1. De balans lezen
De balans is een foto, geen film. Op één dag, meestal 31 december, wordt vastgelegd wat de organisatie bezit en met wiens geld dat bezit betaald is. Meer is het niet. Toch schrikken veel mensen ervan, omdat het op het eerste gezicht een muur van getallen is. Zodra je weet hoe de muur is ingedeeld, kun je hem lezen.
Na dit hoofdstuk:
- Weet je hoe een balans is opgebouwd en waarom links en rechts altijd even groot zijn.
- Herken je de belangrijkste posten aan beide kanten.
- Ken je het verschil tussen vaste en vlottende activa, en tussen eigen en vreemd vermogen.
- Begrijp je waarom een bedrag op de balans het gevolg is van een keuze en niet van een meting.
- Weet je welke drie vergelijkingen je maakt voordat je een oordeel geeft.
Links wat je hebt, rechts van wie het is
Stel je een vel papier voor met twee kolommen. In de linkerkolom staat wat de organisatie bezit: het pand, de bussen, de voorraad, het geld op de bank. Die kant heet de debetzijde, of de activa. In de rechterkolom staat waar dat geld vandaan komt: van de eigenaren, van de bank, van leveranciers die nog niet betaald zijn. Die kant heet de creditzijde, of de passiva. Onderaan beide kolommen staat hetzelfde totaal.
Dat evenwicht is geen boekhoudtruc, het is logica. Elke euro die in de organisatie zit, is ergens vandaan gekomen. Koopt een bedrijf een bestelbus van 40.000 euro, dan staat die bus links als bezit. Rechts staat de tegenhanger: het geld kwam uit eigen kas, of van de bank, of de leverancier moet nog betaald worden. Bezit zonder financieringsbron bestaat niet. Daarom heet het een balans.
De linkerkant: wat bezit de organisatie?
Links staan de bezittingen op volgorde van vastigheid. Bovenaan wat er lang blijft, onderaan wat snel geld wordt.
Vaste activa gaan langer dan een jaar mee en zijn nodig om te kunnen werken. Er zijn drie soorten. Materiële vaste activa zijn tastbaar: een pand, machines, een wagenpark, inventaris. Immateriële vaste activa zijn dat niet: goodwill, een patent, een softwarelicentie voor meerdere jaren. Financiële vaste activa zijn langlopende beleggingen, een deelneming in een ander bedrijf of een lening die je zelf hebt verstrekt.
Vlottende activa worden binnen een jaar geld of verdwijnen binnen een jaar. De voorraad in het magazijn wordt verkocht. De vordering op een klant, een debiteur, wordt over dertig of zestig dagen betaald. Onderaan staan de liquide middelen: kas en bank, geld in zijn puurste vorm. Vaste activa staan stil, vlottende activa stromen.
Veel geld op de bank klinkt goed, maar te veel is ook niet ideaal. Dat geld doet niets, terwijl het had kunnen renderen of een schuld had kunnen aflossen.
De rechterkant: wie heeft het betaald?
Rechts staat de herkomst van het geld, geordend op hoe lang het blijft zitten. Bovenaan wat er permanent in zit, onderaan wat snel terug moet.
Eigen vermogen is het geld van de eigenaren: wat zij erin gestopt hebben plus alle winst die door de jaren heen niet is uitgekeerd. Dat hoeft nooit terugbetaald te worden. Het is de stootkussen van de organisatie en bepaalt grotendeels hoeveel tegenslag je kunt hebben.
Voorzieningen staan er vaak tussenin: geld dat opzij is gezet voor iets wat zeker komt maar waarvan bedrag of moment nog onbekend is, zoals groot onderhoud aan het dak of een lopend geschil.
Vreemd vermogen is geleend geld, in twee smaken. Langlopend is alles met een looptijd boven het jaar: een hypotheek op het pand, een banklening. Kortlopend moet binnen een jaar betaald worden: crediteuren, nog af te dragen belasting, het rekening-courantkrediet, salarissen die nog op de rekening van je mensen moeten staan.
Installatiebedrijf Van Dijk heeft op 31 december links een bedrijfspand van 240.000 euro, twee bestelbussen van samen 60.000 euro, een voorraad van 45.000 euro, openstaande facturen bij klanten van 80.000 euro en 25.000 euro op de bank. Links telt op tot 450.000 euro.
Rechts staat 150.000 euro eigen vermogen, een hypotheek van 180.000 euro, 90.000 euro aan onbetaalde leveranciers en 30.000 euro belasting die nog afgedragen moet worden. Ook rechts: 450.000 euro. Van elke euro in dit bedrijf is 33 cent van de eigenaar en 67 cent van iemand anders.
Een bedrag op de balans is een keuze
Hier gaat het vaak mis in de beeldvorming. Een balans meet niets. Twee bedrijven die precies hetzelfde doen, kunnen een andere balans laten zien omdat ze andere regels hanteren.
