4. Je eigen tekst schaven
Twee woorden die hetzelfde zeggen, of een bepaling die al in het woord zit: je leest er glad overheen tot iemand ze aanwijst. Daarna zie je ze in elke alinea. Vaagheid werkt precies zo.
Na dit hoofdstuk:
- Herken je een pleonasme en een tautologie in je eigen tekst en schrap je het overbodige woord.
- Beoordeel je wanneer een dubbele formulering wel werk verzet.
- Zet je vage hoeveelheden, termijnen en containerbegrippen om in concrete informatie.
- Zet je een lijdende zin om in de bedrijvende vorm, en weet je wanneer je hem laat staan.
- Kijk je je tekst na in drie gerichte leesrondes.
Pleonasme en tautologie
Beide fouten komen op hetzelfde neer: je zegt iets twee keer. Het verschil zit in de manier waarop.
Bij een pleonasme voeg je een bepaling toe die al in de betekenis van het woord zit. Sneeuw is wit, dus "witte sneeuw" vertelt je lezer niets nieuws. In zakelijke teksten zijn de varianten minder zichtbaar, maar net zo overbodig. "Een nieuwe innovatie" is een innovatie. "De definitieve eindversie" is de eindversie. "Een toekomstige prognose" gaat per definitie over de toekomst. "Vooraf inplannen" kan niet achteraf. Je toets is simpel: haal de bepaling weg en kijk of de betekenis verandert. Blijft de zin hetzelfde zeggen, dan was het woord overbodig.
Bij een tautologie staan twee synoniemen naast elkaar, meestal verbonden door "en": "helder en duidelijk", "haalbaar en realistisch", "enkel en alleen", "al reeds". Ook signaalwoorden verdubbelen graag: "dus daarom", "echter maar", "maar toch". Die laatste groep is het meest verraderlijk. Twee signaalwoorden met dezelfde functie maken het verband niet sterker, ze maken de zin langer. Eén verbindingswoord per verband is genoeg.
Niet elke verdubbeling is een fout. Sommige combinaties zijn vaste uitdrukkingen die je als geheel gebruikt: "wis en waarachtig", "hulp en bijstand", "kort en goed". En soms zet je een woord er bewust bij voor nadruk, bijvoorbeeld in een toespraak of een citaat. De vraag die je stelt: doet het tweede woord werk, of vult het alleen ruimte?
Origineel: "Wij willen u hierbij helder en duidelijk informeren over de nieuwe innovatie die wij vooraf hebben ingepland voor het komende toekomstige kwartaal."
Herschreven: "Wij informeren u over de innovatie die volgend kwartaal ingaat."
Van 21 woorden naar 11, zonder dat er informatie verdween. Wat wegviel: een tautologie ("helder en duidelijk"), twee pleonasmen ("nieuwe innovatie", "vooraf ingepland") en een lege inleiding.
Vaagheid in zakelijke taal
Een dubbeling maakt je tekst langer. Vaagheid maakt hem onbruikbaar. Je lezer leest de zin, knikt en weet daarna nog niets. Dat gebeurt op drie plekken: bij hoeveelheden, bij termijnen en bij grote woorden die alles en niets betekenen.
"Een aantal medewerkers", "diverse klachten", "regelmatig overleg", "op korte termijn": het klinkt alsof er informatie staat. Toch kan je lezer er geen besluit op nemen. Gaat het om drie medewerkers of om dertig? Is "korte termijn" volgende week of dit kwartaal? Drie vervangingen maken zo'n zin bruikbaar. Vervang de hoeveelheid door een getal: "een aantal klanten heeft geklaagd" wordt "zeven klanten hebben geklaagd". Vervang de termijn door een datum: "op korte termijn implementeren" wordt "voor 1 maart implementeren". Vervang de frequentie door een interval: "regelmatig evalueren" wordt "elk kwartaal evalueren".
