4. Verantwoordelijkheid en eigenaarschap
Klagen over de reorganisatie kost energie en levert niets op. Dat weet iedereen, en toch doet iedereen het. Dit hoofdstuk gaat over de plek waar het wel iets oplevert: het stuk dat binnen je bereik ligt. Dat stuk is meestal kleiner dan je zou willen en groter dan je denkt.
Na dit hoofdstuk:
- Weet je wat proactiviteit is en waarin die houding verschilt van een reactieve houding.
- Kun je onderscheid maken tussen je cirkel van betrokkenheid en je cirkel van invloed.
- Herken je aan je eigen woordkeuze waar je aandacht op dat moment zit.
- Weet je wat eigenaarschap van je vraagt in een situatie die je niet zelf hebt veroorzaakt.
- Kun je van een signaal een voorstel maken dat aankomt.
Twee cirkels die iedereen met zich meedraagt
Stephen Covey beschreef twee gebieden. Je cirkel van betrokkenheid bevat alles waar je je zorgen over maakt of aan ergert: het besluit van je directie, de werkdruk in je team, de manier waarop een collega vergaderingen leidt, de economie, het weer. Je cirkel van invloed is het deel daarbinnen waar je met je eigen gedrag werkelijk iets kunt veranderen: jouw reactie, jouw afspraken, wat je wel en niet aankaart, en de kwaliteit van je eigen werk.
Proactiviteit is het vermogen om je gedrag te laten bepalen door je eigen keuzes in plaats van door de omstandigheden. Het gaat om de ruimte tussen wat er gebeurt en wat jij doet. Die ruimte is er altijd, ook als hij klein is.
Het interessante is dat de cirkel van invloed geen vast gegeven is. Hij beweegt mee met waar je je aandacht op richt. Steek je je tijd vooral in dingen waar je niets aan kunt doen, dan slinkt het gebied waarin je wél iets voor elkaar krijgt: je energie loopt weg en anderen gaan je zien als iemand die commentaar levert. Werk je aan wat binnen je bereik ligt, dan gebeurt het omgekeerde. Je resultaten worden zichtbaar, mensen betrekken je vaker, en je invloed groeit naar buiten.
Waar je aandacht zit tijdens een werkweek
De verdeling van je aandacht is meetbaar. Loop een gemiddelde week langs en je ziet waar de tijd blijft. Gesprekken over anderen, zoals het koffiegesprek over de traagheid van een andere afdeling, zitten meestal volledig in je cirkel van betrokkenheid. Gesprekken met de betrokkene zelf verschuiven datzelfde onderwerp naar je cirkel van invloed, want de persoon die er iets aan kan doen zit nu aan tafel. Herhaald piekeren over besluiten die al vastliggen voelt als werken aan de situatie, maar er verandert niets in de wereld en niets in jou. En voorbereiding op wat er wel kan, zoals een voorstel schrijven of een afspraak maken, is klein en valt volledig binnen je bereik.
Bram hoort dat zijn team er twee projecten bij krijgt zonder extra mensen. Drie weken lang bespreekt hij vooral wie dit heeft bedacht en waarom het niet realistisch is. Zijn collega's zijn het met hem eens, en er verandert niets, behalve dat hij vermoeider wordt.
Dan kantelt zijn aanpak. Bram maakt een overzicht van wat het team in een kwartaal aankan, met een voorstel om drie taken door te schuiven. Hij vraagt twintig minuten bij zijn manager en legt het neer als keuze, niet als klacht. De reorganisatie draait hij er niet mee terug. Twee van de drie taken schuiven wel op, en bij het volgende besluit komt zijn manager eerst bij hem langs.
Merk je dat een gesprek al voor de derde keer over hetzelfde onmogelijke besluit gaat? Dan helpt één vraag: "Wat kunnen wij hier zelf aan doen?" Blijft het antwoord leeg, dan is dit onderwerp klaar en kun je je aandacht richten op iets wat wél iets oplevert.
