1. De vier vragen bij elke transactie over de grens

Elke internationale btw-casus valt uiteen in dezelfde vier vragen. Ze staan in een vaste volgorde, omdat het antwoord op de ene vraag de volgende bepaalt. Dat klinkt omslachtig als je haast hebt, maar het is juist de snelste route: na vraag twee is meestal al meer dan de helft van de mogelijke regels afgevallen. Dit hoofdstuk zet de vier vragen op een rij en laat zien welk bewijs je bij elk antwoord in je dossier legt.

De vier vragen, in deze volgorde

Vraag 1: goederen of diensten? Voor goederen gelden andere regels dan voor diensten. Een machine die van Rotterdam naar Milaan rijdt, valt onder de leveringsregels. Onderhoud aan diezelfde machine op locatie valt onder de dienstenregels. Lever je iets waar beide in zitten, dan bepaal je wat de hoofdprestatie is.

Vraag 2: wie is de afnemer? Een ondernemer met een geldig btw-identificatienummer wordt anders behandeld dan een particulier of een niet-ondernemer. In de praktijk noem je dat B2B en B2C. Dit onderscheid werkt door in vrijwel alle vervolgvragen, en het is de vraag waar de meeste tijd in gaat zitten.

Vraag 3: wat is de plaats van levering of de plaats van dienst? Dat is de juridische plaats waar de prestatie voor de btw geacht wordt plaats te vinden. Dat land mag heffen. Het is nadrukkelijk geen adres op een pakbon.

Vraag 4: wie draagt de btw af en tegen welk tarief? Pas hier komt het percentage in beeld, samen met de vraag of jij de btw factureert of dat je afnemer de heffing overneemt.

Plaats van levering en plaats van dienst

De plaats van levering is een fiscaal begrip. Het is het land dat volgens de wet heffingsbevoegd is over een goederenlevering. Bij goederen die vervoerd worden, ligt die plaats in beginsel daar waar het vervoer begint. Verlaten de goederen jouw magazijn in Tilburg, dan is Nederland de plaats van levering, ook als de klant in Portugal zit.

De plaats van dienst werkt volgens een eigen logica. Bij een dienst aan een ondernemer geldt als hoofdregel dat de dienst belast is in het land waar de afnemer gevestigd is. Bij een dienst aan een particulier is dat in beginsel het land van de dienstverlener. Op beide hoofdregels bestaan uitzonderingen per dienstsoort; hoofdstuk 3 werkt de hoofdregel uit en de training gaat daarna in op de dienstsoorten met een eigen plaatsbepaling.

B2B of B2C: waar het btw-identificatienummer over beslist

Het btw-identificatienummer is het bewijsstuk waarmee je aantoont dat je afnemer als ondernemer optreedt. Het bestaat uit een landcode van twee letters gevolgd door een reeks cijfers en letters. Elke lidstaat kent een eigen opbouw. Een Nederlands nummer bestaat uit NL, negen cijfers, de letter B en twee controlecijfers. Een Duits nummer heeft DE plus negen cijfers, een Belgisch nummer BE plus tien cijfers.

In Nederland heb je twee nummers naast elkaar, en die worden geregeld verwisseld. Het omzetbelastingnummer gebruik je in het verkeer met de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij je aangifte. Het btw-identificatienummer gebruik je naar buiten toe: op je facturen, op je website en bij grensoverschrijdende transacties. Zet je per ongeluk het verkeerde nummer op een factuur naar het buitenland, dan kan je afnemer het niet verifiëren en ontstaat er discussie over de behandeling van de transactie.

Een nummer dat je klant per mail doorgeeft, is trouwens geen bewijs. Het is een mededeling. Bewijs wordt het pas als je het zelf hebt gecontroleerd en die controle hebt vastgelegd.

Controleren via VIES

VIES staat voor VAT Information Exchange System, de raadpleegdienst van de Europese Commissie. Je voert er een landcode en een nummer in, en het systeem koppelt terug of dat nummer op dat moment geldig is. Bij een aantal lidstaten krijg je ook de naam en het adres te zien die bij het nummer horen, zodat je kunt vergelijken met de gegevens van je afnemer.

