1. Waar AI wel en niet voor deugt
De meeste teleurstellingen met AI komen niet door de tool, maar door de taak. Iemand vraagt iets wat een taalmodel per definitie niet kan, krijgt een keurig geformuleerd antwoord dat niet klopt, en concludeert dat het allemaal niets voorstelt. Wie de grens kent, gebruikt AI voor het werk waar het wel voor deugt en houdt de rest zelf. Dit hoofdstuk trekt die grens.
Na dit hoofdstuk:
- Kun je uitleggen waarom een taalmodel sterk is in vorm en zwak in feiten.
- Herken je de vijf soorten werk waar AI vandaag echt goed in is.
- Herken je de vijf plekken waar een taalmodel systematisch struikelt.
- Kun je benoemen welke van drie rollen je de assistent op een bepaald moment geeft.
- Kun je met de vuistregel van de stagiair snel besluiten of je een taak uitbesteedt.
Wat er onder de motorkap zit
Een taalmodel is getraind op enorme hoeveelheden tekst en doet in de kern één ding: voorspellen welk woord waarschijnlijk volgt. Dat klinkt simpel, en dat is het ook. Alles wat een assistent op kantoor voor je doet, komt voort uit die ene truc, heel vaak herhaald.
Daar volgt meteen de belangrijkste eigenschap uit. Een model is goed in alles waarbij "waarschijnlijk klinken" hetzelfde is als "goed zijn". Een vriendelijke openingszin van een mail, een samenvatting, een nette structuur: dat zijn vormvragen. Zodra "waarschijnlijk klinken" iets anders wordt dan "kloppen", gaat het mis. Een bedrag, een wetsartikel, een naam van een leverancier: daar is waarschijnlijkheid geen waarheid. Het model heeft geen manier om te merken dat het iets niet weet, dus vult het het gat op met iets dat er goed uitziet.
Vijf soorten werk waar AI voor deugt
Herschrijven. Een formele brief vriendelijker maken, een lange alinea inkorten, een Nederlandse tekst naar het Engels vertalen, een stuk vol vaktaal begrijpelijk maken voor een bewoner of een klant. De inhoud staat er al, alleen de vorm verandert. Dit is het werk waar AI met afstand het sterkst in is.
Samenvatten. Een rapport van twintig pagina's terugbrengen tot de kern, een lange mailwisseling tot een besluitenlijst, een uur vergadering tot tien punten. De informatie zit in de bron die je zelf aanlevert, en dat is precies waarom het goed gaat.
Varianten bedenken. Twintig invalshoeken voor een nieuwsbrief, vijf bezwaren die een klant kan hebben, tien mogelijke titels. Een model wordt niet moe en heeft geen last van het idee dat het al goed genoeg is. Dat is precies wat je zoekt als je vastzit.
Uitleggen. Een lastig begrip in gewone taal, een tekst op maat van een bepaalde lezer. Let wel op: de uitleg is zo goed als wat er over het onderwerp in het trainingsmateriaal stond. Voor gangbare onderwerpen is dat prima, voor iets wat alleen bij jullie zo heet niet.
Vaste vormen. Standaardbrieven, checklists, functieomschrijvingen, verslagen in een vast stramien. Werk dat elke keer net iets anders is maar wel dezelfde vorm heeft, is ideaal materiaal.
Vijf plekken waar het struikelt
Feiten en cijfers. Bedragen, jaartallen, artikelnummers en bronvermeldingen klinken overtuigend en kloppen niet altijd. Alles wat je niet zelf hebt aangeleverd en wat ertoe doet, zoek je na.
Actueel nieuws. Een model is getraind tot een bepaald moment. Wat er vorige week in de markt of binnen jullie organisatie gebeurde, zit er niet in, tenzij je het er zelf bij levert.
Rekenen. Optellen in lopende tekst gaat vaak goed en soms niet. Een berekening met meerdere stappen, een percentage over een percentage, een verdeelsleutel: daar loopt het geregeld mis, en de fout ziet er net zo netjes uit als een goed antwoord.
Jouw context. De assistent kent je collega's niet, je dossiers niet, je huisstijl niet en de historie van dit ene lastige klantcontact al helemaal niet. Alles wat specifiek is voor jouw werk moet jij aanleveren, elke keer opnieuw.
Oordelen. Wie de baan krijgt, wat eerlijk is tegenover deze medewerker, wat deze klant nu echt nodig heeft: dat is geen tekstvoorspelling. Dat blijft mensenwerk, en niet alleen omdat het model het niet kan. Het is ook het soort beslissing waarvoor iemand verantwoordelijk moet zijn.
Marloes werkt op de afdeling communicatie van een woningcorporatie en moet een bewonersbrief schrijven over een renovatie. Ze plakt het technische projectplan in de assistent en vraagt om een brief op B1-niveau. In tien minuten ligt er een leesbare tekst waar ze anders een halve dag mee bezig was: herschrijven en vereenvoudigen, precies waar het model voor deugt. Maar in de derde alinea staat dat de werkzaamheden "ongeveer zes weken" duren. In het projectplan stond acht. Dat getal heeft het model er zelf bij bedacht omdat het goed klonk. Marloes haalt het eruit en zet het juiste aantal erin. De vorm was cadeau, het cijfer was haar werk.
