3. Wat je wel en niet invoert
Alles wat je in het invoerveld typt, verlaat je computer. Waar die tekst daarna terechtkomt, hoe lang hij blijft staan en wie erbij kan, bepaalt of ChatGPT bruikbaar is voor je werk of juist een risico vormt. Dit is het hoofdstuk dat het minste plezier oplevert en de meeste schade voorkomt.
Na dit hoofdstuk:
- Weet je welke weg je invoer aflegt en waar hij blijft staan.
- Kun je uitleggen wat het betekent als je gesprekken voor training worden gebruikt.
- Herken je wanneer iets een persoonsgegeven is, ook zonder dat er een naam in staat.
- Weet je welke gegevens sowieso niet in een invoerveld horen.
- Maak je een tekst plakklaar met zes vaste controles.
Waar je tekst heen gaat
Je opdracht gaat niet naar een programma op je eigen laptop. Hij reist via een versleutelde verbinding naar de servers van de aanbieder, wordt daar verwerkt, en het antwoord komt terug op je scherm. Dat geldt voor tekst, maar net zo goed voor een meegestuurd contract, een foto van een handgeschreven notitie of een ingesproken opname.
Op die servers blijft je invoer staan. In je gespreksgeschiedenis zie je dat zelf terug. Verwijder je een gesprek, dan verdwijnt het uit je overzicht, maar in de systemen van de aanbieder blijft het meestal nog een periode staan om misbruik te kunnen opsporen. De meeste AI-assistenten kennen ook een tijdelijk gesprek, dat niet in je geschiedenis wordt opgeslagen. Dat is een nuttige gewoonte voor vragen die je liever niet in een lijst ziet staan.
Daarnaast is er het verschil tussen wel of niet meedoen aan training. Als je gesprekken voor training worden gebruikt, mag de aanbieder ze inzetten om toekomstige modellen te verbeteren. Dat gebeurt niet letterlijk: er wordt geen kopie van jouw mail in het model gestopt die iemand anders daarna kan opvragen. Maar je verliest wel de controle over waar die tekst nog rondgaat, en bij vertrouwelijk werkmateriaal is dat genoeg reden om het uit te zetten. Waar die schakelaar zit verschilt per aanbieder en per soort abonnement; bij zakelijke abonnementen staat het vaker al goed. Zoek hem één keer op onder de instellingen voor gegevensbeheer en vergeet het daarna.
Wanneer is iets een persoonsgegeven?
De privacywet hanteert een ruimere definitie dan de meeste mensen in hun hoofd hebben. Naast naam, adres en burgerservicenummer valt elk gegeven eronder dat te herleiden is naar een levend persoon. Dat maakt het verschil tussen "dit is anoniem" en "dit lijkt anoniem" juridisch relevant.
Direct herleidbaar is eenvoudig: er staat een naam, een e-mailadres, een personeelsnummer of een telefoonnummer in de tekst. Indirect herleidbaar is lastiger, en komt in opdrachten veel vaker voor. Een zin als "de enige parttime controller op de vestiging Zwolle die vorig jaar is ingestroomd" bevat geen naam en wijst toch naar precies één mens. De wet kijkt naar de vraag of identificatie redelijkerwijs mogelijk is, niet of de naam er letterlijk staat.
Twijfel je of iets een persoonsgegeven is, stel dan deze vraag: kan iemand die de afdeling kent hieruit afleiden over wie het gaat? Is het antwoord ja, dan behandel je het als persoonsgegeven, ook als er geen naam in staat.
Wat er nooit in gaat
Een aparte groep gegevens is extra beschermd, omdat misbruik ervan grote gevolgen heeft: gezondheid, afkomst, politieke opvattingen, religie, vakbondslidmaatschap, seksuele geaardheid, biometrie en strafrechtelijke gegevens. Verzuimoverzichten, re-integratieverslagen, klachten over discriminatie en integriteitsdossiers vallen hier vrijwel altijd onder. Voor deze categorie is het uitgangspunt eenvoudig: die tekst gaat niet in een invoerveld, ook niet met training uitgezet.
Er is ook een veelgemaakte denkfout: dat de leverancier verantwoordelijk wordt zodra de gegevens hun servers bereiken. Dat klopt niet. Je werkgever is verantwoordelijk voor wat medewerkers in zo'n programma invoeren. Het beginsel dat je in de praktijk het meest helpt heet dataminimalisatie: je verwerkt niet meer gegevens dan strikt nodig is voor je doel. Voor een opdracht aan een taalmodel betekent dat bijna altijd dat het grootste deel van wat je wilde plakken overbodig is voor de taak die je stelt.
Els is teamleider en wil een lastig gesprek voorbereiden. Ze plakt het hele functioneringsverslag van een medewerker in het invoerveld, met naam, personeelsnummer, de opmerking dat hij dit jaar zes weken ziek was en het advies van de bedrijfsarts erbij. Haar vraag is: "Hoe begin ik dit gesprek?"
