Learnit Training

Microsoft PowerPivot als tool voor business intelligence

Ben jij een fervent gebruiker van draaitabellen? Met Excel kan je moeiteloos data inlezen, draaitabellen invoegen, velden op de juiste plek plaatsen en presto gebruiken. Hierdoor vind je razendsnel de informatie die je nodig hebt.

Enige nadeel: je kan alleen Excel-data gebruiken. Idealiter zou je die data willen combineren met informatie uit andere databases en bijvoorbeeld het CRM-systeem. Daar heeft Microsoft wat op bedacht: met de add-in PowerPivot, die je alleen maar hoeft te activeren, kun je allerlei bestanden samenvoegen in een gegevensmodel. Microsoft PowerPivot – Engels voor krachtige draaitabel – verschijnt nadat je de optie hebt geïnstalleerd als extra tabblad in Excel.

Business Intelligence

PowerPivot is een handige tool als je gegevens wilt verzamelen binnen jouw organisatie, oftewel een eerste stap wilt doen richting business intelligence. Dat staat voor het proces van gegevens omzetten in informatie, wat vervolgens moet leiden tot nieuwe kennis. Daardoor kun je beter strategische keuzes maken voor je bedrijf.

Om een totaalbeeld van jouw organisatie te vormen, is het belangrijk dat je gegevens uit verschillende databases gebruikt. Die data moet je omvormen, zodat je alles samen kunt gebruiken. Dáárdoor ontstaat waardevolle informatie. Die resultaten wil je vervolgens weergeven in een dashboard of rapportage, waarna je gefundeerde keuzes kunt maken.

Data uit verschillende tabellen

PowerPivot is een handig hulpmiddel om tot die keuzes te komen, want je kan data uit verschillende databases combineren. Gegevens uit SQL, Access en zelfs tekstbestanden – mits je die de goede kenmerken meegeeft – kun je importeren. Op deze manier worden jouw draaitabellen een stuk veelzijdiger en vergroot je je mogelijkheden.

Wat zijn de verschillen met Excel?

Hoewel PowerPivot veel op Excel lijkt, verschillen de twee programma’s in een aantal opzichten van elkaar. Een voorbeeld: vanaf Excel 2010 is het maximale regelaantal ruim één miljoen. Dat lijkt veel, maar bij grotere databases kan dat toch problemen opleveren. PowerPivot kent die limiet niet. Het maximale regelaantal wordt bepaald door het geheugen van je computer.

Complexe formules

PowerPivot is evenwel ongeschikt om gegevens aan te passen. Wil je data wijzigen? Doe dat dan in je bronbestanden. Pivot beschikt wel over een aantal andere nuttige extra functies ten opzichte van Excel. Deze extra opties maken het mogelijk om complexe berekeningen te doen.

Wil je meer weten over deze extra formules voor complexe berekeningen? Schrijf je dan in voor het gratis webinar PowerPivot: draaitabel on steroids van Learnit-trainer Roy. Meld je hier aan.