In Nederland is de historische kostprijs het meest gebruikelijk: je waardeert een bezitting op wat je ervoor betaald hebt, minus de afschrijvingen. Een pand dat in 2005 voor 800.000 euro is gekocht, staat voor dat bedrag op de balans, ook als het inmiddels het dubbele waard is. Dat voelt gek, maar er zit logica achter: onder de historische kostprijs ligt een factuur, en onder de actuele waarde ligt een schatting.
Afschrijven is het verdelen van een aanschaf over de jaren dat je hem gebruikt. Grond schrijf je niet af, die slijt niet. Een gebouw wel, vaak in dertig tot veertig jaar. Een laptop in drie jaar. En hoe sneller je afschrijft, hoe lager je winst nu en hoe lager de boekwaarde op de balans, maar ook hoe minder last je er later van hebt. Dat is een keuze, geen natuurwet.
Van Dijk koopt een bestelbus voor 40.000 euro. De bus gaat vijf jaar mee en is daarna nog 5.000 euro waard. Jaarlijks schrijft het bedrijf dus 7.000 euro af: 40.000 min 5.000, gedeeld door vijf. Na drie jaar staat de bus voor 19.000 euro op de balans. Wat hij bij de dealer zou opbrengen is een heel ander verhaal, en daar gaat de balans ook niet over.
Drie vergelijkingen voor je een oordeel geeft
De getallen op zich zeggen weinig. De verhoudingen vertellen het verhaal, en die zie je pas door te vergelijken. Doe dat op drie manieren.
Vergelijk de delen met het geheel. Welk deel van het totaal is eigen vermogen? Hoe is de linkerkant verdeeld over vaste en vlottende activa? Een productiebedrijf heeft logischerwijs veel machines, een groothandel veel voorraad, een adviesbureau bijna geen vaste activa maar wel veel debiteuren. De vorm van de balans hoort bij het verdienmodel.
Vergelijk met vorig jaar. Eén balans zegt minder dan twee balansen naast elkaar. Verschuivingen zijn het interessantst: die roepen een vraag op.
Vergelijk met de branche. Een eigen vermogen van 25 procent klinkt mager, maar voor een supermarktketen is dat gewoon. Voor een familiebedrijf in de maakindustrie is het krap. Banken, brancheorganisaties en het CBS publiceren cijfers waar je je eigen balans naast kunt leggen.
Sanne is teamleider bij een groothandel en legt twee balansen naast elkaar. De omzet is gelijk gebleven, maar de voorraad ging van 45.000 naar 70.000 euro en het saldo op de bank zakte van 25.000 naar 8.000 euro. Er is dus 25.000 euro aan geld in het magazijn gaan liggen dat niet verkocht is. Sanne hoeft geen accountant te zijn om de goede vraag te stellen: welk deel van die voorraad ligt er langer dan een jaar, en wat is het nog waard?
Vraag bij elke balans die je krijgt naar de grondslagen van waardering. Die staan in de toelichting van de jaarrekening. Als je weet hoe er gewaardeerd en afgeschreven is, begrijp je ook waarom de cijfers zijn zoals ze zijn, en hoeveel gewicht je eraan mag geven.
Pak de balans van je eigen organisatie erbij, of die van een bedrijf dat je kent. Veel bedrijven publiceren hun jaarrekening op hun site onder investor relations, en van elk Nederlands bedrijf kun je een gedeponeerde versie opvragen bij de Kamer van Koophandel. Beantwoord dan vijf vragen:
- Welk deel van het totale vermogen is eigen vermogen?
- Hoe verhouden de vaste activa zich tot de vlottende activa?
- Welke post is links het grootst, en past dat bij wat de organisatie doet?
- Welke verschuiving zie je ten opzichte van vorig jaar?
- Welke vraag zou je daarover aan de controller stellen?
Die laatste vraag is de belangrijkste. Als je er in twintig minuten één hebt, heb je de balans gelezen.
Samenvatting
- De balans is een momentopname: links wat de organisatie bezit, rechts hoe dat betaald is.
- Beide kanten zijn altijd even groot, want elke euro aan bezit heeft een herkomst.
- Links staan vaste activa (materieel, immaterieel, financieel) en vlottende activa (voorraad, debiteuren, liquide middelen), op volgorde van hoe snel ze geld worden.
- Rechts staan eigen vermogen, voorzieningen, langlopend vreemd vermogen en kortlopend vreemd vermogen, op volgorde van hoe lang ze blijven zitten.
- De bedragen zijn het gevolg van waarderingskeuzes: historische kostprijs, afschrijvingstermijn, voorraadwaardering, de hoogte van een voorziening.
- Oordeel pas na drie vergelijkingen: het deel tegenover het geheel, dit jaar tegenover vorig jaar, en jouw organisatie tegenover de branche.
Waarom zijn de twee zijden van een balans altijd even groot?
Een bestelbus van 40.000 euro gaat vijf jaar mee en is daarna nog 5.000 euro waard. Voor welk bedrag staat hij na drie jaar op de balans?
Bij een groothandel loopt de voorraad in een jaar op van 45.000 naar 70.000 euro terwijl de omzet gelijk blijft. Wat is hier het beste eerste signaal uit?