2. Wat je wel en niet mag delen
Alles wat je in een chatvenster typt, verlaat je computer. Het gaat naar de servers van een aanbieder, en daar gelden andere regels dan op je eigen laptop of op de server van je werkgever. Dat is het hele privacyvraagstuk in één zin. De rest van dit hoofdstuk gaat over wat je daar praktisch mee doet, zonder dat je AI helemaal links hoeft te laten liggen.
Na dit hoofdstuk:
- Weet je wat er met je invoer kan gebeuren bij een aanbieder.
- Ken je het verschil tussen een gratis tool en een tool met een zakelijk contract.
- Kun je informatie sorteren in vier soorten en per soort het besluit nemen.
- Weet je wat bijzondere persoonsgegevens zijn en waarom die apart staan.
- Kun je een document anonimiseren zodat je het wel kunt gebruiken.
Wat er met je invoer gebeurt
Als je iets in een AI-assistent typt, kan er grofweg een van drie dingen gebeuren. De aanbieder gebruikt je tekst alleen om je antwoord te maken en gooit hem daarna weg. Of hij bewaart hem een tijdje, meestal om misbruik te kunnen controleren. Of hij gebruikt hem om toekomstige modellen mee te trainen. Welke van de drie geldt, hangt af van de tool en van de afspraak die eronder ligt.
Bij gratis versies voor consumenten is de kans het grootst dat je invoer wordt gebruikt voor training. Dat betekent niet dat jouw mail letterlijk opduikt in het antwoord van iemand anders. Het betekent wel dat patronen uit jouw tekst in het model terechtkomen en dat jij daar geen zicht meer op hebt. Bij zakelijke versies, waar een organisatie een contract voor heeft getekend, staat meestal vast dat de gegevens niet voor training worden gebruikt en waar ze worden bewaard. Dat verschil is niet klein, en het is de reden dat "welke tool" bij dit onderwerp altijd de eerste vraag is.
Let daarbij op dat het onderscheid niet tussen programma's loopt maar tussen versies. Dezelfde naam kan een gratis consumentenvariant en een zakelijke variant hebben, met verschillende voorwaarden. Wat telt is welke jij op dit moment voor je hebt, en of je organisatie die heeft goedgekeurd.
Kijk in de instellingen van je assistent of er een schakelaar zit waarmee je het gebruik van je gesprekken voor training uitzet. Bij zakelijke tools staat die meestal al goed, maar controleren kost een minuut. Zet er ook bij hoe lang gesprekken worden bewaard; dat staat in dezelfde hoek.
Vier soorten informatie
Om snel te kunnen besluiten wat je in een prompt zet, helpt het om informatie in vier soorten te sorteren. Bij elke soort hoort een ander besluit, en die besluiten lopen op van "gerust doen" naar "in beginsel nooit".
Soort 1: openbare informatie. Alles wat al buiten staat: teksten van je eigen website, een persbericht, een publiek jaarverslag, een openbaar raadsstuk. Deze informatie mag je zonder aarzelen in elke tool zetten, want er kan niets uitlekken dat niet al gelekt is. Dit is verreweg de grootste categorie waar mensen onnodig huiverig over zijn.
Soort 2: interne, niet-gevoelige informatie. Stukken die niet openbaar zijn maar waar niets gevoeligs in staat: een agenda voor het werkoverleg, een opzet voor de teamdag, een concepttekst voor een handleiding. Deze informatie hoort thuis in een tool die je organisatie heeft goedgekeurd, niet in een willekeurig gratis chatvenster. Het risico is klein maar niet nul, en de afspraak is er niet voor niets.
Soort 3: vertrouwelijke informatie. Personeelsdossiers, salarisgegevens, offertes, klantnamen met details erbij, strategieplannen, juridische stukken, medische informatie. Dit hoort niet in een AI-tool, tenzij je werkgever expliciet heeft vastgesteld dat de gebruikte tool daarvoor geschikt is en er een verwerkersovereenkomst ligt met de aanbieder. Zonder die twee dingen is het antwoord nee, hoe handig het ook zou zijn.
Soort 4: bijzondere persoonsgegevens. Gegevens over gezondheid, geloof, seksuele geaardheid, politieke voorkeur, strafblad of biometrie. De privacywetgeving behandelt deze apart en strenger dan de rest, omdat het misbruik ervan mensen onevenredig raakt. Deze gegevens horen in beginsel nooit in een prompt, ook niet half geanonimiseerd. Wil je hier toch iets mee, dan is dat geen beslissing die je aan je bureau neemt: dat loopt via een juridische toets en een privacybeoordeling.
Twijfel je tussen twee soorten? Behandel het dan als de zwaarste van de twee. Dat kost je hoogstens een omweg, terwijl de andere kant van de fout je een melding bij de toezichthouder kan opleveren.