Eigenaarschap is iets anders dan schuld
Eigenaarschap betekent dat je de verantwoordelijkheid voor een situatie of resultaat op je neemt, ook als je de oorzaak er niet van bent. Je stopt met wachten op degene van wie het eigenlijk had moeten komen. De vraag is steeds: wat is hier van mij, en wat doe ik daarmee?
Dat is nadrukkelijk iets anders dan schuld. Schuld gaat over het verleden en over wie het fout deed. Eigenaarschap gaat over het vervolg. Iemand kan volstrekt geen schuld hebben aan een verstoorde samenwerking en toch het eigenaarschap nemen om het gesprek te openen.
Het ontbreken van eigenaarschap is goed hoorbaar. Iemand zonder eigenaarschap vertelt een verhaal waarin hij zelf niet voorkomt: het lag aan de planning, aan de reorganisatie, aan die ene collega. Alles wat er staat kan waar zijn. Toch levert het verhaal geen enkele handeling op, want de hoofdpersoon ontbreekt.
Eigenaarschap vraagt drie dingen. Je erkent de situatie zoals hij is, zonder hem groter of kleiner te maken. Je benoemt jouw aandeel, hoe klein ook. En je kiest één actie die binnen je invloed valt en waarvoor je geen toestemming nodig hebt.
Een project loopt drie weken achter door vertraging bij een leverancier. Karin was niet degene die de leverancier koos en heeft geen contract in handen.
Zonder eigenaarschap klinkt dat zo: "Ik wacht tot inkoop het oplost, het is hun dossier." Met eigenaarschap klinkt het zo: "Ik heb geen invloed op de levering. Ik heb wel invloed op wat de rest van het team ondertussen doet, en op de informatie die de opdrachtgever krijgt. Ik bel vandaag met inkoop om te horen wat de nieuwe datum is, en ik mail de opdrachtgever een aangepaste planning met twee scenario's."
De vertraging blijft precies even lang. Wat verandert, is dat er iemand aan het roer staat, dat het team niet drie weken stilvalt en dat de opdrachtgever het niet via een omweg hoort.
Reactieve en proactieve taal
Je taal verraadt je positie. Reactieve zinnen zetten de oorzaak buiten jezelf, en daarmee ook de oplossing: "ik moet wel", "ze laten me geen keus", "als hij nou eens", "zo ben ik nu eenmaal". Proactieve zinnen laten een handelende persoon staan: "ik kies ervoor", "ik kan wel", "ik bekijk welke mogelijkheden er zijn", "ik pak dit op".
Dat is geen woordtruc. Zodra je hardop zegt "ik kies ervoor", móét je iets kiezen, en dat voelt anders dan "ik moet". Je kunt er een week lang één woord bij jezelf uitpikken: "moeten". Elke keer dat je het gebruikt, vervang je het in gedachten door "ik kies ervoor, omdat...". Soms zit er een goede reden achter en is de zin zo af. Soms merk je dat je iets doet zonder te weten waarom.
De grens van je eigenaarschap
Eigenaarschap zonder grens loopt uit op uitputting. Je kunt geen eigenaar zijn van het gedrag van je collega, van de markt of van het besluit van de directie. Je bent wel eigenaar van je reactie, van je afspraken, van wat je wel en niet aankaart en van de kwaliteit van je eigen werk. Wie dat onderscheid niet maakt, neemt de hele cirkel van betrokkenheid op zijn schouders en houdt het geen half jaar vol.
Van signaal naar voorstel
Initiatief is eigenaarschap dat naar buiten komt. Het begint bijna altijd bij iets dat je opvalt en waar niemand iets mee doet. Het verschil tussen mensen die initiatief nemen en mensen die het niet doen, zit zelden in het opmerken. Het zit in de stap erna. Zo maak je van een observatie iets waar een ander mee kan werken.
- Benoem het signaal feitelijk. Beschrijf wat je ziet in waarneembare termen, zonder oordeel. "De laatste vier weken kwamen de urenoverzichten gemiddeld drie dagen te laat binnen."
- Maak het gevolg zichtbaar. Vertel wat het kost aan tijd, geld, kwaliteit of samenwerking. Zonder gevolg blijft het een mening.