Weet je het getal niet, schrijf dat dan op: "naar schatting vijftien tot twintig". Een eerlijke schatting geeft je lezer meer houvast dan een woord dat niets vastlegt.
Containerbegrippen zijn de derde plek. Woorden als beleid, traject en communicatie passen op elke situatie en dekken daarom geen enkele. "Wij verbeteren de communicatie" wordt pas bruikbaar als er staat wie wat aan wie meldt: "De teamleider mailt elke maandag de planning aan het team."
Loop je concept na met de zoekfunctie op "een aantal", "diverse", "op korte termijn", "regelmatig" en "binnenkort". Elke hit is een plek waar je lezer een vraag krijgt die jij kunt beantwoorden.
De lijdende vorm
De lijdende vorm valt het lastigst op, omdat de zin grammaticaal in orde is. Je herkent hem aan een combinatie van worden of zijn met een voltooid deelwoord: het besluit wordt genomen, de klachten zijn behandeld. In beide zinnen ontbreekt degene die het doet. Je bouwt zo'n zin in drie stappen om.
- Zoek de combinatie. Met de zoekfunctie op "wordt", "worden", "werd", "is ge" en "zijn ge" vind je vrijwel alle gevallen.
- Vraag: wie doet dit? Staat het antwoord in de zin, meestal na "door", dan haal je het naar voren. Staat het er niet, dan moet je het opzoeken. Precies dat opzoeken is de winst van deze oefening.
- Zet de handelende persoon vooraan. "Er is besloten de pilot te verlengen" wordt "De stuurgroep verlengt de pilot". Je zin wordt korter en je lezer weet wie hij kan aanspreken.
Niet elke lijdende zin hoeft eruit. In drie situaties is hij de beste keuze. Als de dader niet ter zake doet: "De vragenlijst is in maart verstuurd" – wie de envelop dichtplakte, is voor je lezer niet interessant. Als de handeling belangrijker is dan de uitvoerder, zoals in een procesbeschrijving: "De aanvraag wordt binnen vijf dagen getoetst." En als je iemand bewust wilt beschermen: bij een gevoelige mededeling kan het onprettig zijn om één persoon aan een beslissing te hangen.
Lijdend: "Naar aanleiding van de binnengekomen signalen is besloten dat het proces opnieuw wordt bekeken."
Bedrijvend: "Door de signalen van twaalf klanten bekijkt de afdeling Kwaliteit het proces opnieuw."
De tweede versie is korter, noemt een aantal en noemt een afzender. Bij de eerste versie kan niemand navragen wie er iets van vindt.
Kom je in één alinea drie lijdende zinnen achter elkaar tegen, dan is er geen sprake meer van een keuze. Zet er minstens twee om. Een tekst waarin niemand iets doet, leest als een apparaat dat aan het woord is.
Reviseren in drie rondes
Reviseren mislukt bijna altijd om dezelfde reden: je leest op alles tegelijk. Terwijl je een komma verplaatst, mis je dat je derde alinea eigenlijk vooraan hoort. Door per keer op één ding te letten, zie je per ronde meer.
In ronde 1 lees je alleen de titel, de kopjes en de eerste zin van elke alinea. Staat je kernboodschap erin? Klopt de volgorde? Kan er een alinea weg? Klopt dat skelet niet, dan is schaven aan je zinnen verloren tijd.
In ronde 2 pak je de zinnen aan met de punten uit hoofdstuk 3 en met de valkuilen uit dit hoofdstuk: te lange zinnen, naamwoordstijl, dubbelingen, vage aanduidingen en onnodig lijdende vormen.
In ronde 3 controleer je spelling en leestekens, en check je namen, bedragen en data letterlijk tegen de bron. Een verkeerd bedrag kost je meer geloofwaardigheid dan tien stroeve zinnen.
