3. Cijfers en grafieken die aankomen
Cijfers overtuigen pas als het oog ze meteen vindt. Een paar keuzes in de vormgeving bepalen of je lezer de afwijking binnen twee seconden opmerkt of pas nadat jij hem hebt aangewezen. Dit hoofdstuk gaat niet over mooiere plaatjes, maar over de kortste weg van een getal naar een conclusie.
After this chapter:
- Benoem je de vier visuele kenmerken die je lezer opmerkt zonder te zoeken.
- Zet je kleur in als drager van betekenis in plaats van als versiering.
- Kies je onderbouwd tussen een tabel, een grafiek en één zin met het getal erin.
- Ken je de vijf regels voor een grafiek in een rapportage en de vormen die je weert.
- Herken je een misleidende asschaal en weet je wanneer inzoomen wel mag.
Wat het oog ziet voordat het kijkt
Je hersenen verwerken een deel van wat je ziet voordat je bewuste aandacht erbij is: binnen ongeveer een kwart seconde, zonder dat je erover nadenkt. Een rode stip tussen twintig zwarte stippen springt eruit zonder dat je de stippen één voor één afgaat. Staan er twintig zwarte stippen waarvan er één de letter O is, dan moet je scannen. Het eerste kost je niets, het tweede kost je aandacht.
Voor je rapportage betekent dat het volgende: elk verschil dat je niet in die eerste seconde zichtbaar maakt, schuif je door naar het werkgeheugen van je lezer. En dat werkgeheugen heeft hij nodig voor de inhoud. Vier kenmerken werken in een financiële rapportage het best. Kleur is de sterkste: één rood cijfer in een grijze tabel vindt de lezer meteen. Formaat zegt belangrijk: groot druk je op de vijf tot acht kengetallen uit je kerncijferblok, nergens anders. Positie en uitlijning maken een uitzondering zichtbaar: een regel die inspringt of losstaat, leest als afwijkend van de reeks erboven. En oriëntatie, een pijltje omhoog of omlaag naast een percentage, geeft richting zonder dat het een extra kolom kost.
De regel achter alle vier is dezelfde: ze werken alleen bij uitzondering. Markeer je tien afwijkingen rood, dan is rood de nieuwe standaardkleur en valt er niets meer op.
Kleur met één vaste betekenis
Kleur als betekenisdrager wil zeggen dat elke kleur in je rapportage een afgesproken inhoudelijke lading heeft, en dat die lading elke periode hetzelfde blijft. Kleur is dan geen opmaak maar een afkorting: de lezer ziet rood en weet zonder lezen dat hier een besluit ligt. Zodra dezelfde kleur de ene maand "afwijking" betekent en de volgende maand "vestiging Noord", is de afkorting waardeloos.
Een werkbaar palet bestaat uit een neutrale basis en hooguit drie signaalkleuren. Grijs of zwart is de basis: daarin staat alles wat gewoon klopt. Red betekent dat de waarde buiten de afgesproken bandbreedte ligt en dat er deze vergadering een besluit wordt gevraagd. Oranje betekent dat de waarde nog binnen de bandbreedte valt, maar dat de richting ongunstig is. Grijs betekent: binnen de norm, geen aandacht nodig. Groen laat je bij voorkeur weg; het voegt geen besluit toe en het concurreert met rood om de aandacht. Elke kleur die je extra toevoegt, kost je lezer eerst een gang langs de legenda voordat de cijfers aan de beurt zijn.
Toets je kleurgebruik door de pagina in grijswaarden te bekijken. Verdwijnt je boodschap, dan draagt de kleur hem in zijn eentje. Ongeveer één op de twaalf mannen ziet rood en groen slecht uit elkaar, dus koppel een kleursignaal altijd aan een tweede kenmerk: een pijl, een vet cijfer of een symbool.
Drie fouten komen steeds terug. Kleur als afdelingscode, waarbij elke vestiging een eigen tint krijgt en de statuskleur verdrinkt. De gekleurde koprij die net zo hard schreeuwt als het cijfer eronder. En de kleur die per periode van betekenis wisselt, meestal omdat iemand anders het bestand heeft bijgewerkt. Leg de afspraak daarom vast bij je definities achterin, samen met de bandbreedtes. Dan blijft de betekenis staan, ook als jij een keer niet degene bent die de rapportage samenstelt.
Tabel, grafiek of gewoon een zin
De keuze tussen een tabel en een grafiek is geen smaakkwestie maar een leesvraag. Een tabel is precies: de lezer telt na, leest een exact bedrag af en vergelijkt regel voor regel. Een grafiek is snel: de lezer ziet een richting, een piek of een verhouding, zonder één getal te onthouden. En soms is de derde optie de beste, namelijk één zin met het getal erin, midden in de toelichting.
Drie of vier getallen in een grafiek zetten kost altijd te veel inkt voor te weinig informatie; die schrijf je op in een zin. Twaalf maanden omzet naast de begroting vragen juist om een lijn, omdat het patroon het verhaal is en niet de losse maandwaarden. Twijfel je, stel dan de vraag wat de lezer hierna moet doen. Moet hij een bedrag overnemen of controleren, dan wordt het een tabel. Moet hij oordelen of een ontwikkeling meevalt, dan wordt het een grafiek.
Voor elke grafiek die je opneemt gelden vijf regels. De titel is de conclusie: boven de grafiek staat niet "Omzet per maand", maar "Omzet blijft vier maanden achter op budget". Sorteer op waarde, niet op alfabet: bij een vergelijking tussen afdelingen of productgroepen staat de grootste bovenaan, want de rangorde is meestal de boodschap. De norm staat in de grafiek: een dunne stippellijn op budgetniveau maakt de afwijking zichtbaar zonder dat de lezer hoeft te rekenen. Labels staan bij de lijn, aan het eind ervan, want een legenda in de hoek dwingt de lezer heen en weer te kijken tussen kleur en betekenis. En maximaal vier reeksen: bij meer kruisen de lijnen elkaar zo vaak dat de trend verdwijnt. Wat overblijft gaat naar de bijlage.
