1. Zicht op je openstaande posten

Zonder actueel overzicht van wat er openstaat, beheer je niets. Je reageert dan op de klanten die zelf bellen, niet op de facturen die te lang blijven liggen. De openstaande postenlijst en de ouderdomsanalyse draaien die volgorde om: zij bepalen wie jij vandaag belt, in plaats van andersom.

De openstaande postenlijst is je werkvoorraad

De openstaande postenlijst is het overzicht van alle facturen die je hebt verstuurd en die nog niet volledig betaald zijn. Belangrijk detail: elke regel is een factuur, geen klant. Komt er een betaling binnen en wordt die gekoppeld, dan verdwijnt de regel of blijft het restbedrag staan. De lijst is dus een momentopname. Hij klopt alleen op de dag dat je hem draait.

Alles wat je doet in de bewaking begint hier: bellen, herinneren, aanmanen. Daarom moet je de lijst kunnen aflezen en kunnen vertrouwen. Als je hem niet vertrouwt, ga je eromheen werken, en dan ben je binnen een maand terug bij reageren op wie het hardst roept.

De zes velden die je echt nodig hebt

Een bruikbare lijst bevat meer dan een klantnaam en een bedrag. Deze zes velden bepalen of je er werk mee kunt doen.

• Vervaldatum. Niet de factuurdatum, maar de dag waarop het geld er moet zijn. Sorteer je hierop, dan heb je meteen de volgorde van je belwerk.
• Dagen over vervaldatum. Het aantal dagen dat de factuur te laat is. Dit veld bepaalt straks in welk vak van je ouderdomsanalyse de post valt.
• Openstaand bedrag. Het restant, niet het oorspronkelijke factuurbedrag. Deelbetalingen moeten zichtbaar zijn, anders bel je over een bedrag dat allang deels binnen is.
• Laatste actie en datum. Wat je als laatste hebt gedaan en wanneer. Zonder dit veld belt de een de klant twee keer en de ander helemaal niet.
• Disputstatus. Een markering dat er een inhoudelijk bezwaar loopt. Een betwiste factuur hoort niet in dezelfde stroom als een vergeten factuur.
• Contactpersoon crediteurenadministratie. De persoon die de betaling daadwerkelijk in gang zet. Dat is zelden je inkoper of je accountmanager.

De lijst schoonhouden

Een postenlijst vervuilt sneller dan je denkt. Creditnota's die niet aan de bijbehorende factuur zijn gekoppeld, betalingen die op de verkeerde post zijn afgeboekt, verschillen van een paar cent die eindeloos blijven staan: het levert allemaal ruis op. Je belt dan over posten die feitelijk niet meer openstaan, en dat kost je geloofwaardigheid bij de klant. Vijf gewoontes houden hem betrouwbaar.

Je boekt betalingen dagelijks af en niet wekelijks, want een klant die gisteren betaalde en vandaag een herinnering krijgt, gaat terecht klagen. Je koppelt elke creditnota direct aan de originele factuur, zodat het saldo per klant klopt. Verschillen onder een vast bedrag, bijvoorbeeld twee euro, ruim je maandelijks op in één verzamelboeking. Disputen markeer je zodra ze binnenkomen, met een korte notitie en een eigenaar. En maandelijks controleer je of de totaaltelling van de lijst aansluit op de post debiteuren in je grootboek.

De ouderdomsanalyse in buckets

Je management wil geen lijst van vierhonderd regels zien. Het wil weten hoeveel geld er buiten staat, hoe oud dat geld is en hoeveel er waarschijnlijk niet meer binnenkomt. Daar is de ouderdomsanalyse voor: die verdeelt alle openstaande posten in leeftijdsgroepen, gerekend vanaf de vervaldatum. Die groepen heten buckets.

De gangbare indeling kent vijf vakken. Het eerste is nog niet vervallen: hier hoef je niets te doen, het geld is gewoon nog niet aan de beurt. Dan 1 tot 30 dagen vervallen, het vak van de betalingsherinnering. Daarna 31 tot 60 dagen, waar de aanmaning hoort. Vervolgens 61 tot 90 dagen, waar de sommatie op zijn plaats is. En ten slotte ouder dan 90 dagen: daar vraagt elke post om een besluit, want de kans op een volledige betaling wordt met de maand kleiner.

De kracht van die vakken zit niet in de losse stand, maar in de verschuiving tussen maanden. Groeit de kolom van 31 tot 60 dagen twee maanden op rij, dan haperen je eerste herinneringen. Loopt juist de laatste kolom vol, dan blijven oude dossiers hangen zonder dat iemand een knoop doorhakt. Zet daarom altijd de cijfers van de vorige maand ernaast.

