3. Doorvragen tot je gedrag hoort
Een kandidaat die vlot praat, geeft je niet vanzelf bruikbaar materiaal. Sterker nog: hoe vlotter iemand praat, hoe eerder je tevreden bent met een antwoord dat bij nader inzien nergens over ging. Doorvragen is het gereedschap waarmee je een algemeen verhaal terugbrengt tot één aanwijsbare gebeurtenis met aanwijsbaar gedrag. Dit hoofdstuk gaat over hoe je dat doet zonder dat het gesprek in een verhoor verandert.
After this chapter:
- Pas je de doorvraagtrechter toe om van een algemeen antwoord naar concreet gedrag te komen.
- Herken je een sociaal wenselijk antwoord en vraag je daar gericht op door.
- Haal je suggestieve en andere sturende vragen uit je eigen repertoire.
- Benoem je de gespreksvalkuilen waar je zelf het gevoeligst voor bent.
De doorvraagtrechter
De doorvraagtrechter is een reeks vragen waarmee je een antwoord stap voor stap versmalt: je begint breed bij het onderwerp en eindigt bij één zin die de kandidaat feitelijk heeft uitgesproken. Elke vraag maakt de opening iets kleiner, zodat er steeds minder ruimte overblijft voor algemeenheden.
De trechter heeft vier lagen. De bovenste laag is het onderwerp: je noemt de competentie of het thema en laat de kandidaat vertellen. Dat levert vaak een mening of een werkwijze op, en dat is prima als startpunt, want je hoort welke woorden de kandidaat zelf gebruikt. De tweede laag is één situatie: je vraagt naar een concrete keer, afgebakend in tijd. "Wanneer speelde dat voor het laatst?" Zodra de kandidaat overschakelt naar de verleden tijd, zit je in een echte gebeurtenis. De derde laag is het eigen aandeel: je haalt de kandidaat los van het team met "Wat was jouw rol daarin?" en "Wie besloot dat uiteindelijk?" Hier verdwijnt het wij-verhaal. De vierde laag is feitelijk gedrag: je vraagt naar woorden en handelingen. "Wat zei je precies?", "Wat deed je als eerste?", "Hoe reageerde hij daarop?" Dit is de laag waarop je selecteert.
Werk je met STAR, dan is de trechter de manier waarop je de vier haakjes gevuld krijgt. De trechter bepaalt hoe diep je gaat, STAR bepaalt waar je nog gaten hebt.
Karin voert een gesprek voor een functie op de financiële administratie.
Karin: "Hoe ga je om met tegenstrijdige deadlines?" Kandidaat: "Ik ben iemand die goed prioriteert. Ik overleg dan met de betrokkenen."
Karin: "Wanneer speelde dat voor het laatst?" Kandidaat: "Vorige maand, toen de jaarrekening en een audit samenvielen."
Karin: "Wat was jouw rol daarin?" Kandidaat: "Ik was verantwoordelijk voor de jaarrekening, mijn collega deed de audit."
Karin: "Wat deed je als eerste toen je zag dat het botste?" Kandidaat: "Ik heb dezelfde middag onze controller gebeld en gevraagd of de audit een week kon opschuiven. Dat kon niet, dus heb ik voorgesteld om twee posten later aan te leveren."
In vier vragen ging het antwoord van een zelfbeeld naar een handeling met een datum, een gesprekspartner en een besluit. Karin kan nu scoren op wat ze hoorde, en niet op hoe prettig het gesprek liep.
Doorvragen zonder te verhoren
Vier lagen achter elkaar kan aanvoelen als een kruisverhoor. Je houdt het gesprek prettig door de trechter af te wisselen met luisteren. Een korte samenvatting tussendoor geeft de kandidaat lucht en levert jou een controlemoment op: klopt wat je begrepen hebt? Ook een stilte werkt. Na een dun antwoord vult de kandidaat vaak zelf aan, mits je twee of drie tellen je mond houdt.
Verder helpt het om te vertellen waarom je doorvraagt. Zeg bijvoorbeeld dat je zo goed mogelijk wilt weten hoe iemand werkt, en dat je daarom naar details vraagt. Zo'n korte uitleg verhoogt de acceptatie, en daarmee de opbrengst van je vragen. Blijf ook bij één voorbeeld tot de trechter leeg is. Doorspringen naar een tweede situatie voelt aardig, maar levert twee halve verhalen op in plaats van één compleet.
Het sociaal wenselijke antwoord
Een sociaal wenselijk antwoord is een antwoord dat is afgestemd op wat de kandidaat denkt dat jij wilt horen, en niet op wat er destijds werkelijk gebeurde. Je herkent het aan een paar signalen: het komt snel en glad, het bevat het jargon uit je eigen vacaturetekst, het is altijd positief, en het blijft in algemeenheden hangen zodra je naar details vraagt. Na twee trechtervragen is meestal duidelijk of er een echte gebeurtenis onder ligt.