Ilse had in haar rapportage een staafdiagram met de marge per vestiging, alfabetisch gesorteerd, in vier vrolijke kleuren, met de legenda rechtsonder. Het kostte in elk overleg dezelfde twee minuten uitleg.
De nieuwe versie is een staafdiagram in grijs, gesorteerd van hoog naar laag, met de vestigingsnaam naast elke staaf en een stippellijn op de norm van 33 procent. Alleen de staaf van vestiging Zuid is rood, want die is de enige die eronder duikt. Boven de grafiek staat: "Alleen Zuid blijft onder de margenorm, de andere drie halen hem." Er is geen legenda meer nodig, en ook geen uitleg.
Vier vormen weer je uit een rapportage. Het taartdiagram met meer dan drie partjes, want mensen vergelijken hoeken slecht en lengtes goed; bij zeven partjes zie je alleen nog dat er zeven dingen zijn. Het 3D-effect, want diepte vervormt de lengte van de staaf die vooraan staat, en dan meet je perspectief in plaats van euro's. De dubbele y-as, want met twee schalen in één vlak bepaal je zelf waar de lijnen elkaar kruisen, en dat kruispunt suggereert een verband dat er niet hoeft te zijn. En decoratie zonder functie: verlopen, schaduwen, dikke kaders en rasterlijnen om de tien eenheden. Elk element dat je kunt weghalen zonder dat er informatie verdwijnt, hoorde er niet.
De as die je lezer misleidt
Een misleidende asschaal is een as waarvan het beginpunt, de indeling of de richting zo gekozen is dat de visuele indruk sterker of zwakker uitvalt dan het cijfer rechtvaardigt. De getallen kloppen, de conclusie van de lezer niet. Meestal is het geen opzet, maar de standaardinstelling van je programma.
De afgekapte as is de bekendste vorm. Een staaf werkt met lengte: de lengte is de waarde. Kap je de as af, dan liegt de lengte. Daarom begint een staafgrafiek altijd bij nul. Een lijngrafiek mag wel inzoomen, want daar draait het om de richting, maar dan vermeld je het beginpunt van de as duidelijk. Drie andere ingrepen doen hetzelfde werk. Ongelijke intervallen op de tijdas, bijvoorbeeld vier maanden, dan een kwartaal, dan een jaar, maken een grillige reeks glad. Een schaal die per periode meebeweegt, laat een gelijkblijvend cijfer elke maand anders ogen. En een omgekeerde as, waarbij een stijgend verzuimpercentage naar beneden loopt, keert het oordeel van de lezer om.
Het ziekteverzuim liep in een kwartaal van 4,1 naar 4,4 procent. In de grafiek die meeging naar het MT begon de verticale as bij 4,0 procent. De staaf van december was daardoor vier keer zo hoog als die van oktober, en het verzuim werd een half uur lang het belangrijkste agendapunt.
Dezelfde cijfers met een as vanaf nul laten een lijn zien die nauwelijks beweegt. De juiste boodschap was: het verzuim stijgt licht, en de norm van 4,0 procent halen we al drie kwartalen niet. Dat is een ander gesprek, en het gaat over de norm in plaats van over de laatste maand.
Leg de schaal van je vaste grafieken één keer vast in je template en laat die staan, ook als de waarden dit kwartaal binnen een smallere marge blijven. Een grafiek die elke periode anders schaalt, is niet te vergelijken met die van vorige maand.
Pak één pagina met cijfers uit je laatste rapportage.
- Tel het aantal verschillende kleuren op die pagina, inclusief kaderlijnen en arceringen, en schrijf per kleur in één zin op wat hij betekent. Lukt dat niet, zet er dan een kruis bij.
- Kijk drie seconden naar de pagina en noteer welk getal je oog als eerste pakte. Is dat ook het getal dat er inhoudelijk het meest toe doet?
- Kies een tabel en een grafiek en schrijf per stuk op welke vraag van de lezer hij beantwoordt. Komt daar een andere vorm uit, verander hem dan.
- Controleer bij elke staafgrafiek waar de as begint.
Maak op basis hiervan een palet van hooguit drie kleuren, met per kleur één regel betekenis, en zet dat bij je definities.
Summary
- Kleur, formaat, positie en oriëntatie ziet je lezer zonder te zoeken, maar alleen als je ze spaarzaam gebruikt.
- Rood betekent besluit gevraagd, oranje ongunstige richting, grijs binnen de norm. Groen laat je weg.
- Koppel een kleursignaal altijd aan een tweede kenmerk, want niet iedereen ziet kleur even goed.
- Een tabel is voor exacte bedragen, een grafiek voor een patroon, en drie of vier getallen schrijf je op in een zin.
- Vijf regels voor elke grafiek: de titel is de conclusie, sorteer op waarde, zet de norm erin, label bij de lijn, hooguit vier reeksen.
- Weer het taartdiagram met meer dan drie partjes, het 3D-effect, de dubbele y-as en decoratie zonder functie.
- Een staafgrafiek begint bij nul; een lijngrafiek mag inzoomen als je het beginpunt vermeldt.
Je markeert in je kerncijferblok elke post die van budget afwijkt in het rood. Wat is daar het bezwaar tegen?
Je wilt laten zien hoe de omzet zich twaalf maanden lang tot de begroting verhoudt. Welke vorm kiest dit hoofdstuk?
Waarom begint een staafgrafiek volgens dit hoofdstuk altijd bij nul?