Bij een accountantskantoor wil assistent-accountant Youssef een lastige brief aan een klant laten herschrijven. In de brief staan de naam van het bedrijf, het klantnummer, een openstaand bedrag van 14.300 euro en de reden dat de aangifte te laat was. Hij twijfelt: is dit soort 2 of soort 3? Het gaat over een klant, met bedragen erbij, dus het is soort 3. Zijn kantoor heeft wel een zakelijke tool, maar geen verwerkersovereenkomst die klantdossiers dekt. Hij besluit de brief te anonimiseren en dan pas te herschrijven. Vijf minuten extra werk, en hij hoeft er nooit meer over na te denken.
Anonimiseren als tussenoplossing
Vaak is niet het hele document gevoelig, maar alleen een paar gegevens erin. De klacht van een klant is prima te delen, de klantgegevens niet. In dat geval anonimiseer je voordat je iets in de prompt zet.
Dat betekent: haal er namen, adressen, geboortedata, dossiernummers, bedragen en andere herleidbare details uit. Vervang ze door iets neutraals, zoals "een klant", "medewerker A", "[BEDRAG]" of "[DATUM]". De assistent heeft die gegevens helemaal niet nodig om je te helpen met de structuur of de toon van je antwoord. Zodra je de tekst terugkrijgt, zet je de echte gegevens er weer in.
Let daarbij op twee dingen. Ten eerste maakt een combinatie van op zichzelf onschuldige gegevens iemand alsnog herleidbaar: de functie, de afdeling en de datum van indiensttreding samen wijzen soms maar naar één persoon. Ten tweede: als je na het anonimiseren zo weinig overhoudt dat de vraag niet meer te beantwoorden is, dan was dit geen taak voor de assistent. Dat is geen mislukking, dat is het antwoord.
Een passage uit een dossier luidt: "Mevrouw De Vries (klantnummer 88421, Julianastraat 14, Utrecht) heeft op 3 oktober een klacht ingediend over het uitblijven van de terugbetaling van 1.247 euro." Geanonimiseerd wordt dat: "Een klant heeft op [DATUM] een klacht ingediend over het uitblijven van een terugbetaling van [BEDRAG]." De assistent kan hier prima een empathisch en helder antwoord bij formuleren, zonder ooit te weten wie mevrouw De Vries is. Na afloop zet de behandelaar naam, datum en bedrag terug en leest de brief nog een keer na.
Het is niet alleen privacy
Bij gevoelige informatie denken de meeste mensen meteen aan persoonsgegevens, maar er is een tweede categorie die net zo goed buiten de deur moet blijven: informatie die jullie concurrentiepositie raakt. Een offerte met je marges erin, een overnamegesprek, de opzet van een aanbesteding, broncode die van jullie is. Daar zegt de privacywet niets over, maar je wilt het net zo min bij een aanbieder hebben liggen.
En er is nog iets. Wat je ermee doet is ook een vraag. Als je een tekst laat schrijven en die onder je eigen naam naar buiten brengt, ben jij degene die ervoor staat. Als er stukken in zitten die ergens anders vandaan komen, is dat jouw probleem en niet dat van de tool. Dat geldt voor teksten en voor beelden.
Pak drie documenten waar je de afgelopen week aan hebt gewerkt.
- Bepaal per document welke van de vier soorten erop van toepassing is. Kijk daarbij naar het zwaarste dat erin staat, niet naar het gemiddelde.
- Zoek uit welke AI-tool jouw organisatie heeft goedgekeurd, en of daar een verwerkersovereenkomst bij hoort. Weet je het niet? Dat is op zichzelf een bevinding voor hoofdstuk 4.
- Neem het document met de hoogste soort en schrijf op welke gegevens je eruit zou halen om het naar een lagere soort te brengen.
- Kijk daarna of de vraag die je had zonder die gegevens nog te beantwoorden is.
Samenvatting
- Wat je typt gaat naar de servers van een aanbieder; daar gelden andere regels dan bij jou op kantoor.
- Bij gratis consumentenversies is de kans groot dat je invoer voor training wordt gebruikt, bij zakelijke versies met een contract meestal niet.
- Soort 1, openbare informatie: mag overal in.
- Soort 2, interne maar niet-gevoelige informatie: alleen in een door je organisatie goedgekeurde tool.
- Soort 3, vertrouwelijke informatie: alleen na expliciete toestemming en met een verwerkersovereenkomst.
- Soort 4, bijzondere persoonsgegevens: in beginsel nooit, ook niet half geanonimiseerd.
- Twijfel je tussen twee soorten, behandel het dan als de zwaarste van de twee.
- Anonimiseren is de tussenoplossing. Houd je zo weinig over dat de vraag niet meer werkt, dan was het geen taak voor de assistent.
- Naast privacy speelt ook bedrijfsgevoelige informatie: marges, aanbestedingen, code, plannen.
Je wilt de agenda van het wekelijkse werkoverleg laten opschonen. Waar hoort die volgens de vier soorten?
Wat is het belangrijkste verschil tussen een gratis consumentenversie en een zakelijke versie met contract?
Je hebt een dossier geanonimiseerd, maar zonder de weggehaalde gegevens is je vraag niet meer te beantwoorden. Wat zegt dat?