Vaak lokt je eigen vraagstelling dat antwoord uit. Vijf vraagtypen doen dat het hardst. De suggestieve vraag legt het antwoord in de mond: "Je kunt zeker goed omgaan met deadlines?" Je hoort daarna alleen bevestiging. De meervoudige vraag stelt drie dingen in één adem; de kandidaat beantwoordt de makkelijkste en jij vergeet de andere twee. De hypothetische vraag levert een bedacht antwoord op in plaats van een gebeurtenis: je toetst inzicht, niet gedrag. De waarom-vraag klinkt als een verwijt en zet de kandidaat aan het verdedigen; vraag liever naar de overweging met "Wat maakte dat je die keuze maakte?" En de vraag met een oordeel erin ("Dat liep uit de hand, hè?") zet de kandidaat aan het repareren in plaats van aan het vertellen.
Merk je halverwege dat je vraag te sturend is? Zeg het hardop: "Ik stel de vraag te sturend. Ik probeer het opnieuw." Dat kost drie seconden en levert je een schoon antwoord op.
Tijdens een gesprek voor een functie als accountmanager vraagt Peter: "Je bent natuurlijk gewend om zelfstandig te werken, toch?" De kandidaat zegt: "Ja, absoluut, ik werk het liefst zelfstandig." Peter noteert: zelfstandig, sterk.
Zijn collega vraagt hetzelfde thema anders uit: "Wanneer moest je voor het laatst iets beslissen zonder dat je leidinggevende bereikbaar was?" De kandidaat denkt na en komt met een levering die op vrijdagmiddag misging. Hij heeft de klant gebeld, een korting van tien procent toegezegd en dat maandag gemeld. Zijn leidinggevende vond de korting te hoog, maar de klant bleef.
Twee gesprekken over dezelfde competentie, twee heel verschillende soorten materiaal. Peter heeft een instemming van de kandidaat op zijn eigen aanname. Zijn collega heeft een besluit, een bedrag en een afloop. Alleen het tweede is bespreekbaar in het overleg erna.
Valkuilen van de selecteur
Gespreksvalkuilen zijn de gewoontes waarmee je zelf de kwaliteit van je informatie verlaagt: gedrag dat prettig aanvoelt in het gesprek, maar je achteraf met een half beeld laat zitten. Ze komen bijna allemaal voort uit de wens om het gesprek soepel te houden.
- Te veel zelf praten: je vult stiltes met uitleg over de functie. De verhouding van twintig om tachtig kantelt en je komt met minder materiaal uit het gesprek.
- Invullen voor de kandidaat: "Je bedoelt dat je toen hebt bemiddeld?" Je maakt het antwoord af en noteert vervolgens je eigen woorden als bewijs.
- Genoegen nemen met een halve STAR: situatie en resultaat zijn helder, de actie ontbreekt. Je vult dat gat achteraf in met wat logisch lijkt.
- Meegaan met sympathie: een prettige kandidaat krijgt minder doorvragen dan een stroeve. Dan meet je gespreksgemak in plaats van competentie.
- Vergeten te noteren: na drie gesprekken lopen de voorbeelden door elkaar. Zonder citaten heb je alleen nog een gevoel.
De correctie is steeds dezelfde: terug naar de trechter, één voorbeeld, doorvragen tot je een handeling hoort. In het volgende hoofdstuk zie je hoe je die genoteerde voorbeelden daarna tegenover elkaar weegt.
Kies een competentie die in jouw functieprofiel echt nodig is.
- Schrijf de vier trechtervragen uit, van onderwerp tot feitelijk gedrag.
- Bepaal per vraag welk antwoord je nog niet genoeg vindt, en noteer de vervolgvraag die je dan stelt.
- Test de reeks op een collega en tel hoeveel vragen je nodig had voordat je een handeling met een datum en een gesprekspartner hoorde.
Luister daarna een gesprek van jezelf terug, of laat een collega meeschrijven. Turf hoe vaak je een suggestieve, meervoudige of hypothetische vraag stelt, markeer elk moment waarop je het antwoord afmaakt, en schat je eigen spreektijd in procenten.
Summary
- De doorvraagtrechter versmalt een antwoord in vier lagen: onderwerp, één situatie, eigen aandeel, feitelijk gedrag.
- De trechter bepaalt hoe diep je gaat, STAR bepaalt waar je nog gaten hebt.
- Blijf bij één voorbeeld tot de trechter leeg is; springen levert twee halve verhalen op.
- Wissel je vragen af met samenvatten en met stilte, en vertel waarom je doorvraagt. Dat houdt het gesprek prettig.
- Een sociaal wenselijk antwoord komt snel en glad, gebruikt jouw eigen jargon, is altijd positief en blijft vaag zodra je naar details vraagt.
- Suggestieve, meervoudige, hypothetische, waarom- en oordelende vragen lokken dat antwoord uit. Merk je het, herstel dan hardop.
- Je eigen valkuilen: te veel praten, invullen voor de kandidaat, genoegen nemen met een halve STAR, meegaan met sympathie en vergeten te noteren.
Een kandidaat antwoordt: "Ik ben iemand die snel schakelt." Welke vraag brengt je een laag dieper in de trechter?
Waarom is "Dat liep uit de hand, hè?" een slechte vraag in een selectiegesprek?
Je merkt dat je bij een sympathieke kandidaat veel minder doorvraagt dan bij de vorige. Welke valkuil is dat?