1. Schrijven begint bij je lezer
De meeste tijd die je aan een tekst kwijt bent, gaat zitten in herschrijven. Dat komt zelden door je zinnen. Het komt doordat je begon te typen voordat duidelijk was voor wie je schreef.
After this chapter:
- Benoem je de vier fasen van het schrijfproces en zie je in welke fase je zit.
- Maak je een lezersprofiel aan de hand van vijf concrete vragen.
- Schat je in welke informatie je lezer nodig heeft en wat je kunt weglaten.
- Formuleer je het doel van je tekst in één toetsbare zin.
- Schrijf je je kernboodschap op in maximaal 25 woorden.
Vier fasen: verkennen, ordenen, schrijven, schaven
Een tekst schrijven is werk in vier fasen. In het verkennen breng je in kaart wie je lezer is, wat je met de tekst wilt bereiken en wat je kernboodschap wordt. Je schrijft in deze fase nog geen zin die in de tekst terechtkomt. In het ordenen groepeer je je materiaal, gooi je weg wat niet bijdraagt en kies je een volgorde. Het resultaat is een opzet met kopjes, zonder lopende zinnen. Bij het schrijven vul je die opzet en houd je tempo: je zoekt geen synoniemen op, je twijfelt niet over komma's en je leest niet terug. Een lelijke eerste versie is precies wat deze fase moet opleveren. In het schaven schrap je, controleer je spelling en verzorg je de opmaak.
Wie tijd tekortkomt, slaat bijna altijd fase 1 over. Dat lijkt winst en kost je later dubbel: halverwege merk je dat de helft van je tekst niet bij deze lezer past, en je begint opnieuw. De vuistregel is dat ongeveer een derde van je tijd in het verkennen gaat zitten. Heb je vier uur voor een adviesnota, dan is anderhalf uur nadenken en schetsen geen luxe.
Zet je spellingcontrole even uit tijdens het schrijven, zodat de rode kringeltjes je niet uit je verhaal trekken. Zolang je aan een zin zit te sleutelen, kun je niet nadenken over de lijn van je betoog.
Het lezersprofiel in vijf vragen
Een lezersprofiel is het antwoord op de vraag wie je tekst gaat lezen en wat die persoon nodig heeft. Je maakt hem niet in je hoofd, maar op papier. Vijf vragen leveren samen genoeg op om de rest van je keuzes op te baseren.
1. Wie leest er precies? Meestal is dat niet één persoon. Bij een offerte lezen de inkoper, de gebruiker en soms een jurist mee. Wie de beslissing neemt, is je primaire lezer; de rest bedien je in bijlagen.
2. Wat weet je lezer al? Voorkennis bepaalt hoeveel uitleg je nodig hebt en welke vaktermen je zonder toelichting kunt gebruiken. Onderschat je zijn kennis, dan werkt je tekst belerend. Overschat je die, dan haakt hij af.
3. Waarom zou hij dit lezen? Je zoekt naar het belang van de lezer, niet naar dat van jou. Een teamleider leest een implementatieplan omdat hij wil weten wat het zijn mensen kost aan tijd. Dat antwoord hoort dus vooraan.
4. Hoe staat hij ertegenover? Een welwillende lezer heeft weinig argumenten nodig. Een kritische lezer wil eerst zien dat je zijn bezwaren kent. Bij weerstand noem je de tegenargumenten zelf, voordat hij ze bedenkt.
5. Hoe en wanneer leest hij? Iemand die je stuk vijf minuten vóór een vergadering opent op zijn telefoon, leest anders dan iemand die er een uur voor uittrekt. Dat bepaalt je lengte, je kopjes en de plaats van je conclusie.
Marieke is adviseur en schrijft een rapport over de vervanging van een softwarepakket. Haar eerste versie begint met de aanleiding, dan het onderzoek, dan de methode. De conclusie staat op pagina 14.
Dan maakt ze haar lezersprofiel. Haar lezer is de directeur bedrijfsvoering. Hij weet niets van de techniek. Hij beslist over een budget van 180.000 euro. Hij is sceptisch, want de vorige migratie liep een jaar uit. En hij leest het stuk in de trein.
Haar tweede versie begint met het advies en de kosten, gevolgd door drie risico's met achter elk risico de maatregel. Het onderzoek verhuist naar de bijlage. Dezelfde inhoud, dertig pagina's korter, en een andere lezer voorop.
Wat een lezersprofiel vooral oplevert, is een schraplijst. Alles wat je opschreef omdat het jou veel werk kostte, maar wat je lezer niet verder helpt, kan eruit. Dat is de moeilijkste winst van fase 1, en de grootste.