Drie rollen die je de assistent geeft
Als je kijkt naar hoe mensen AI op kantoor inzetten, zie je grofweg drie rollen terugkomen. Je wisselt er soms binnen één klus tussen, en het helpt om te weten in welke je zit.
Als schrijfhulp maakt de assistent tekst of past hij tekst aan: mails, verslagen, aankondigingen. Jij levert de kern en de context, hij levert de formulering. Als denkpartner scherpt hij je ideeën aan: hij bedenkt tegenwerpingen, biedt alternatieven, stelt de vraag die je zelf niet stelde. Hier is het antwoord niet het product, het gesprek is het product. Als informatieverwerker maakt hij jouw bronmateriaal behapbaar: hij vat samen, ordent, haalt de actiepunten eruit. Jij levert de bron, hij levert het overzicht.
De rol bepaalt hoe streng je moet controleren. Bij de denkpartner is een half goed idee nog steeds nuttig. Bij de informatieverwerker moet je vooral nagaan of er niets is weggevallen dat ertoe deed. Bij de schrijfhulp let je op toon en op feiten die er ongemerkt zijn bijgekomen.
Stel jezelf vóór je begint één vraag: lever ik de inhoud, of verwacht ik die van de assistent? Verwacht je de inhoud van de assistent, dan zit je in het gebied waar het misgaat. Lever de inhoud dan eerst zelf aan, en laat de assistent er vorm van maken.
De vuistregel van de stagiair
Voor de meeste beslissingen heb je geen schema nodig, maar één vergelijking. Stel je voor dat er een enthousiaste stagiair naast je zit. Hij is snel, schrijft netjes, is nooit chagrijnig en weet verbazend veel van van alles. Hij kent jullie organisatie niet, hij heeft geen ervaring, en als hij iets niet weet zegt hij dat niet, maar verzint hij iets aannemelijks.
Werk dat je die stagiair met een gerust hart in concept laat maken, besteed je uit: herschrijven, samenvatten, varianten bedenken, een opzet maken. Werk waar je hem niet zonder controle op zou loslaten, controleer je zelf: cijfers, bronnen, gevoelige gesprekken, beslissingen over mensen. En werk dat je hem helemaal niet zou geven, geef je ook de assistent niet.
Bij een installatiebedrijf van 40 mensen laat werkvoorbereider Hakim de assistent elke maandag de offerteaanvragen van de week samenvatten: klantnaam eruit, kern erin, per aanvraag drie regels. Dat scheelt hem ruim een uur per week. In dezelfde week vraagt zijn leidinggevende hem of AI ook de urenverdeling over drie projecten kan uitrekenen. Hakim probeert het: de assistent komt met een verdeling die netjes optelt tot 100 procent, maar een van de drie projecten blijkt dubbel geteld. Hij doet het daarna in een rekenblad, in vijf minuten, en gebruikt de assistent alleen nog om de toelichting bij de tabel te schrijven. Samenvatten uitbesteden, rekenen zelf doen: dezelfde tool, twee verschillende besluiten.
Pak je agenda van vorige week erbij.
- Noteer vijf taken die je hebt gedaan en waar tekst of informatie bij kwam kijken.
- Zet achter elke taak of hij links of rechts in het schema hoort: is het vormwerk, of gaat het om feiten, context of een oordeel?
- Bepaal bij de taken die links horen welke rol je de assistent zou geven: schrijfhulp, denkpartner of informatieverwerker.
- Kies één taak uit waarmee je deze week begint. Schat vooraf in hoeveel tijd hij je nu kost.
Bewaar je lijst. In hoofdstuk 4 gebruik je hem als je met je team afspraken maakt over waar jullie AI wel en niet voor inzetten.
Samenvatting
- Een taalmodel voorspelt het volgende woord. Het is sterk waar goed klinken hetzelfde is als goed zijn, en zwak zodra dat uit elkaar loopt.
- Sterk in: herschrijven, samenvatten, varianten bedenken, uitleggen en werk in een vaste vorm.
- Zwak in: feiten en cijfers, actueel nieuws, rekenen met meerdere stappen, jouw eigen context en oordelen over mensen.
- De assistent vervult drie rollen: schrijfhulp, denkpartner en informatieverwerker. De rol bepaalt hoe streng je nakijkt.
- Vuistregel van de stagiair: wat je een stagiair in concept laat maken, besteed je uit. De rest controleer je zelf.
- Vraag je vooraf af of jij de inhoud levert. Zo niet, dan zit je in het gebied waar het misgaat.
Waarom verzint een taalmodel soms een bedrag dat nergens op is gebaseerd?
Je laat de assistent tegenwerpingen bedenken bij een plan dat jij hebt geschreven. Welke rol geef je hem?
Welke taak hoort volgens de vuistregel van de stagiair aan de zwakke kant?