2. Piramideschrijven

Je lezer beslist in de eerste twintig seconden of hij doorleest. Piramideschrijven zet daarom je conclusie bovenaan en de onderbouwing eronder. Precies andersom dan je op school hebt geleerd.

De kern bovenaan

Piramideschrijven is een manier van opbouwen waarbij je begint met je conclusie en pas daarna vertelt waarop die rust. De naam komt van de vorm: één punt bovenin, een brede laag onderin. Je lezer krijgt eerst het antwoord en daarna, laag voor laag, de redenering.

Dat voelt in het begin onwennig. In je opleiding leerde je waarschijnlijk het omgekeerde: eerst je aanleiding, dan je methode, dan je bevindingen en helemaal aan het eind je conclusie. Die opbouw volgt de weg die jij als schrijver hebt afgelegd. Een zakelijke lezer heeft daar weinig aan. Hij leest onder tijdsdruk, hij leest jouw stuk tussen twintig andere stukken door, en hij wil weten wat er van hem verwacht wordt.

Er zitten drie voordelen aan de kern bovenaan. Je lezer kan stoppen wanneer hij wil. Wie na de eerste alinea afhaakt, kent toch je boodschap; wie meer wil weten, leest door tot het detailniveau dat hij nodig heeft. Alles wat volgt krijgt betekenis. Een cijfer op pagina drie zegt niets als de lezer nog niet weet welke conclusie het moet dragen. Staat je conclusie bovenaan, dan valt elk gegeven daarna op zijn plek. En je dwingt jezelf tot een standpunt. Zolang je conclusie op de laatste pagina staat, kun je eromheen blijven schrijven. Zet je hem vooraan, dan merk je meteen of je wel echt iets vindt.

De openingsalinea

De eerste alinea van een piramidetekst bevat drie dingen: de aanleiding in één zin, je kernboodschap uit hoofdstuk 1, en de handeling die je van je lezer vraagt. Meer niet. Alle nuance, alle voorbehouden en alle uitleg over hoe je tot je oordeel kwam, komen verderop.

Hiërarchie in je informatie

De kern bovenaan zetten is de eerste helft van het werk. De tweede helft is dat alles daaronder in lagen staat, waarbij elke laag de vraag beantwoordt die de laag erboven oproept.

Stel, je opent met: "Bouw twee vergaderruimtes om tot flexplekken." Je lezer denkt onmiddellijk: waarom? Dat is de vraag die de tweede laag beantwoordt. Je geeft drie argumenten: de bezetting is te laag, er is tekort aan stilteplekken, en de kosten zijn beperkt. Bij elk argument denkt je lezer opnieuw: hoe weet je dat? Dat is de derde laag: de meetgegevens, de wachtlijst, de offerte van de aannemer.

Door die keten van boven naar beneden na te lopen, vind je de alinea's die er niet thuishoren. Beantwoordt een alinea geen enkele vraag van de laag erboven, dan kan hij weg. Vaak is het informatie die jij tijdens je onderzoek tegenkwam en zonde vond om weg te gooien.

Een structuur kiezen die past

De piramide zegt wat bovenaan staat. Hij zegt niet in welke volgorde de argumenten eronder komen. Daarvoor kies je een structuurmodel: een vast patroon dat je lezer herkent, zodat hij weet waar hij welke informatie vindt. Vier modellen dekken vrijwel al je zakelijke teksten.

• Probleem-oplossing. Je schetst de situatie, benoemt wat er misgaat, presenteert de oplossing en laat zien wat die oplevert. Dit werkt in adviesnota's en verbetervoorstellen, waar je lezer eerst het probleem moet erkennen voordat hij je oplossing serieus neemt.
• Opties vergelijken. Je formuleert de vraag, geeft de criteria waarop je beoordeelt, loopt de alternatieven langs en sluit af met je advies. Handig bij een leverancierskeuze of een investeringsbeslissing. De criteria noem je vóór de opties, anders lijkt je conclusie achteraf bedacht.
• Chronologisch. Je volgt de tijdlijn: aanleiding, verloop, huidige stand, vervolg. Dit past bij voortgangsrapportages, evaluaties en incidentverslagen. Bij een advies werkt het slecht, want dan moet je lezer tot de laatste pagina wachten op je punt.
• Thematisch. Je verdeelt de stof in onderdelen die naast elkaar staan: per afdeling, per doelgroep, per beleidsterrein. Dit past bij een jaarverslag of een inventarisatie waarin geen enkel onderdeel belangrijker is dan het andere.

Je doel bepaalt de keuze, niet je gemak. Wil je een beslissing losmaken, dan pak je probleem-oplossing of opties vergelijken. Wil je informeren over wat er speelt, dan volstaat chronologisch of thematisch. Een veelgemaakte fout is dat je de volgorde van je eigen onderzoek aanhoudt. Jij begon bij de aanleiding, deed vier weken werk en kwam pas aan het eind bij je conclusie. Voor je lezer draai je die volgorde om.

Scanbaar schrijven

Je lezer begint zelden bij het eerste woord en eindigt zelden bij het laatste. Hij scant: hij leest de titel, hangt even boven de eerste alinea, glijdt langs de tussenkopjes en pikt er de zinnen uit die eruit springen. Scanbaar schrijven betekent dat je je tekst zo inricht dat die scan hem al het grootste deel van je boodschap oplevert. Vier keuzes doen daarvoor het meeste werk.

• Zet de kern van elke alinea in de eerste zin. Wie alleen de openingszinnen leest, moet je verhaal in grote lijnen te pakken hebben. De rest van de alinea is toelichting.
• Maak tussenkopjes die iets beweren. "Bezetting daalde naar 34 procent" zegt meer dan "Bezettingscijfers". Een lezer die alleen de kopjes leest, leest dan alsnog je argumentatie.
• Gebruik opsommingen voor alles wat een reeks is. Drie criteria, vier stappen, vijf risico's: die zet je onder elkaar. In een lopende zin verdwijnt het derde item.
• Houd witruimte over. Een pagina zonder wit oogt als werk. Vetdruk helpt alleen zolang je hem spaarzaam inzet: markeer je vijf dingen per pagina, dan markeer je niets.

Summary

• De piramide zet je conclusie bovenaan, daaronder je argumenten en onderin je bewijs.
• Dat werkt omdat je lezer kan stoppen wanneer hij wil, alles wat volgt betekenis krijgt, en jij gedwongen wordt een standpunt in te nemen.
• Je openingsalinea bevat drie dingen: de aanleiding, je kernboodschap en de gevraagde handeling.
• Elke laag beantwoordt de vraag die de laag erboven oproept: waarom, en daarna hoe weet je dat.
• De piramide bepaalt wat bovenaan staat, het structuurmodel bepaalt de volgorde eronder. Probleem-oplossing en opties vergelijken passen bij beslisteksten, chronologisch en thematisch bij informerende teksten.
• Scanbaar schrijf je met de kern in de eerste zin, kopjes die iets beweren, reeksen in opsommingen en genoeg witruimte.