collega die een prachtige manier heeft gevonden om verslagen te structureren, houdt die voor zich.
Een verbod lost geen van beide op. Het verplaatst het gebruik naar de privételefoon, waar je er helemaal geen zicht meer op hebt. Het alternatief is niet verbieden of toestaan, maar afspreken: benoemen wat mag, waar het ophoudt, en wat je doet als je het niet weet.
Een adviesbureau met 25 medewerkers stuurde in het voorjaar een mail rond dat AI-tools niet gebruikt mochten worden tot er beleid was. Een half jaar later was dat beleid er nog niet. Bij een rondvraag in het teamoverleg bleek dat elf van de vijfentwintig mensen wekelijks een assistent gebruikten, allemaal een gratis versie, en dat drie van hen er klantstukken in hadden geplakt. Het verbod had één effect gehad: niemand had er ooit een vraag over gesteld. Na het gesprek kwamen er in twee weken afspraken op papier, met één goedgekeurde tool en een duidelijke grens bij klantgegevens.
Begin met inventariseren, niet met regels
De verleiding is groot om te beginnen met een lijst van wat niet mag. Doe dat niet. Begin met de vraag wie wat gebruikt en waarvoor. Dat gesprek levert drie dingen tegelijk op: je weet waar de risico's zitten, je verzamelt de goede vondsten van collega's, en je maakt het onderwerp bespreekbaar in plaats van stiekem.
Doe dat zonder oordeel. Wie in dat gesprek op de vingers wordt getikt omdat hij vorige maand een offerte in een chatvenster plakte, vertelt het de volgende keer niet meer. Het gaat er niet om wat er is gebeurd, het gaat erom wat jullie vanaf nu doen.
Zet het onderwerp een keer op de agenda van het gewone werkoverleg in plaats van er een aparte sessie van te maken. Een half uur is genoeg voor de inventarisatie. Vraag iedereen om één voorbeeld mee te nemen van iets wat goed ging en één van iets wat tegenviel. Dat tweede levert meestal het beste gesprek op.
De zes vragen
Een bruikbare afspraak beantwoordt zes vragen. Niet meer, want een stuk van tien pagina's leest niemand, en niet minder, want dan blijft de belangrijkste twijfel open.
1. Waarvoor wel? Voor welk werk zetten jullie AI in, en wat blijft bij mensen? Gebruik de indeling uit hoofdstuk 1: vormwerk uitbesteden, oordelen zelf houden. Maak het concreet voor jullie werk. "Conceptmails, samenvattingen van verslagen en eerste opzetten" is een afspraak. "Verstandig gebruik" is er geen.
2. Welke tools? Welke assistenten heeft de organisatie goedgekeurd, en welke niet? Dit is de enige vraag waarop het antwoord binnen een jaar kan veranderen, dus noteer er ook bij wie erover gaat en wanneer er opnieuw naar gekeken wordt. Zorg vooral dat er ten minste één goedgekeurde tool is. Zonder alternatief is een verbod een uitnodiging.
3. Welke informatie? Wat mag er wel in een prompt en wat nooit? Neem hier de vier soorten uit hoofdstuk 2 over en vertaal ze naar jullie eigen documenten. Noem de stukken bij naam: dossiers, offertes, personeelszaken, de klantendatabase. Een voorbeeld zegt meer dan een categorie.
4. Wie controleert? Wie leest na, en waarop, voordat iets naar buiten gaat? In de meeste teams is dat degene die het stuk onder zijn naam verstuurt, en dat is een prima afspraak, mits hij is uitgesproken. Bij stukken die extern gaan of over geld of mensen beslissen, is een tweede paar ogen verstandig.
5. Wat vertellen we? Wanneer meld je aan een klant of een collega dat AI heeft meegeholpen? Hier verschillen organisaties van mening, en dat mag, zolang jullie er één lijn in trekken. Een werkbare middenweg: bij interne concepten hoeft het niet, bij teksten die als persoonlijk bedoeld zijn wel, en bij alles wat als advies of onderzoek naar buiten gaat altijd. Wat je in ieder geval niet wilt, is dat een klant het zelf ontdekt.
6. Bij twijfel? Aan wie leg je het voor als je het niet weet? Dit is de vraag die het vaakst wordt overgeslagen en die het meeste oplevert. Zolang er niemand is om het aan te vragen, doet iedereen bij twijfel wat hij zelf bedenkt, en dat is precies de situatie die je wilde oplossen. Noem een naam, geen afdeling.