Zo leg je een controle goed vast. Je raadpleegt het nummer op het moment dat je de order aanneemt, niet pas bij het opstellen van de factuur. Je vult bij de raadpleging ook je eigen btw-identificatienummer in, want dan krijg je een consultatienummer terug. Dat consultatienummer sla je op, samen met de datum en de teruggekoppelde gegevens, bij het klantdossier of bij de order. Bij vaste afnemers herhaal je de controle periodiek, bijvoorbeeld elk kwartaal of bij elke nieuwe raamovereenkomst. En bij een afwijzing noteer je wat je hebt gedaan: contact opgenomen, nieuw nummer ontvangen, opnieuw gecontroleerd.

De uitkomst van een raadpleging is een momentopname. Een nummer dat vandaag geldig is, kan over drie maanden zijn ingetrokken omdat de afnemer is gestopt of is overgenomen. Eén controle bij het aangaan van de relatie is dus te mager als je maandelijks levert.

Het btw-gebied van de EU

Het btw-gebied van de EU valt niet samen met de landsgrenzen van de lidstaten. Een aantal gebieden hoort staatkundig bij een lidstaat, maar valt voor de btw buiten de Unie. Lever je daarheen, dan gelden de exportregels en niet de regels voor intracommunautaire handel, ook al gaat het formeel om Spaans of Italiaans grondgebied.

De bekendste uitzonderingen zijn de Canarische Eilanden, Ceuta en Melilla, de Åland-eilanden, Livigno, Büsingen, Helgoland, Campione d'Italia en de berg Athos. De Franse overzeese departementen kennen eveneens een eigen regime.

Verwarrend daarbij is dat het douanegebied en het btw-gebied elkaar niet volledig dekken. De Canarische Eilanden liggen bijvoorbeeld wel binnen het douanegebied van de EU, maar buiten het btw-gebied. Een zending kan dus douanetechnisch een binnenlandse verplaatsing zijn en fiscaal een export.

Wie draagt af: de leverancier of de afnemer

Bij een binnenlandse transactie is het simpel. De leverancier zet btw op de factuur, int die bij zijn afnemer en draagt het bedrag af. Zodra een transactie een grens oversteekt, vervalt die vanzelfsprekendheid en verschuift de heffing in veel gevallen naar de afnemer.

De achterliggende gedachte is het bestemmingslandbeginsel: de btw hoort thuis in het land waar het goed of de dienst wordt verbruikt. Dat land kan de heffing op twee manieren organiseren. Bij heffing bij de leverancier registreert de leverancier zich in het land van bestemming, brengt daar het lokale tarief in rekening en draagt de btw daar af. Die route zie je vooral bij leveringen aan particulieren, omdat een particulier zelf geen btw-aangifte doet. Bij heffing bij de afnemer factureert de leverancier zonder btw en geeft de zakelijke afnemer de verschuldigde btw aan in zijn eigen land.

Die tweede route bespaart leveranciers een registratie in elk land waar ze klanten hebben. Daar staat tegenover dat de bewijslast bij de leverancier ligt. Jij moet kunnen aantonen dat je afnemer een ondernemer is en dat de prestatie daadwerkelijk de grens is overgegaan. Zonder dat bewijs draait de heffing terug naar jezelf. In hoofdstuk 2 zie je precies hoe dat uitpakt bij een levering van goederen.

Samenvatting

• Vier vragen, in vaste volgorde: wat lever je, wie is de afnemer, welk land mag heffen, en wie draagt af. Het tarief komt pas bij vraag vier.
• De plaats van levering is een fiscaal begrip, geen adres. Bij vervoerde goederen ligt die in beginsel waar het vervoer begint.
• Bij een dienst aan een ondernemer heft in beginsel het land van de afnemer, bij een dienst aan een particulier het land van de dienstverlener.
• Het btw-identificatienummer onderscheidt B2B van B2C. Nederland heeft twee nummers naast elkaar: het omzetbelastingnummer voor de Belastingdienst en het btw-identificatienummer naar buiten toe.
• Een doorgegeven nummer is geen bewijs. Controleer in VIES, vraag een consultatienummer op, leg datum en uitkomst vast, en herhaal de controle bij vaste afnemers.
• Het btw-gebied van de EU valt niet samen met de landsgrenzen. Naar gebieden als de Canarische Eilanden of Helgoland gelden de exportregels.
• De heffing ligt bij de leverancier of bij de afnemer. Kies je de tweede route, dan ligt de bewijslast bij jou.