1. Proactief tegenover reactief

Tussen wat er gebeurt en wat jij doet zit altijd een moment van keuze. Dat moment is de kern van proactief handelen. In de praktijk gaat het aan de meeste mensen razendsnel voorbij: de mail komt binnen, de wenkbrauwen gaan omhoog, en er ligt al een antwoord voordat je hebt besloten dat je dat wilde sturen.

Drie definities van proactief

Proactief handelen is een verzamelwoord dat in de praktijk drie verschillende dingen kan betekenen. Ze versterken elkaar, maar ze vragen ook echt iets anders van je.

Anticiperen. Je kijkt vooruit en handelt op wat er waarschijnlijk gaat gebeuren. Je ziet dat het personeelstekort in juli tot problemen leidt en je regelt in mei al vervanging. Anticiperen is werk verzetten voordat het urgent wordt. Dat voelt zelden dringend, en juist daarom sneuvelt het als eerste in een drukke week.

Initiatief nemen. Je komt in beweging zonder dat iemand het je vraagt. Je ziet een probleem, je pakt het op, je meldt achteraf wat je hebt gedaan. Wie wacht tot er een opdracht komt, is per definitie reactief, ook al werkt die persoon nog zo hard.

Verantwoordelijkheid nemen voor je eigen reactie. Dit is de lastigste van de drie. Tussen een prikkel en jouw reactie zit een ruimte. Die prikkel kan van alles zijn: een boze mail, een geschrapt budget, een collega die je voor de derde keer onderbreekt. In die ruimte kies je. Wie reactief is, ervaart die ruimte niet en zegt: "Hij maakt me kwaad." Wie proactief is, zegt: "Ik word kwaad, en ik kies wat ik daarmee doe."

De reactieve tegenpool

Reactief gedrag is niet hetzelfde als lui of ongemotiveerd zijn. Het zijn vaak juist de harde werkers die reactief handelen: ze rennen van incident naar incident en zijn aan het eind van de dag doodmoe. Het verschil zit niet in hoeveel je doet, maar in wie de bal in beweging zet.

Reactief gedrag ontstaat meestal niet uit onwil, maar uit gewoonte. Wie jarenlang werkt in een organisatie waar beslissingen bovenlangs worden genomen, leert vanzelf af om initiatief te nemen. Afwachten kost niets en levert zelden gedoe op. Dat maakt het een comfortabele en heel begrijpelijke keuze. Het verschijnt in vier vormen.

• Afschuiven. De verantwoordelijkheid gaat naar een ander. "Dat is de afdeling planning, daar ga ik niet over." Vaak feitelijk juist, maar het gesprek stopt er ook.
• Uitstellen tot het urgent wordt. Het probleem is allang zichtbaar, maar pas als het brandt komt er actie. Het werk gebeurt dan onder druk en met minder kwaliteit.
• Klagen zonder adressant. De frustratie gaat naar collega's bij de koffieautomaat, niet naar degene die er iets aan kan veranderen.
• Overaanpassen. Alles wordt geslikt om de sfeer goed te houden. Naar buiten toe lijkt het meewerken, van binnen stapelt de irritatie zich op.

Wat afwachten je kost

De directe kosten zijn zichtbaar: deadlines die nog net gehaald worden, herstelwerk, gesprekken die te laat plaatsvinden. De indirecte kosten zijn groter en vallen bijna niemand op. Wie zelden initiatief neemt, wordt ook zelden gevraagd. Je invloedsgebied krimpt daardoor langzaam, zonder dat er een moment aan te wijzen is waarop dat gebeurde. Je zit een jaar later bij minder overleggen dan het jaar ervoor en je weet niet precies hoe dat is gekomen.

Er is ook een emotionele prijs. Als de oorzaak van je situatie steeds buiten jezelf ligt, ligt de oplossing daar ook. Dat voelt op korte termijn veilig, want het is niet jouw schuld. Op lange termijn levert het een gevoel van machteloosheid op, en dat gevoel klopt zelfs, want je hebt je eigen handelingsruimte weggegeven.

Vijf posities op een schaal

Proactief en reactief zijn geen twee hokjes waarvan je er in één zit. Het is een schaal, en je staat er per situatie ergens anders op. Bij het ene onderwerp handel je uit jezelf, bij het andere wacht je al maanden af. De vijf posities hieronder lopen van geen regie naar volledige regie.

Positie 1, afwachten. Je ziet het wel, maar je doet er niets mee. Je gaat ervan uit dat iemand anders het oppakt, of dat het vanzelf overwaait. Dit is de enige positie waarbij niemand ooit weet dat jij het al zag aankomen.

Positie 2, mopperen. Je zegt er iets van, alleen tegen de verkeerde mensen. De informatie komt wel in de organisatie terecht, maar niet op een plek waar iemand er iets mee kan. Dit voelt als actie en is het niet.

Positie 3, melden. Je legt het probleem neer bij degene die erover gaat. Dat is een echte stap vooruit: het onderwerp staat nu op tafel. Je legt wel het hele vervolg bij de ander, en dat betekent vaak dat het daar blijft liggen.

Positie 4, voorstellen. Je komt met een probleem en een mogelijke oplossing tegelijk. Je zegt niet alleen dat de rapportage misgaat, maar ook wat je ermee zou doen en wat je daarvoor nodig hebt. De ander beslist, maar het besluit is nu een ja of een nee en geen open vraag meer.

Positie 5, zelf handelen. Je pakt op wat binnen je eigen ruimte valt en meldt achteraf wat je hebt gedaan. Dit is de snelste positie en tegelijk de positie waar je het meest kunt misslaan, want je hebt vooraf niemand gevraagd.

Vijf is niet altijd het goede antwoord. Bij een onderwerp waar een ander zich eigenaar van voelt, is positie vier vaak verstandiger dan vijf. Waar het om gaat, is dat je in de gaten hebt op welke positie je standaard blijft hangen. De meeste mensen zitten bij hun grootste ergernis op twee.

Samenvatting

• Proactief handelen betekent drie dingen tegelijk: vooruitkijken, zelf in beweging komen en verantwoordelijkheid nemen voor je eigen reactie.
• Tussen prikkel en reactie zit een ruimte. Reactief betekent dat je die ruimte niet merkt.
• Reactief gedrag herken je aan afschuiven, uitstellen tot het urgent wordt, klagen zonder adressant en overaanpassen.
• De rekening van afwachten komt later: je invloedsgebied krimpt en je gaat je machteloos voelen.
• De schaal loopt van afwachten via mopperen, melden en voorstellen naar zelf handelen. Je staat er per onderwerp ergens anders op.
• Positie vier, een probleem met een voorstel erbij, is in de meeste werksituaties de veiligste grote stap vooruit.