- Kom met een voorstel, niet met een probleem. Eén concrete oplossing is genoeg. Een half plan werkt beter dan geen plan, want er valt op te reageren.
- Geef aan wat je zelf oppakt. Dit onderscheidt initiatief van klagen met een oplossing erbij. Noem het stuk dat jij doet.
- Vraag om wat je nodig hebt. Mandaat, tijd, een besluit of een naam om mee te schakelen. Wie niets vraagt, krijgt niets.
Niet elk initiatief landt, en vaak niet omdat het idee slecht is maar omdat het moment of de vorm niet klopt. Kies daarom een rustig moment in plaats van het einde van een vol overleg. Houd je voorstel klein genoeg om het binnen twee weken te proberen. En laat de eer voor het resultaat rondgaan, want mensen werken graag mee aan iets waar ze zelf in voorkomen.
Wordt je voorstel afgewezen, vraag dan door op de reden in plaats van je punt harder te maken. "Wat maakt dat dit nu niet past?" levert informatie op waarmee je volgende voorstel sterker wordt. Feedback vragen werkt ook op ideeën, niet alleen op gedrag.
Deze oefening bestaat uit twee delen. Reken op een half uur.
Deel 1, je cirkels in kaart. Noteer vijf dingen die je op je werk de afgelopen maand het meest hebben beziggehouden. Zet achter elk item een B als het volledig in je cirkel van betrokkenheid valt, en een I als er een deel binnen je invloed ligt. Schat per B-item hoeveel tijd je er de afgelopen maand aan kwijt was, in gesprekken en in je hoofd. Kies bij elk I-item het kleinste stukje dat helemaal van jou is, beschreven als handeling en niet als houding.
Deel 2, van signaal naar voorstel. Pak één onderwerp dat je al langer opvalt en waar tot nu toe niets mee gebeurt, en vul in:
- Signaal, in één feitelijke zin zoals een camera het zou vastleggen.
- Gevolg, in tijd, geld, kwaliteit of samenwerking.
- Voorstel dat binnen twee weken te proberen is.
- Je eigen aandeel: welk deel voer jij uit?
- Je vraag: wat heb je nodig, en van wie?
- Wanneer: de persoon, de dag en het tijdstip waarop je het voorlegt.
Samenvatting
- Proactiviteit begint bij de ruimte tussen wat er gebeurt en wat jij doet. Die ruimte is er altijd.
- Je cirkel van betrokkenheid bevat alles waar je je druk om maakt; je cirkel van invloed het deel waar je gedrag verschil maakt.
- De cirkel van invloed groeit als je je aandacht erin steekt en krimpt als je energie naar de buitenring gaat.
- Eigenaarschap gaat over het vervolg, schuld over het verleden. Je kunt eigenaarschap nemen zonder schuld te hebben.
- Reactieve taal legt de oorzaak buiten jezelf; proactieve taal laat een handelende persoon staan.
- Eigenaarschap heeft een grens: je reactie, je afspraken en je eigen werk zijn van jou, het gedrag van een ander niet.
- Initiatief landt als je het signaal feitelijk benoemt, het gevolg zichtbaar maakt, een klein voorstel doet, je eigen aandeel noemt en vraagt wat je nodig hebt.
Wat gebeurt er volgens dit hoofdstuk als je je aandacht vooral in je cirkel van betrokkenheid steekt?
Een project loopt vertraging op door een leverancier die jij niet hebt gekozen. Wat is eigenaarschap nemen?
Je wilt een idee voorleggen aan je manager. Welke aanpak sluit aan bij "van signaal naar voorstel"?
Klaar voor de volgende stap?
Je hebt de gratis starter van Persoonlijke effectiviteit afgerond. Het volgende hoofdstuk in de volledige training is Persoonlijk leiderschap: sturen vanuit jezelf: Het gat tussen weten en doen, de leercyclus van Kolb en het bepalen van je eigen startpunt.
Volg de 3-daagse training →Vanaf €1950,- excl. btw · met een ervaren trainer erbij