Office 365 heet sinds april 2020 Microsoft 365. De naam veranderde omdat het pakket meer is geworden dan Word, Excel en Outlook: het is de plek waar bestanden staan, waar overleg plaatsvindt en waar tegenwoordig ook Copilot in meekijkt. Hieronder staat welke programma's er in zitten en waar je ze voor gebruikt, geordend naar wat je ermee doet in plaats van op alfabet.
Wat er in jouw abonnement zit verschilt per licentie. De onderdelen hieronder zitten in de gangbare zakelijke pakketten; een paar zijn een losse module.
Documenten maken
Word voor brieven, verslagen en notulen. Excel voor alles met getallen, van een simpele lijst tot draaitabellen en formules. PowerPoint voor presentaties. OneNote is het notitieblok, handig voor aantekeningen die je later wil terugvinden en waarin je ook bestanden en beelden kwijt kunt. Publisher voor nieuwsbrieven en brochures bestaat nog, maar Microsoft stopt er in oktober 2026 mee, dus daar zou ik niets nieuws meer in beginnen.
Samenwerken en communiceren
Teams is het middelpunt geworden: chatten, bellen, vergaderen en samen in bestanden werken gebeurt daar. Skype voor Bedrijven bestaat niet meer, dat is opgegaan in Teams. Outlook is nog steeds de mail, de agenda en de takenlijst. SharePoint is de plek waar de bestanden van een afdeling of project echt staan, en Teams is er het loket van. OneDrive is je eigen opslag, met de bestanden op elk apparaat en versies die je kunt terughalen. Loop is er sinds kort bij: gedeelde werkbladen die in Teams en Outlook meebewegen. Yammer heet nu Viva Engage en is het interne sociale netwerk.
Werk organiseren
Planner voor taken in een team, visueel op een bord. Bookings als klanten zelf een afspraak moeten kunnen inplannen. Forms voor vragenlijsten, polls en aanmeldingen, met de antwoorden direct in Excel. Power Automate om stappen te automatiseren: een bestand dat binnenkomt en automatisch op de juiste plek belandt, een bericht in Teams als een formulier is ingevuld.
Data en analyse
Power BI voor rapportages en dashboards op basis van je eigen cijfers. Access voor een database met formulieren en rapporten; nog volop in gebruik, vooral op afdelingen die iets hebben gebouwd dat blijft werken. Lists voor overzichtelijke lijsten die meerdere mensen bijhouden.
En dan Copilot
Dit is de grootste verandering sinds de naamswijziging. Copilot is de AI-assistent die in Word, Excel, Outlook, PowerPoint en Teams meekijkt: een verslag samenvatten, een eerste opzet van een brief schrijven, een formule uitleggen, of navragen wat er in een vergadering is afgesproken waar je niet bij was.
Twee dingen om te weten voordat je het uitrolt. Het zit niet standaard in de meeste abonnementen maar is een aparte licentie per gebruiker. En Copilot kijkt in de bestanden waar die gebruiker bij mag; is de rechtenstructuur in SharePoint rommelig, dan komt dat er nu uit. Wie Copilot invoert, ruimt eerst zijn mappen op.
Wat mensen er in de praktijk mee misgaan
Drie dingen zien we bijna overal. Bestanden worden nog als bijlage gemaild in plaats van gedeeld, waardoor er vijf versies rondgaan en niemand weet welke de laatste is. Teams wordt gebruikt als chatprogramma terwijl de mappenstructuur eronder ongebruikt blijft. En iedereen zet alles in zijn eigen OneDrive, waarna het bij een vertrek onvindbaar is. Dat zijn geen softwareproblemen maar afspraken die niemand heeft gemaakt.
Meer uit Microsoft 365 halen
Wil je met je team leren samenwerken in Teams, SharePoint en OneDrive in plaats van in bijlagen, kijk dan bij de trainingen over Microsoft 365 en samenwerken. Voor SharePoint als intranet en documentbeheer is er de cursus SharePoint Basis.
En als je in Excel met Copilot aan de slag wil: daar is een aparte dag voor, de cursus Excel met Copilot. Wil je breder weten wat AI op je werk betekent, dan is AI op de werkvloer het startpunt.