2. Van brutoloon naar nettoloon

Een loonstrook lijkt op het eerste gezicht een wirwar van bedragen, codes en afkortingen. Toch zit er een logische opbouw achter, en die volgt een vaste volgorde. Zie je die volgorde eenmaal, dan kun je elke regel verklaren, en ook uitleggen aan de medewerker die ermee bij je bureau staat.

Waar het brutoloon uit bestaat

Het brutoloon is het startpunt van iedere salarisberekening: het bedrag dat je met je medewerker afspreekt vóór alle inhoudingen. Maar dat ene bedrag uit het arbeidscontract is zelden het volledige verhaal. Op de loonstrook staan meestal meerdere posten die samen het bruto periodeloon vormen.

De vaste loonbestanddelen zijn de componenten die elke loonperiode terugkomen. Het basissalaris is het overeengekomen periodeloon op basis van de contracturen: voor een fulltimer het volledige maandsalaris, voor een parttimer een evenredig deel. Daar komt de vakantietoeslag bij, wettelijk minimaal acht procent van het brutoloon; die reserveer je meestal maandelijks en betaal je in mei of juni uit, al kiezen sommige werkgevers ervoor hem maandelijks mee te betalen. Een dertiende maand of eindejaarsuitkering is een extra periodeloon dat doorgaans in november of december wordt uitbetaald, als de cao of de arbeidsovereenkomst daarin voorziet. En tot slot zijn er de vaste toeslagen: een ploegentoeslag, een functietoeslag of een persoonlijke toeslag boven het cao-loon.

Daarnaast zijn er de variabele loonbestanddelen, die per periode verschillen en de strook van januari anders laten zijn dan die van februari. Overwerk zijn de uren boven de contracturen, vaak met een toeslagpercentage zoals 125 of 150 procent. De onregelmatigheidstoeslag geldt voor werk op avonden, nachten, weekenden of feestdagen; het percentage staat meestal in de cao. Bonussen en provisies zijn eenmalige of periodieke beloningen op basis van prestatie, omzet of resultaat. Het deel van de reiskostenvergoeding dat boven de onbelaste norm uitkomt, telt mee als brutoloon. En loon in natura komt er als fiscale waarde bij, bijvoorbeeld de bijtelling voor een auto van de zaak.

Fiscaal loon, SV-loon en Zvw-loon

Voor je kunt rekenen, moet je weten wáárover je rekent. Dat is niet altijd het hele brutoloon. Op de strook kom je drie loonbegrippen tegen die je uit elkaar moet houden. Het loon voor de loonheffing, ook wel het fiscaal loon, is het bedrag waarover je loonbelasting en premie volksverzekeringen berekent; daar zit de bijtelling voor de auto wel in, maar de pensioenpremie van de werknemer is er al af. Het loon voor de werknemersverzekeringen, het SV-loon, is de basis voor de premies WW en WIA en voor de Zvw-bijdrage. Dat loon is meestal vrijwel gelijk aan het fiscaal loon, met een paar uitzonderingen, bijvoorbeeld bij de WW-franchise of bij bijzondere beloningen. Het loon voor de Zvw tot slot is het bedrag waarover de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet wordt berekend; voor de meeste werknemers gelijk aan het SV-loon, tot het maximum bijdrageloon.

De inhoudingen

Het brutoloon is wat je medewerker op papier verdient, niet wat er op de rekening verschijnt. Daartussen zitten de inhoudingen. Een deel daarvan is wettelijk verplicht en draag je af aan de Belastingdienst, een ander deel volgt uit cao- of bedrijfsafspraken, zoals pensioen.

De grootste post is bijna altijd de loonheffing. Dat is een verzamelnaam voor twee inhoudingen die samen op één regel staan: de loonbelasting, een voorheffing op de inkomstenbelasting die later bij de aangifte wordt verrekend, en de premie volksverzekeringen voor AOW, Anw en Wlz. Die twee staan bij elkaar omdat ze dezelfde grondslag en hetzelfde tarief hebben. Het tarief loopt op via schijven, en de Belastingdienst publiceert ieder jaar nieuwe tabellen. De witte tabel gebruik je voor regulier loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, de groene voor uitkeringen en loon uit vroegere dienstbetrekking.

De loonheffing zou hoog uitpakken als er geen heffingskortingen waren. Iedere belastingplichtige heeft recht op de algemene heffingskorting, en wie werkt krijgt daarnaast de arbeidskorting. Die kortingen verminderen het bedrag dat je inhoudt. Belangrijk: je past de loonheffingskorting bij maar één werkgever tegelijk toe. Werkt iemand bij twee werkgevers, dan kiest de werknemer zelf waar. Dat leg je vast in de opgaaf gegevens voor de loonheffingen.

De zeven stappen op een rij

Nu je weet welke inhoudingen er spelen, zet je ze in de juiste volgorde achter elkaar. Die volgorde schrijft de Belastingdienst voor. Wijk je ervan af, dan klopt het nettobedrag niet en loop je het risico dat je aangifte loonheffingen wordt afgekeurd.

Stap 1, het brutoloon vaststellen. Begin met het overeengekomen brutosalaris over de loonperiode. Tel vakantiegeld, dertiende maand of een eenmalige uitkering erbij als die in deze periode worden uitbetaald.

Stap 2, de bijtellingen optellen. Heeft je werknemer een auto van de zaak die ook privé wordt gebruikt, dan tel je de fiscale bijtelling bij het loon. Hetzelfde geldt voor ander loon in natura, zoals een telefoon of fiets die niet onder een gerichte vrijstelling valt.