Voor die vraag had ze precies drie zinnen nodig: een medewerker haalt al twee kwartalen zijn afspraken niet, eerdere gesprekken leverden beloftes op en geen verandering, en Els wil dat het gesprek eindigt met een afspraak op papier. Naam, nummer en ziekteverzuim voegden niets toe aan het antwoord, en het verzuim en het artsadvies horen tot de categorie die er sowieso niet in hoort. Dataminimalisatie is hier geen extra regel maar gewoon een betere opdracht: korter, scherper en zonder ruis.
Zes controles voor je plakt
Anonimiseren is het zo bewerken van een tekst dat er geen persoon meer uit af te leiden valt, ook niet door iemand die de situatie kent. Dat is iets anders dan namen vervangen door codes: zolang er nog een sleutel of een herkenbare context bestaat, is het risico verlaagd maar niet weg. Zes controles maken een tekst plakklaar.
- Namen vervangen. Zet consequent Medewerker A, Klant B en Leverancier C neer, ook in citaten en bijlagen.
- Contactgegevens verwijderen. E-mailadressen, telefoonnummers, huisadressen, bankrekeningnummers en dossiernummers kunnen weg zonder dat je taak eronder lijdt.
- Unieke rollen generiek maken. "De enige parttime controller in Zwolle" wordt "een financieel medewerker".
- Datums en bedragen afronden. "14 maart" wordt "begin dit jaar", "een boete van 3.412 euro" wordt "een boete van enkele duizenden euro's".
- Bijzondere gegevens schrappen. Gezondheid, geloof en strafrechtelijke informatie verwijder je, in plaats van ze te vervangen.
- De herleesbaarheidstoets. Lees de tekst nog eens met de ogen van een collega van die afdeling. Weet die na drie regels om wie het gaat, dan ben je nog niet klaar.
Bram werkt bij een gemeente en wil een klachtbrief van een inwoner laten samenvatten voor zijn wethouder. In de brief staan een naam, een adres, een dossiernummer, de datum 9 februari en de zin "sinds mijn behandeling in het ziekenhuis kan ik de trap niet meer op".
Na de zes controles staat er: "Een inwoner klaagt over een aanvraag voor een woningaanpassing die begin dit jaar is afgewezen. De inwoner geeft aan de woning zonder aanpassing niet meer te kunnen gebruiken en zegt drie keer zonder reactie te hebben gebeld." De naam, het adres en het dossiernummer zijn weg, de datum is afgerond, de medische informatie is geschrapt en niet vervangen. Bij de herleesbaarheidstoets valt Bram op dat "de aanvraag voor de traplift in de Bloemstraat" er nog stond: dat wist iedereen op zijn afdeling meteen te plaatsen. Hij maakt er "een woningaanpassing" van. Zijn vraag, hoe je dit in vijf regels aan een bestuurder uitlegt, is met deze versie net zo goed te beantwoorden.
Anonimiseren kost minder tijd als je het aan de bron doet. Werk in je eigen concept meteen met Medewerker A en Klant B, en zet de echte namen er pas in bij de laatste versie die je zelf opmaakt. Dan hoef je nooit achteraf te schoonpoetsen.
Pak drie opdrachten uit je eigen gespreksgeschiedenis van de afgelopen weken en noteer per opdracht:
- Waar ging hij over, in één zin?
- Welke directe persoonsgegevens stonden erin?
- Welke combinatie van gegevens wijst naar één persoon, ook zonder naam?
- Zat er iets bij uit de categorie die er nooit in hoort?
- Was dit acceptabel, twijfelachtig of onverstandig?
Kies daarna de opdracht met het hoogste risico en schrijf hem opnieuw zonder die gegevens. Controleer of het antwoord dat je zocht er nog steeds uit zou komen.
Samenvatting
- Alles wat je invoert gaat naar de servers van de aanbieder en blijft daar een tijd staan.
- Een tijdelijk gesprek verkort de bewaartermijn; de schakelaar voor training zoek je één keer op.
- Een persoonsgegeven is elk gegeven dat direct of indirect naar een levend persoon wijst.
- Indirect herleidbaar komt het vaakst voor: een unieke rol of situatie wijst ook zonder naam naar één mens.
- Gezondheid, afkomst, geloof, vakbond, geaardheid, biometrie en strafrecht gaan er niet in.
- Je werkgever is verantwoordelijk voor wat jij invoert, niet de leverancier.
- Zes controles: namen vervangen, contactgegevens weg, unieke rollen generiek, datums en bedragen afronden, bijzondere gegevens schrappen, en de herleesbaarheidstoets.
In je tekst staat: "de enige parttime controller op de vestiging Zwolle die vorig jaar is ingestroomd". Hoe beoordeel je dat?
Wat doe je met gezondheidsgegevens in een tekst die je wilt laten samenvatten?
Wie is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die een medewerker in een AI-chat typt?