3. Begrijpelijk en bondig schrijven

Twee mensen kunnen precies dezelfde boodschap opschrijven, en toch begrijpt je lezer alleen de ene versie. Het verschil zit in je woordkeuze, je zinslengte en de hoeveelheid ruis eromheen.

Vijf keuzes die je tekst begrijpelijk maken

Begrijpelijk schrijven betekent dat je lezer je zin in één keer goed leest. Niet twee keer, niet met een frons, niet met de vraag "wat staat hier nu eigenlijk?". Je bereikt dat niet door simpel te doen, maar door je woorden en je zinsbouw dicht bij de werkelijkheid te houden.

1. Concreet boven abstract. Woorden als problematiek, aspecten, factoren en randvoorwaarden dekken alles en zeggen niets. Schrijf wat je bedoelt: niet "de personele problematiek bij de balie", maar "drie van de zes baliemedewerkers zijn langdurig ziek".

2. Werkwoordstijl boven naamwoordstijl. Naamwoordstijl is de gewoonte om een werkwoord om te bouwen tot een zelfstandig naamwoord: controleren wordt "de uitvoering van de controle". De handeling verdwijnt dan uit de zin en er blijft een vage bewering over. "Na afronding van de inventarisatie vindt besluitvorming plaats" wordt: "Zodra de inventarisatie klaar is, beslist de directie." Woorden op -ing, -atie en -heid zijn je signaal om te kijken of er een werkwoord in verstopt zit.

3. Actief boven passief. In een passieve zin ontbreekt vaak wie iets doet. "Er is besloten het contract niet te verlengen" laat je lezer met een vraag zitten. "De inkoopafdeling verlengt het contract niet" is even lang en een stuk duidelijker. Passief mag, maar alleen als de handelende persoon echt niet ter zake doet.

4. Vaktermen alleen bij een lezer die ze kent. Je lezersprofiel uit hoofdstuk 1 vertelt je hoeveel voorkennis je lezer heeft. Ligt je tekst bij een bestuurder buiten je vakgebied, dan leg je een term één keer uit of vervang je hem. Twee onbekende termen in één alinea kosten je zijn aandacht.

5. Eén gedachte per zin. Zinnen worden onbegrijpelijk zodra er drie mededelingen in geklemd zitten. Bij elk "en", "waarbij" of "hetgeen" kun je splitsen en kijken of er twee volwaardige zinnen ontstaan.

Zinslengte als meetlat

Voor zakelijke teksten werkt een gemiddelde van vijftien tot twintig woorden per zin goed. Dat is een gemiddelde, geen maximum: afwisseling tussen een zin van zeven woorden en een zin van vijfentwintig houdt je tekst levend. Wat wel opvalt, is een tekst waarin elke zin dertig woorden telt. Die leest als een muur.

Je controleert je eigen zinslengte in vier stappen. Kies een alinea van vijf tot zes zinnen uit een tekst die je vorige week schreef. Tel de woorden per zin en schrijf de aantallen naast elkaar op. Reken het gemiddelde uit en zoek de langste zin. Splits die in twee zinnen en lees de alinea opnieuw.

Bondig schrijven

Bondig schrijven betekent dat elk woord in je zin werk verzet. Een bondige tekst is niet automatisch een korte tekst: je mag drie pagina's nodig hebben voor je onderwerp. Wat niet mag, is dat je lezer door dertig woorden heen moet ploegen voor een mededeling die in tien woorden kon. Vier categorieën leveren de meeste winst op als je gaat schrappen.

• Omhaal rond een voorzetsel. "In het kader van" wordt voor, "met betrekking tot" wordt over, "ten aanzien van" wordt voor, "op het moment dat" wordt als. Eén woord doet het werk van vier.
• Vulwoorden en verzachters. Eigenlijk, in principe, wellicht, enigszins, toch, ook wel en natuurlijk maken je bewering zwakker zonder iets toe te voegen. "Dit is in principe eigenlijk wel een goede oplossing" zegt minder dan "Dit is een goede oplossing".
• Hulpwerkwoordstapels. "Er zou overwogen kunnen worden om het budget aan te passen" bevat vier werkwoorden voor één handeling. "De directie kan het budget aanpassen" volstaat.
• Lege inleidingen. "Het is van belang om te vermelden dat", "Hierbij delen wij u mede dat" en "Zoals u weet" kun je bijna altijd weglaten. De mededeling zelf begint erna.

Vaart in je zinnen

Een correcte, bondige tekst kan nog steeds saai zijn. Vaart krijg je door de bedrijvende vorm, door werkwoorden in plaats van zelfstandige naamwoorden, en door concrete getallen en namen. "De doorlooptijd is aanzienlijk verkort" zegt minder dan "De doorlooptijd ging van elf naar vier dagen". Een getal, een naam of een voorbeeld blijft hangen; een abstractie glijdt weg. Wissel daarbij je zinslengte af: vijf zinnen van dezelfde lengte klinken als een metronoom, en een korte zin na een lange krijgt vanzelf nadruk.

Je register kiezen

Je stijlregister is de toonhoogte waarop je schrijft. Dezelfde boodschap kun je formeel, neutraal of informeel brengen, en die keuze bepaalt hoe je lezer zich behandeld voelt. Drie dingen wijzen je de richting. Je relatie met de lezer: hoe groter de afstand en het belang, hoe formeler je schrijft. Het medium: een subsidieaanvraag verdraagt formele taal, een interne mail klinkt daarin afstandelijk. En de conventie van je organisatie: sommige bedrijven tutoyeren hun klanten standaard, andere nooit.

Binnen één tekst houd je je register consequent. Een brief die begint met "Geachte heer De Vries" en halverwege overgaat op "even voor de duidelijkheid" laat zien dat er twee schrijvers aan het werk waren, of één schrijver die zijn lezer uit het oog verloor.

Summary

• Begrijpelijk schrijf je met concrete woorden, werkwoordstijl, de bedrijvende vorm, vaktermen op maat van je lezer en één gedachte per zin.
• Naamwoordstijl herken je aan woorden op -ing, -atie en -heid: daar zit meestal een werkwoord in verstopt.
• Vijftien tot twintig woorden per zin werkt goed als gemiddelde. Wissel korte en lange zinnen af.
• Bondig schrap je in vier categorieën: omhaal rond voorzetsels, vulwoorden, hulpwerkwoordstapels en lege inleidingen.
• Concrete getallen en namen blijven hangen, abstracties glijden weg.
• Je register volgt uit je relatie met de lezer, het medium en de conventie van je organisatie, en blijft binnen één tekst gelijk.