De DSO als stuurgetal

DSO staat voor Days Sales Outstanding, in het Nederlands de gemiddelde debiteurentermijn. Het getal zegt hoeveel dagen er gemiddeld zitten tussen het versturen van je factuur en het binnenkomen van het geld. Het is het belangrijkste stuurgetal van je vak, omdat het in één cijfer samenvat hoe snel je omzet in cashflow verandert.

Je berekent hem door je openstaande debiteurensaldo aan het einde van een periode te delen door de omzet in die periode, en die uitkomst te vermenigvuldigen met het aantal dagen van de periode. Reken je met een kwartaal, dan gebruik je 90 dagen; neem je een maand, dan 30.

Bij sterk wisselende omzet vertekent die formule. Een topmaand in december drukt je DSO kunstmatig omlaag, een stille zomer duwt hem omhoog. In dat geval gebruik je de countback-methode: je trekt het openstaande saldo weg tegen de omzet van de laatste maand, daarna tegen die van de maand ervoor, en zo verder tot het saldo op is. Het aantal dagen omzet dat je daarvoor nodig had, is je DSO.

Op zichzelf zegt het cijfer weinig. Betekenis krijgt het pas als je het naast je eigen betalingstermijn legt.

Vier knoppen bepalen samen je DSO. De eerste is de snelheid van factureren: elke dag tussen levering en factuurdatum telt volledig mee, en dagelijks factureren in plaats van wekelijks scheelt gemiddeld drie dagen. De tweede is de afgesproken termijn zelf: bij nieuwe klanten bepaal je die nog vrij, en ga je van 45 naar 30 dagen, dan verlaag je je structurele bodem met vijftien dagen. De derde is consequente bewaking: je bewakingsschema werkt alleen als de acties ook echt op de afgesproken dag plaatsvinden. De vierde is de doorlooptijd van disputen: een factuurdispuut dat zes weken blijft liggen, telt zes weken mee in je DSO. Snel oplossen levert vaak meer op dan extra bellen.

Voorziening en dossier

Een voorziening dubieuze debiteuren is het bedrag dat je op je balans reserveert voor facturen waarvan je verwacht dat ze niet of niet volledig binnenkomen. Je haalt de vordering nog niet weg, maar je corrigeert wel alvast je verwachte opbrengst, zodat de balans een realistisch beeld geeft. Bij de statische methode beoordeel je elke twijfelachtige post afzonderlijk en bepaal je per klant welk deel je reserveert. Bij de dynamische methode hang je een vast percentage aan elke bucket, bijvoorbeeld 5 procent bij 31 tot 60 dagen, 25 procent bij 61 tot 90 dagen en 50 procent daarboven.

Op het moment dat een dossier naar een incassobureau of naar de rechter gaat, telt alleen wat je kunt aantonen. Een goed dossier bouw je daarom niet achteraf op, maar vul je aan bij elke stap. Erin horen: de getekende offerte of opdrachtbevestiging, het bewijs dat je algemene voorwaarden ter hand zijn gesteld, alle verstuurde facturen, de leveringsbewijzen, de verzonden herinneringen en aanmaningen met datum, en de notities van elk telefoongesprek.

Voor gespreksnotities gelden drie eisen. Je noteert de datum en de naam van de persoon die je sprak. Je legt de toezegging vast in een bedrag en een datum, dus niet als "hij gaat ernaar kijken". En je beschrijft feiten, geen oordelen over de klant, want je aantekening kan later in een procedure worden opgevraagd.

Summary

• De openstaande postenlijst is je werkvoorraad: elke regel is een factuur, geen klant, en de lijst klopt alleen op de dag dat je hem draait.
• Zes velden maken hem bruikbaar: vervaldatum, dagen over vervaldatum, openstaand bedrag, laatste actie met datum, disputstatus en de contactpersoon bij de crediteurenadministratie.
• Boek betalingen dagelijks af, koppel creditnota's aan de factuur, ruim centenverschillen maandelijks op en sluit de lijst aan op je grootboek.
• De ouderdomsanalyse kent vijf vakken: niet vervallen, 1 tot 30, 31 tot 60, 61 tot 90 en ouder dan 90 dagen. De verschuiving tussen maanden zegt meer dan de losse stand.
• DSO is saldo gedeeld door omzet, maal het aantal dagen van de periode. Betekenis krijgt het getal pas naast je eigen betalingstermijn.
• Vier knoppen sturen je DSO: factuursnelheid, de afgesproken termijn, consequente bewaking en de doorlooptijd van disputen.
• Met een voorziening dubieuze debiteuren houd je je balans realistisch; met een dossier vol feiten houd je je zaak sterk.