Stap 3, de pensioenpremie van de werknemer eraf. Het deel van de pensioenpremie dat je werknemer zelf betaalt, gaat eraf vóórdat je de loonheffing berekent, want die premie is aftrekbaar voor de loonbelasting.

Stap 4, het loon voor de loonheffing bepalen. Wat je nu overhoudt is de grondslag waarover je de loonheffing berekent: het fiscaal loon.

Stap 5, de loonheffing inhouden. Je zoekt het juiste bedrag op in de witte of de groene tabel. Wit voor loon uit tegenwoordige dienstbetrekking, groen voor uitkeringen en pensioen. De loonheffingskorting pas je alleen toe als de werknemer daarvoor heeft gekozen.

Stap 6, de bijdrage Zvw inhouden als dat van toepassing is. In de meeste situaties betaal je als werkgever de werkgeversheffing Zvw zelf en houd je niets in. Bij sommige groepen, bijvoorbeeld directeuren-grootaandeelhouders of bepaalde uitkeringsgerechtigden, houd je de werknemersbijdrage Zvw wél in op het loon.

Stap 7, de overige inhoudingen verwerken. Denk aan een loonbeslag, een lening die je werknemer terugbetaalt of de eigen bijdrage voor de leaseauto. Wat overblijft, is het nettoloon dat je overmaakt.

De werkgeverslasten staan erbuiten

Wat je werknemer netto ontvangt, is maar een deel van het verhaal. Boven op het brutoloon betaal jij als werkgever nog de premies werknemersverzekeringen (WW, WIA, ZW) en de werkgeversheffing Zvw. Die bedragen verschijnen niet op de loonstrook van je werknemer, maar wel op je loonkostenoverzichten en in je aangifte loonheffingen. De syllabus rekent voor een gemiddelde werknemer met ongeveer twintig tot dertig procent werkgeverslasten boven op het brutoloon. Bij Sanne uit het voorbeeld kost een brutoloon van 3.500 euro je dus al snel 4.300 tot 4.500 euro per maand.

De loonstrook uitleggen

Voor veel medewerkers is de loonstrook een ondoorzichtig document. Op het moment dat je iets uitlegt aan een nieuwe medewerker, na een loonsverhoging of bij vragen over vakantiegeld, helpt het als je zelf precies weet waar elk getal vandaan komt.

Wettelijk moet er een aantal gegevens op staan: de naam van werkgever en werknemer, het loontijdvak, het brutoloon en de samenstelling daarvan, alle inhoudingen gespecificeerd, het nettoloon en het bedrag dat wordt uitbetaald, het wettelijk minimumloon dat voor deze werknemer geldt, en bij urenloon het aantal gewerkte uren. Daarnaast staan er bijna altijd cumulatieve overzichten op: het totaal aan bruto, ingehouden loonheffing en vakantiegeldreservering vanaf het begin van het kalenderjaar.

Leg je een strook uit, werk dan in dezelfde volgorde als de berekening zelf. Eerst wat erin komt, dan wat eraf gaat, en als laatste wat overblijft. Begin bij het brutoloon en verklaar afwijkingen meteen: een loonsverhoging, een nabetaling, een correctie van vorige maand. Dan de bijzondere beloningen: vakantiegeld, dertiende maand, bonus. Die worden vaak belast tegen het bijzonder tarief, dat hoger lijkt dan het tarief op het gewone loon. Daarna de bijtellingen, en maak duidelijk dat een bijtelling alleen een rekenpost is voor de belasting; dat geld krijgt je medewerker niet uitbetaald. Vervolgens de inhoudingen: pensioenpremie, loonheffing en eventueel de werknemersbijdrage Zvw. Hier krijg je de meeste vragen, dus leg uit dat de loonheffing een voorheffing is op de inkomstenbelasting en dat de pensioenpremie aftrekbaar is. Dan de netto vergoedingen, zoals reiskosten of een thuiswerkvergoeding, die onbelast bij het nettoloon worden opgeteld. En tot slot het nettoloon en de uitbetaling, die soms afwijkt van de optelsom door een voorschot of een loonbeslag.

Samenvatting

• Het brutoloon bestaat uit vaste bestanddelen (basissalaris, vakantietoeslag, dertiende maand, vaste toeslagen) en variabele (overwerk, onregelmatigheidstoeslag, bonus, bovenmatige reiskosten, loon in natura).
• Houd drie loonbegrippen uit elkaar: fiscaal loon, SV-loon en het loon voor de Zvw. Het verschil zit meestal in een pensioenpremie of een bijtelling.
• De volgorde ligt vast: brutoloon, bijtellingen erbij, pensioenpremie werknemer eraf, loon voor de loonheffing, loonheffing eraf, eventueel bijdrage Zvw, dan de overige inhoudingen. Wat overblijft is het nettoloon.
• De witte tabel geldt voor tegenwoordige dienstbetrekking, de groene voor uitkeringen en pensioen. De loonheffingskorting pas je bij één werkgever tegelijk toe.
• De werkgeverslasten (WW, WIA, ZW en de werkgeversheffing Zvw) staan buiten de bruto-netto berekening, maar tellen wel voor je loonkosten.
• Een loonstrook bevat verplicht het brutoloon, alle inhoudingen, het nettoloon, het loontijdvak en het geldende minimumloon.
• Het bijzonder tarief op vakantiegeld en bonussen lijkt hoog, maar wordt via de inkomstenbelasting verrekend.
• Elk tarief en elke grens uit dit hoofdstuk verandert per jaar. Controleer ze bij de Belastingdienst.