2. De resultatenrekening lezen

Waar de balans een foto is, is de resultatenrekening een film. Hij laat zien wat er in een heel jaar binnenkwam, welke kosten daar tegenover stonden en wat er onderaan de streep overbleef. Je komt hem ook tegen als winst-en-verliesrekening, of kortweg als de W&V. In een maandrapportage zie je meestal een verkorte versie van precies dit overzicht.

De trap van omzet naar nettowinst

De logica is simpel: opbrengsten min kosten is resultaat. De kunst zit in de volgorde. De kosten worden in stappen afgetrokken, en na elke stap staat er een tussenresultaat dat iets anders vertelt.

Bovenaan staat de netto-omzet: alles wat je in het jaar aan klanten hebt gefactureerd, zonder btw en na aftrek van kortingen en retouren. Let op dat woord gefactureerd, want dat is iets anders dan ontvangen. Een factuur die in december de deur uitgaat, telt mee in dat jaar, ook als de klant pas in februari betaalt.

Daaronder staat de inkoopwaarde van de omzet: alles wat je direct hebt moeten kopen of inhuren voor wat je verkocht hebt. Bij een handelsbedrijf is dat de inkoopprijs van de doorverkochte spullen, bij een dienstverlener de uren van de mensen die het werk deden. Trek je die eraf, dan houd je de brutowinst over.

Daaronder komen de operationele kosten: alles wat je maakt om de tent draaiende te houden. Wat daarna overblijft is het bedrijfsresultaat, in het Engels EBIT. Dat getal laat zien hoe goed de operatie zelf draait, los van hoe het bedrijf gefinancierd is en los van belasting. Wil je twee bedrijven vergelijken waarvan de een veel geleend heeft en de ander niet, dan is het bedrijfsresultaat een eerlijker maatstaf dan de nettowinst.

Onder het bedrijfsresultaat komen nog twee posten. Eerst de rente die je betaalt over leningen, minus wat je zelf aan rente ontvangt. Dan sta je op het resultaat voor belasting. Daar gaat de vennootschapsbelasting vanaf, en dan sta je onderaan met de nettowinst.

De vier grote kostengroepen

Onder de brutowinst zie je bijna altijd dezelfde vier groepen terug. Personeelskosten: salarissen, sociale lasten, pensioenpremies, opleiding en uitzendkrachten. Voor de meeste organisaties is dit veruit de grootste post. Huisvestingskosten: huur, energie, schoonmaak, onderhoud. Afschrijvingen: de jaarlijkse waardevermindering van machines, inventaris en wagens. En overige bedrijfskosten: marketing, ICT, verzekeringen, accountant, reizen en al het andere.

Die afschrijvingen zijn een bijzonder geval, en daar loopt menigeen op vast. Het is een kostenpost waar geen geld bij de deur uitgaat. Je hebt de machine drie jaar geleden betaald, en verdeelt die uitgave nu over de jaren dat je hem gebruikt. Daardoor kan een bedrijf een keurige winst laten zien en tegelijk krap bij kas zitten, of andersom.

Vast of variabel, direct of indirect

Om een resultatenrekening te begrijpen, helpt het om kosten op twee manieren in te delen. Die twee indelingen staan los van elkaar en beantwoorden een andere vraag.

De eerste vraag is: beweegt deze kostenpost mee met de omzet? Variabele kosten doen dat wel. Verkoop je twee keer zoveel, dan koop je ook ongeveer twee keer zoveel materiaal in. Vaste kosten doen dat niet, in elk geval niet op korte termijn: de huur van je pand is hetzelfde of je nu honderd of duizend stuks verkoopt. Dit onderscheid bepaalt hoe kwetsbaar een organisatie is als de omzet tegenvalt. Veel vaste kosten betekent een hoge drempel voordat je uit de kosten bent.

De tweede vraag is: kun je deze kosten aan één product, project of klant toewijzen? Directe kosten kun je dat: het materiaal voor een specifieke order, de uren van de monteur op een klus. Indirecte kosten niet: de receptie, de ICT-afdeling, de directie. Ze zijn nodig, maar ze horen niet bij één verkoop. Om toch te weten wat een product of afdeling oplevert, worden ze meestal verdeeld met een verdeelsleutel, bijvoorbeeld naar omzet of naar het aantal gewerkte uren. Vraag altijd welke sleutel gebruikt is, want die bepaalt of jouw afdeling er goed of slecht uitkomt.

Marges zeggen meer dan bedragen

Een marge laat zien wat er van elke euro omzet overblijft, en er zijn drie niveaus. De brutomarge is de brutowinst gedeeld door de omzet, en zegt iets over je inkoopkracht en je prijsstelling. De contributiemarge trekt alle variabele kosten van de omzet af en laat zien wat er bijdraagt aan de dekking van je vaste kosten. De nettomarge is de nettowinst gedeeld door de omzet, dus na alles: na kosten, na rente en na belasting.

Een marge heeft alleen betekenis in vergelijking. Een nettomarge van 3 procent is dramatisch voor een softwarebedrijf en heel normaal voor een aannemer of een supermarkt. Vergelijk dus met vorig jaar en met je eigen branche, nooit met een percentage dat je ergens hebt opgevangen.

De brug terug naar de balans

Balans en resultatenrekening zijn geen losse documenten. Het duidelijkste verband loopt via de nettowinst: wat er onderaan overblijft en niet als dividend wordt uitgekeerd, gaat naar het eigen vermogen op de balans. Een winstgevend jaar maakt de organisatie vermogender, een verliesjaar knabbelt aan het eigen vermogen.

Er lopen meer bruggen. De afschrijvingen in de resultatenrekening horen bij de vaste activa op de balans: een machine van 100.000 euro met een leven van vijf jaar staat na het eerste jaar voor 80.000 euro op de balans en levert 20.000 euro kosten op in de resultatenrekening. De voorraad op de balans verandert door inkopen en verkopen, en het verkochte deel duikt op als inkoopwaarde van de omzet. En de rentelasten in de resultatenrekening zijn een rechtstreeks gevolg van het vreemd vermogen op de balans. Meer schuld is meer rente.

Samenvatting

• De resultatenrekening loopt trapsgewijs: omzet, min inkoopwaarde is brutowinst, min operationele kosten is bedrijfsresultaat, min rente en belasting is nettowinst.
• Omzet gaat over factureren, niet over ontvangen. Dat verschil is de kern van het onderscheid met kasstroom.
• De vier grote kostengroepen zijn personeel, huisvesting, afschrijvingen en overige bedrijfskosten.
• Afschrijvingen zijn kosten zonder dat er geld de deur uitgaat, en daarom kan winst iets anders zijn dan geld op de bank.
• Variabele kosten bewegen mee met de omzet, vaste kosten niet. Directe kosten zijn toe te wijzen aan een product of project, indirecte niet.
• Brutomarge, contributiemarge en nettomarge laten op drie niveaus zien wat er per euro omzet overblijft. Vergelijk ze met vorig jaar en met je branche.
• De winst die in het bedrijf blijft, verhoogt het eigen vermogen op de balans. Zo hangen de twee overzichten aan elkaar.