De kernboodschap in één zin
Je doel zegt wat je lezer moet doen na het lezen. Je lezersprofiel zegt wat hij nodig heeft om dat te kunnen. Waar die twee elkaar raken, ligt je kernboodschap: de ene zin die overblijft als je lezer je tekst een week later uit zijn hoofd samenvat.
Die zin schrijf je op voordat je aan de tekst begint. Niet als openingszin, maar als kompas voor jezelf. Elke alinea die je daarna schrijft, toets je eraan: draagt dit bij aan die ene zin, of niet?
Een bruikbare kernboodschap is kort, concreet en stellend. Hij bevat een standpunt, geen onderwerp. "De bezetting van de servicedesk" is een onderwerp. "De servicedesk redt de piek in maart alleen met twee extra krachten" is een boodschap. Vier eisen helpen je bij het formuleren.
- Eén zin, maximaal 25 woorden. Past je boodschap er niet in, dan heb je waarschijnlijk twee boodschappen. Kies er dan één en maak de andere ondergeschikt.
- Een standpunt, geen thema. In je zin staat wat je vindt, adviseert of concludeert. Iemand moet het ermee oneens kunnen zijn.
- Concreet en meetbaar waar het kan. "Fors meer capaciteit" laat ruimte voor discussie. "Twee tijdelijke krachten voor twaalf weken" niet.
- In de taal van je lezer. Je gebruikt de woorden die hij zelf in vergaderingen gebruikt, niet de vaktermen uit je eigen team.
Joost schrijft een rapport over de wachttijden bij de servicedesk. Zijn eerste poging tot kernboodschap: "Dit rapport beschrijft de resultaten van het onderzoek naar de bereikbaarheid van de servicedesk in het eerste kwartaal."
Dat is een onderwerp met een strik erom. De lezer weet nog steeds niet wat hij ermee moet. Na herformulering: "De servicedesk haalt de servicenorm in maart alleen met twee extra tijdelijke krachten; daarvoor is 34.000 euro nodig."
Nu staan er een standpunt, een bedrag en een beslissing. Het managementteam kan hier ja of nee op zeggen. Alle cijfers, grafieken en interviews in het rapport zijn er vanaf dat moment om deze ene zin te onderbouwen.
Test je kernboodschap hardop op een collega die niets van het dossier weet. Vraagt hij daarna "en wat wil je nou eigenlijk?", dan ben je nog niet klaar. Hoor je "aha, en waarom denk je dat?", dan zit je goed: die vraag beantwoord je in de rest van je tekst.
Waarom de knip tussen de fasen loont
Wie een tekst in één beweging probeert te maken, doet vier dingen tegelijk: bedenken wat hij wil zeggen, bepalen in welke volgorde, formuleren en corrigeren. Dat is de belangrijkste reden dat schrijven zo veel tijd kost en zo vaak vastloopt bij de derde alinea. Blijf je tijdens het schrijven corrigeren, dan zet je je eigen tempo stil en verlies je het overzicht over je verhaal. De knip tussen schrijven en schaven is daarom de waardevolste van de vier.
Kies een tekst die je binnenkort echt moet schrijven en vul dit lezersprofiel in met korte, concrete antwoorden.
- Naam of functie van je primaire lezer, en wie er nog meelezen.
- Wat je lezer al weet, plus drie vaktermen die je moet uitleggen of vermijden.
- Het belang van je lezer, in één zin.
- Zijn houding: welwillend, neutraal of kritisch, en waarom.
- Hoeveel tijd hij realistisch aan je tekst besteedt, en waar hij hem leest.
Schrijf daarna je schrijfdoel op in één zin (wat je lezer na het lezen doet) en je kernboodschap in maximaal 25 woorden. Streep tot slot twee onderdelen uit je opzet die op grond van dit profiel kunnen vervallen.
Summary
- Schrijven gaat in vier fasen: verkennen, ordenen, schrijven, schaven. Ongeveer een derde van je tijd hoort in fase 1.
- Je lezersprofiel beantwoordt vijf vragen: wie leest er, wat weet hij al, waarom leest hij, hoe staat hij ertegenover, en hoe en wanneer leest hij.
- Het profiel levert vooral een schraplijst op: alles wat jou werk kostte maar je lezer niet helpt, kan eruit.
- Je doel plus je lezersprofiel leveren je kernboodschap op: één stellende zin van maximaal 25 woorden.
- Een goede kernboodschap bevat een standpunt, is concreet, en staat in de woorden van je lezer.
- Schrijven en corrigeren tegelijk doen kost je het overzicht. Houd die fasen uit elkaar.
Welke van deze vier zinnen voldoet aan de eisen voor een kernboodschap?
Wat levert een lezersprofiel volgens dit hoofdstuk vooral op?
Je hebt nog maar weinig tijd voor een adviesnota. Wat doe je volgens dit hoofdstuk beslist niet?