Introduction

Een rapportage die niemand gebruikt, is duur betaald papier. Toch gebeurt het elke maand opnieuw: keurig aangeleverde cijfers, op tijd, kloppend tot achter de komma, en aan de andere kant van de tafel iemand die niet weet welk besluit hij ermee moet nemen. Daar zit het echte probleem van rapporteren. Niet in de data, maar in de vertaling van data naar iets waar iemand op kan sturen.

Deze gratis cursus bevat de eerste vier hoofdstukken: het oranje deel van de balk hierboven. Onderaan hoofdstuk 4 vind je de volledige training.

De drie vragen die een rapportage beantwoordt

Een grootboekuitdraai bevat ook gegevens, maar laat de lezer zelf uitzoeken wat belangrijk is. Zodra jij dat werk overneemt, maak je stuurinformatie. Dat doe je met drie vragen. Wat is er gebeurd? Dat is de terugblik: de realisatie en de gebeurtenissen die erachter zaten. Waar staan we nu? Dat is de vergelijking met de norm, met de afwijkingen en hun oorzaak. En waar gaan we naartoe? Dat is de vooruitblik, met een verwachting en een keuze die voorligt.

Rapportages die weinig opleveren, blijven steken bij de eerste twee vragen. Ze zijn correct, ze zijn compleet, en ze zijn vrijblijvend. Neem deze zin: "De personeelskosten kwamen in het tweede kwartaal uit op 1,42 miljoen euro." Waar is dat de vergelijking mee? En wat moet de lezer nu doen? Met alle drie de vragen erin wordt het: "De personeelskosten kwamen uit op 1,42 miljoen, 8 procent boven budget, volledig door inhuur op de afdeling Service. Bij ongewijzigd beleid lopen we 340.000 euro over het jaarbudget heen; twee vaste mensen werven halveert dat vanaf het vierde kwartaal." Dezelfde cijfers, en nu ligt er een besluit op tafel.

What you will learn

Je begint bij je lezer, want zonder een ontvanger met een besluit in het vooruitzicht is elke keuze daarna willekeurig. Daarna bouw je de voorkant van je rapportage: de managementsamenvatting en het kerncijferblok, de twee pagina's waar het werk gebeurt. In het derde hoofdstuk gaat het over vorm: wanneer een tabel beter werkt dan een grafiek, hoe je met kleur betekenis draagt in plaats van versiering, en hoe een as je lezer kan misleiden. Het vierde hoofdstuk sluit de cirkel: je rafelt een afwijking uiteen tot je precies weet wie er iets aan kan doen, en je schrijft een aanbeveling waar iemand ja of nee op kan zeggen.

Hoe de cursus is opgebouwd

De training volgt vier thema's die op elkaar voortbouwen. Je begint bij de lezer: voor wie schrijf je, en welk besluit neemt die persoon? Dan komt de opbouw: welke onderdelen horen in je rapportage en in welke volgorde. Daarna de vorm: hoe je cijfers presenteert zodat het oog de afwijking meteen vindt. En je sluit af met het besluit: van een verschil naar een aanbeveling met een eigenaar en een termijn. Elk hoofdstuk bevat theorie, een schema, uitgewerkte voorbeelden en een oefening die je op je eigen rapportage toepast.

Practical tips for use

• Houd één bestaande rapportage bij de hand, het liefst de laatste die je hebt opgeleverd of ontvangen. Bij elk hoofdstuk kun je die ernaast leggen.
• Noteer onderweg de valkuilen die je herkent. Die lijst is straks de basis van je eigen verbeterplan.
• Lees niet alles in één ruk uit. Een hoofdstuk per week, met een rapportagecyclus ertussen om het uit te proberen, levert meer op.
• Toets je aannames bij je lezers. De vraag "als ik deze bijlage volgende maand weglaat, mis je hem dan?" kost een minuut en scheelt je soms tien pagina's.
• Verander niet alles tegelijk. Begin met de samenvatting; dat is de bladzijde die iedereen leest.

Veel leesplezier, en vooral: veel plezier met het eerste overleg waarin er echt een besluit valt.