Learnit Training
« Terug naar alle thema's

Trainingen MS Project

Microsoft Project ondersteunt de gebruiker bij het maken van overzichtelijke rapportages die aan alle betrokkenen bij het project kunnen worden getoond. De software assisteert bij het plannen, beheren en rapporteren van allerlei projecten. Learnit biedt trainingen op Basis- en Vervolgniveau aan, met alle ruimte voor maatwerk en mogelijkheid tot (incompany) groepstrainingen.

[link]

Waarom e-mail niet je beste vriend is tijdens een project

Een cruciale factor voor het laten slagen van projecten is goede communicatie. Ondanks dat e-mails volop worden gebruikt in het bedrijfsleven, is een e-mailsysteem niet de beste keus voor communicatie tijdens een project. Hier zijn drie redenen waarom je beter voor een ander hulpmiddel kunt kiezen tijdens projectmanagement.

1. Centraal opslagsysteem

Een project bevat veel informatie. Heel veel informatie. E-mailsystemen zijn niet ideaal om deze informatie te ordenen en op te slaan. Bij een project komt veel kijken: niet alleen één-op-één gesprekken en bestanden, ook ideeën, rapporten en statistieken maken vaak deel uit van een project. Het gebrek aan een centrale en geordende opslagsysteem kan voor veel onduidelijkheid, vertraging en dubbel werk zorgen. Je tijd als projectmanager en -medewerker is waardevol, zorg daarom dat je je tijd effectief gebruikt!

2. Task management

Een nadeel aan e-mailen is dat je niet een standaard update krijgt van de gang van zaken. Tenzij iemand je specifiek een e-mail terugstuurt of je het zelf regelmatig vraagt aan de desbetreffende persoon, is het niet duidelijk hoe het er precies voor staat met de taken. Daarnaast worden alleen de personen op de hoogte gehouden die de mail daadwerkelijk krijgen, andere teamleden kunnen gauw (onbedoeld) worden buitengesloten van de update.

Door het gebruik van een effectieve project management tool, worden alle taken overzichtelijk weergeven en gevolgd. De taken kunnen goed beschreven worden en op prioriteit gesorteerd worden. Hierdoor kan de projectmanager gemakkelijk de status van het project volgen, zonder een e-mail te versturen of het persoonlijk te vragen.

3. Onvoorspelbaarheid

Een project gaat hand in hand met risico's en onvoorspelbaarheid. Als projectmanager en projectteam moet je goed voorbereid zijn op plotselinge verandering. In het geval van nood, moet de projectmanager in staat zijn snel een geschikte oplossing te vinden met de beschikbare middelen. Helaas geven e-mailsystemen niet de overzichtelijkheid die een team in een spoedgeval nodig heeft. Het gebruik van een tool specifiek gemaakt voor projecten biedt daarentegen een goede ondersteuning bij risico's en onzekerheid.

MS Project

Maar wat wordt dan je beste vriend tijdens projecten? Een systeem speciaal gemaakt voor projecten is Microsoft Project. Ms Project behoort al jarenlang tot één van de belangrijkste planningsprogramma's voor op de werkplek. Er zijn momenteel drie versies: 2010, 2013 en 2016. Learnit Training biedt verschillende cursussen aan, waardoor je snel kan beschikken over algemene projectmanagement kennis die je nodig hebt om projecten te plannen, te beheren en te rapporteren. Klik op een van de bovenstaande jaartallen voor meer informatie over de MS project trainingen van Learnit.

[link]

Van visie tot evaluatie: tips voor projectleiders

Of het nu gaat om het zorgen voor structuur, helder met je team communiceren of een visie overbrengen: leiders van projecten moeten van veel markten thuis zijn om hun team naar goede resultaten te leiden. Zes belangrijke tips voor de projectleiders van nu.

1. Bepaal de projectdoelen.

Duidelijke projectdoelstellingen zullen de focus van je project bepalen: wees hier daarom zo specifiek mogelijk in. Door de projectdoelen helder te formuleren voorkom je dat men te veel met bijzaken bezig is.

2. Zorg voor een heldere visie.

Een goede projectmanager zorgt voor duidelijkheid en inspireert de rest van het team. Een handig hulpmiddel in het creëren van duidelijkheid is door gebruik te maken van visuele middelen (diagram, grafiek of tekening). Een heldere visie zorgt ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op staan.

3. Zorg voor een duidelijke communicatie.

Om succesvol te werken binnen projecten is duidelijke, open communicatie van essentieel belang. Wees duidelijk over de doelen en de voortgang van het project. Dit zorgt voor een groter commitment van iedereen die werkt aan het project (opdrachtgever, projectleider, teamleden, lijnmanagers en de gebruikers). Daarnaast is het belangrijk dat iedereen bewust is van zijn of haar verantwoordelijkheden binnen het project. Als de verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn, bestaat de kans dat een project vertraging oploopt. Een goede communicatie is dus onmisbaar voor een prettige en effectieve samenwerking.

4. Zorg voor leiderschap.

Naast het opzetten, structureren en beheersen van een project, is leiderschap geven aan de teamleden een belangrijk onderdeel van projectleiderschap. Breng de projectdoelen en ideeën overtuigend over. Dit zal de teamleden enthousiasmeren en motiveren. Een positieve instelling laat zien dat je toegewijd bent aan het project. Geef de teamleden vertrouwen door bijvoorbeeld bepaalde zaken te delegeren.

5. Zorg voor structuur.

Een project kan complex en hectisch zijn. Structuur is dan erg belangrijk om het overzicht te houden. Maak gebruik van een goede mappenstructuur die toegankelijk is voor het hele projectteam en maak een duidelijke planning met behulp van bijvoorbeeld MS Project.

6. Evalueer het project.

Evaluatie is een stap die regelmatig wordt overgeslagen, terwijl het een belangrijk leermoment is. Zorg dat het hele team meedoet aan de beoordeling van het project. Wat ging goed? Wat ging minder? Wat kunnen we de volgende keer beter doen? Evaluatie is nodig bij elke mijlpaal en niet alleen aan het einde van het project. Als er niet wordt geëvalueerd is de kans dat een volgend project zal mislukken groter.

Training Projectleiderschap

Wil je verder groeien in je rol als projectleider? Dan is onze driedaagse training Projectleiderschap iets voor jou. Tijdens deze training besteden we aandacht aan je persoonlijke leiderschapsstijl. Je leiderschap moet er immers voor zorgen dat je een project tot een succes kan maken. In deze training leer je ideeën overtuigend over te brengen. Zo kun je je teamleden enthousiasmeren en motiveren. Daarbij leer je het beste in mensen naar boven te halen en individuele kwaliteiten te herkennen. Ook wordt aandacht besteed aan het contact met de opdrachtgever; hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat dit zo effectief mogelijk verloopt? Na het volgen van deze training weet je hoe je de belangrijkste kracht in het team wordt en blijft!