De afweging om wel of niet met SharePoint te werken is voor organisaties een lastige keuze, zeker als je het programma niet goed kent. De mogelijkheden lijken eindeloos en de toepassingen zijn divers. Om de juiste keuze te maken kijk je naar wat de gebruikers nodig hebben. Hieronder de voordelen op een rij, plus waar het in de praktijk misgaat.
De voordelen
Bereikbaar waar je ook zit. SharePoint zit in de cloud, dus je documenten en je intranet zijn bereikbaar via laptop, tablet en telefoon. Dat maakt het aantrekkelijk nu werken vanaf verschillende locaties normaal is. Bijkomend voordeel: het is altijd bijgewerkt, dus je bent minder tijd en geld kwijt aan onderhoud en updates.
Samen in één bestand. Documenten delen is eenvoudig, en meerdere mensen kunnen tegelijk in hetzelfde bestand werken. Per team maak je een teamsite waarin die groep zijn eigen documenten en pagina's heeft. Daarmee verdwijnt de reeks bestandsnamen met "definitief-v3-JB" erin.
Eén platform met de rest van Microsoft 365. SharePoint is de opslag onder Microsoft Teams: elk team dat wordt aangemaakt, krijgt een SharePoint-site, en de bestanden in het tabblad Bestanden staan daar. Ook OneDrive gebruikt dezelfde techniek, met als verschil dat OneDrive voor je eigen werk is en SharePoint voor werk van een team. Dat onderscheid is het handigst om te weten voordat je begint: persoonlijk in OneDrive, gedeeld in SharePoint.
Veilig werken. Bedrijfsinformatie, persoonsgegevens en gevoelige documenten vragen om goede beveiliging. Je regelt per site, map en document wie wat mag, je kunt documenten met een label markeren en het delen met externe partijen aan regels binden. Ook delen met klanten of partners kan dus, zonder dat je een bestand als bijlage rondstuurt.
Inrichten zonder ontwikkelaar. Een site inrichten naar je eigen wens gaat met de standaardonderdelen, zonder programmeerwerk. Met lijsten en Power Automate kun je zelfs eenvoudige processen bouwen, van een verlofaanvraag tot een inkoopformulier, waardoor gegevens niet meer met de hand worden overgetypt.
Zoeken dat werkt. In een groot intranet is het lastig de juiste informatie te vinden. De zoekfunctie kijkt in de inhoud van documenten, niet alleen in de titels, en laat resultaten uit heel Microsoft 365 zien.
Copilot erbij. Het AI-hulpje van Microsoft kan vragen beantwoorden over de documenten waar jij bij mag, een lange notitie samenvatten of het juiste bestand terugvinden op basis van een omschrijving. Dat is precies waar het bij een groot archief nuttig wordt, en het werkt alleen goed als de rechten en de mappenstructuur op orde zijn: het hulpje ziet wat jij mag zien, en het vindt niets terug in een berg dubbele versies.
Waar het in de praktijk misgaat
Drie dingen, en ze hebben allemaal met de start te maken. Organisaties zetten hun oude netwerkschijf één op één over naar SharePoint, met dezelfde twaalf mappen diep; dan werkt zoeken slecht en vindt niemand iets. Ze regelen de rechten per persoon in plaats van per groep, en na een jaar weet niemand meer wie ergens bij kan. En ze slaan het uitleggen over, waardoor mensen bestanden blijven mailen omdat ze niet weten hoe delen werkt.
Alle drie zijn te voorkomen met een middag nadenken over de opzet voordat je begint.
Training of e-learning SharePoint
In de cursus SharePoint Basis ga je aan de slag met de mogelijkheden voor eindgebruikers én met het zelf opzetten en inrichten van een site. De cursus SharePoint Vervolg gaat over het opzetten en beheren van complexere sites.
Wil je op je eigen tempo werken, dan is er de e-learning SharePoint, en voor wie het AI-hulpje wil inzetten de cursus SharePoint met Copilot.
