Je wil in je werk zo effectief mogelijk met gegevens omgaan, en dat betekent meer dan terugkijken op cijfers uit het verleden. Door data inzichtelijk te maken wordt het eenvoudiger om de juiste stappen te zetten. Grote hoeveelheden gegevens maak je inzichtelijk met Power BI van Microsoft.
Wat is Power BI?
Power BI is het gereedschap van Microsoft voor het analyseren en visualiseren van gegevens. Je haalt data uit je eigen systemen, van een Excel-bestand tot een database of een online dienst, brengt die in verband met elkaar en maakt er rapporten en dashboards van die je kunt delen met de mensen voor wie het relevant is.
Het bestaat uit drie delen: Power BI Desktop, het gratis programma op je pc waarin je bouwt; de Power BI-dienst in de cloud, waar je publiceert en deelt; en de app op telefoon en tablet, waarmee mensen erbij kunnen.
Van Excel naar Power BI: wanneer is dat de moeite?
Excel blijft nuttig, en veel rapportages horen daar gewoon te blijven. Power BI wordt interessant op het moment dat je een van deze vier dingen tegenkomt.
Je maakt dezelfde rapportage elke maand opnieuw met de hand. In Power BI leg je de bewerkingen één keer vast en ververs je daarna met een knop, of automatisch.
Je koppelt gegevens uit meerdere bronnen aan elkaar met verticaal zoeken. Power BI legt de relatie tussen tabellen één keer vast en houdt zich daaraan.
Je bestand wordt te groot of te langzaam. Power BI werkt met miljoenen rijen zonder om te vallen.
Je mailt het rapport rond en niemand weet welke versie de laatste is. Een gepubliceerd rapport heeft één versie, en die is altijd actueel.
Waar Excel sterker blijft: bij eenmalig rekenwerk, bij modellen waarin mensen zelf getallen invullen, en bij alles wat je gewoon even snel wil uitzoeken.
Wat het kost
Power BI Desktop is gratis. Om rapporten met anderen te delen heb je licenties nodig: met Pro deelt iedereen die zelf ook zo'n licentie heeft, met Premium Per User krijg je meer rekenkracht en verversingen, en met een Fabric-capaciteit kun je rapporten delen met mensen zonder eigen licentie. Voor een team dat begint, is Pro de gewone keuze.
Fabric: Power BI is onderdeel van iets groters geworden
Sinds 2023 zit Power BI in Microsoft Fabric, het platform waarin ook de opslag, de gegevensverwerking en de datastromen zitten. Voor wie een rapport maakt, verandert dat weinig: je werkt in dezelfde Desktop en publiceert naar dezelfde dienst.
Waar het wel uitmaakt: gegevens worden centraal opgeslagen in een OneLake, waar meerdere rapporten en teams uit dezelfde bron werken. Dat scheelt het klassieke probleem van drie afdelingen met drie versies van hetzelfde getal, en het is een keuze die je aan het begin maakt en niet halverwege.
Copilot in Power BI
Er zit inmiddels een AI-hulpje in. Je kunt in gewone taal om een visualisatie vragen, een samenvatting van een rapport laten schrijven, of een DAX-formule laten opstellen. Voor het eerste ontwerp en voor formules die je zelf niet uit je hoofd kent, scheelt dat echt tijd.
Twee dingen om te weten. De uitkomst is zo goed als je model: staan de relaties tussen je tabellen niet goed, dan krijg je een net getal dat niet klopt. En Copilot zit in de betaalde capaciteiten, niet in de gratis Desktop. Controleer dus altijd één getal met de hand voordat je een rapport rondstuurt.
Waarom het handig is om ermee te werken
De redenen die cursisten het vaakst noemen: een rapport of dashboard is eenvoudig te delen, intern en extern; een dashboard is altijd en overal toegankelijk; en het scheelt handwerk in elke maand- of kwartaalrapportage. Voor controllers, managers, financieel directeuren en adviseurs is dat het verschil tussen cijfers verzamelen en cijfers gebruiken.
Zelf leren werken met Power BI
In de cursus Power BI Basis leer je gegevens inlezen, ordenen en visualiseren, en bouw je je eerste rapport met je eigen bestanden. Daarna kun je verder met de cursus Power BI Vervolg, en wil je specifiek met de AI-functies aan de slag, dan is er Power BI met AI.
Nieuwsgierig naar wat het gereedschap kan? Kijk het gratis webinar Power BI: hoe je data visualiseert terug.