Voordat je aan ronde 1 begint, neem je afstand. Je eigen tekst lees je in je hoofd zoals je hem bedoeld hebt, niet zoals hij er staat. Drie manieren doorbreken die blinde vlek. Laat de tekst een nacht liggen; een half uur pauze helpt al, een nacht werkt beter. Lees hardop: waar je adem tekortkomt, is je zin te lang, en waar je struikelt, staat een verkeerd voorzetsel. Of verander het beeld: print de tekst, of zet hem tijdelijk in een ander lettertype, zodat je ogen minder makkelijk over bekende regels heen glijden.
Sander stuurt een voortgangsmail van één pagina en schaaft hem in drie rondes. In ronde 1 ziet hij dat zijn laatste alinea, met de vraag om akkoord, bovenaan hoort. Die verhuist. Twee alinea's over het inwerktraject van een collega beantwoorden geen enkele vraag van zijn lezer; ze gaan eruit.
In ronde 2 telt hij zeven lijdende zinnen, zet er vier om, en vervangt "op korte termijn" door "voor 15 oktober" en "een aantal storingen" door "vier storingen".
In ronde 3 vindt hij twee spelfouten en, belangrijker, een bedrag dat 4.500 euro afwijkt van de offerte. Zijn mail gaat van 480 naar 310 woorden. De reactie kwam dezelfde middag.
Streep in elke zin het overbodige woord weg en noteer of het om een pleonasme of een tautologie gaat.
- De projectgroep heeft de definitieve eindversie al reeds verstuurd.
- Wij vragen u de gegevens vooraf te controleren voordat u ze aanlevert.
- Het voorstel is haalbaar en realistisch en past dus daarom binnen het budget.
- In de nabije toekomst verwachten wij een toekomstige stijging van de vraag.
- Deze aanpak is enkel en alleen bedoeld voor nieuwe medewerkers die net in dienst zijn.
Pak daarna een zakelijke tekst van minstens één pagina die je zelf hebt verstuurd. Zoek op "wordt", "worden" en "zijn ge" en tel hoeveel lijdende zinnen je vindt. Kies de drie waarin het ontbreken van de dader je lezer een vraag oplevert en schrijf ze bedrijvend om. Loop tot slot ronde 1 door en noteer welke alinea kan vervallen, plus je eigen top drie van terugkerende fouten.
Samenvatting
- Pleonasmen en tautologieën haal je eruit met de weglaattoets: verandert de betekenis niet, dan schrap je.
- Een dubbeling mag blijven staan als het een vaste uitdrukking is of als je bewust nadruk legt.
- Vage aanduidingen vervang je door een getal, een datum of een interval, en containerbegrippen door wie precies wat doet.
- Weet je het getal niet, geef dan een eerlijke schatting. Dat is meer houvast dan "een aantal".
- De lijdende vorm herken je aan worden of zijn plus een deelwoord. Vraag "wie doet dit?" en zet die persoon vooraan.
- Laat de lijdende vorm staan als de uitvoerder niet ter zake doet, de handeling centraal staat, of je iemand bewust beschermt.
- Reviseer in drie rondes: eerst de structuur, dan de zinnen en woorden, dan spelling, leestekens en feiten.
- Afstand nemen, hardop lezen en het beeld veranderen maken je eigen fouten pas zichtbaar.
"Het voorstel is haalbaar en realistisch en past dus daarom binnen het budget." Wat staat hier twee keer?
In welke van deze zinnen mag de lijdende vorm volgens dit hoofdstuk blijven staan?
Waarom lees je je tekst volgens dit hoofdstuk in drie aparte rondes na?
Klaar voor de volgende stap?
Je hebt de gratis starter van Heldere teksten schrijven afgerond. Het volgende hoofdstuk in de volledige training is Overtuigend schrijven: Drie bouwstenen van overtuigingskracht, je argumenten ordenen en van tekst naar actie komen in voorstellen en offertes.
Volg de 2-daagse training →Vanaf €1250,- excl. btw · met een ervaren trainer erbij