Bij een zorgorganisatie zette de manager bedrijfsvoering de zes vragen op één A4 en besprak dat in drie teamoverleggen. Vraag 5 leverde het langste gesprek op. Een deel van het team vond dat cliënten het moesten weten als een brief met AI was opgesteld, een ander deel vond dat overdreven, want bij een standaardbrief uit het systeem zeg je dat ook niet. Ze kwamen eruit op een grens: brieven die over de zorg van een specifieke cliënt gaan, worden altijd door een mens geschreven en nagelezen, en daar hoort geen melding bij omdat AI er niet in zit. Bij algemene informatie mag de assistent helpen en staat er niets bij. Die ene zin haalde het hele meningsverschil weg, omdat hij niet over AI ging maar over welke brief het is.
Schrijf het op, en houd het kort
Een afspraak die niet op papier staat, is een gewoonte van een enkeling. Binnen drie maanden weet niemand meer precies wat er is afgesproken, en iedere nieuwe collega begint weer van voren af aan.
Houd het op één pagina, met de zes vragen als kopjes en per kopje twee of drie zinnen. Zet er de datum op en de naam van degene die erover gaat. Zet erbij wanneer jullie hem opnieuw bekijken; twee keer per jaar is genoeg. En zet hem op een plek waar mensen hem tegenkomen als ze hem nodig hebben, niet in een map die alleen de opsteller kent.
Vermijd bij het opschrijven twee dingen. Noem geen versienummers of prijzen, want die verouderen binnen een half jaar en dan lijkt het hele stuk verouderd. En schrijf geen regel die je niet kunt uitleggen aan iemand die morgen begint. Kun je niet uitleggen waarom iets niet mag, dan houdt niemand zich eraan.
Maak één plek waar collega's opdrachten delen die goed werkten. Een gedeeld document is genoeg. Het is de goedkoopste manier om het niveau van een heel team omhoog te krijgen, en het maakt van AI-gebruik iets waar je over praat in plaats van iets wat je alleen doet.
Zet de zes vragen op papier en vul ze in voor jouw team, zoals jij denkt dat het nu is.
- Zet bij elke vraag of het antwoord echt is afgesproken, of dat jij het invult zoals je denkt dat het bedoeld is.
- Tel hoeveel van de zes je zelf hebt ingevuld. Dat getal is je startpunt.
- Kies de vraag waar de meeste onduidelijkheid zit en bedenk aan wie je die zou voorleggen.
- Vraag één collega hetzelfde in te vullen en vergelijk. Waar jullie verschillen, is het gesprek nodig.
Neem de lijst die je in hoofdstuk 1 maakte erbij. Die geeft je bij vraag 1 meteen concrete voorbeelden uit jullie eigen werk.
Summary
- Er wordt al met AI gewerkt in je organisatie, meestal stil en meestal met een gratis versie.
- Een verbod verplaatst het gebruik naar plekken waar je geen zicht meer op hebt, en houdt de goede vondsten onzichtbaar.
- Begin met inventariseren zonder oordeel, niet met een lijst van wat niet mag.
- Vraag 1: waarvoor zetten jullie AI wel in, en wat blijft mensenwerk?
- Vraag 2: welke tools zijn goedgekeurd, wie gaat erover, en wanneer wordt dat herzien?
- Vraag 3: welke informatie mag er wel in en welke nooit, met jullie eigen documenten als voorbeeld.
- Vraag 4: wie leest na voordat iets naar buiten gaat, en waarop?
- Vraag 5: wanneer vertellen jullie dat AI heeft meegeholpen?
- Vraag 6: aan wie leg je het voor bij twijfel? Noem een naam, geen afdeling.
- Zet het op één pagina, met datum en eigenaar, en kijk hem twee keer per jaar na.
Waarom werkt een verbod op AI-tools in de praktijk meestal averechts?
Waarmee begin je volgens dit hoofdstuk als je afspraken wilt maken met je team?
Welke van de zes vragen wordt het vaakst overgeslagen, terwijl hij voorkomt dat iedereen zelf iets bedenkt?
Ready for the next step?
Je hebt de gratis starter van AI op de werkvloer afgerond. Het volgende hoofdstuk in de volledige training is Slim prompten: De opbouw van een goede opdracht, technieken die het antwoord beter maken en de fouten die iedereen maakt.
Volg de 1-daagse training →Vanaf €625,- excl. btw · met een ervaren trainer erbij